新时代档案事业发展的几点思考

王新民

(济南市皇亭竞技体育学校，山东 济南 250011)

档案事业要以习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神武装头脑，适应新时代、新形势、新任务的要求，牢记“档案工作姓党”，切实提高政治站位，严守政治纪律和政治规矩，实现事业的高质量发展。档案工作要紧紧围绕党的中心工作，主动融入新时代中国特色社会主义经济社会发展的大格局，在依法管理、开放、现代化上下功夫，在服务经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设和服务群众等各个方面展现新作为。

一、以服务人民为中心，以为新时代中国特色社会主义建设服务为目的，加强档案资源的收集、整理和管理工作

各级档案部门，要坚持以服务人民为中心，以重在便民、旨在利民为原则，以档案资源建设为基础，拓展服务渠道，丰富服务内容，努力为社会公众提供优质档案信息资源，不断满足社会各界不断增长的档案信息资源要求，从而实现为新时代中国特色社会主义建设服务的目的。

(一)加大档案收集工作力度，丰富档案资源

丰富充足的档案信息资源，是做好档案服务工作的基础。否则，服务社会便会成为一句空话，成为无本之木、无源之水。这就要求各级综合档案馆馆藏档案的种类要齐全，数量要足够丰富，结构要合理，反映经济、文化、科学、技术活动的比重要比反映行政事务、行政管理活动的比重大，专业档案、科技档案要比文书档案多，图表、声像等载体特别是电子档案要多于纸质载体档案。因此，丰富馆藏档案种类和内容应成为各级档案工作的当务之急。

首先，进馆单位的范围要扩大。原有的传统做法是国家综合档案馆主要接收党政机关的档案，现在，要按照国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》精神，进一步增加进馆单位范围，有计划、有步骤地将原来没有进馆任务的单位形成的档案接收进馆。同时，各级档案行政管理部门要对这些单位档案的收集、整理、保管和利用等工作加强指导和监督，确保档案收集齐全、整理规范、管理安全，为将来的进馆工作打下坚实基础。

其次，档案进馆范围也要有所扩大。适时制定文件材料的归档和进馆范围，将其纳入到进馆范围中，随时了解、掌握本地方经济、军事、文化、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的文件材料内容、数量、存放地点和重要程度等情况，做到及时接收、收集和整理。另外，还要加大城市社区、农村等新领域和重大活动中形成的档案以及反映本地方特色档案的接收力度。

最后，加强档案征集力度。利用各种渠道及时掌握散存档案的有关线索，通过提倡持有人捐赠、寄存或有偿征集的方式，主动将散存在一些单位和个人手中的档案征集进馆，更好地发挥社会效益。例如一些英雄人物或者名人，在他们成名以前形成的个人及家庭的历史记录就是非常珍贵的档案资料，对我们研究历史或者挖掘素材有着非常重要的作用，档案部门应当加强宣传力度，积极创造条件，将这些档案资料征集进馆。

(二)及时满足人民对档案工作的需要，发挥档案工作的作用

管理是基础，利用是目的。要注重做好档案利用工作，满足经济建设、国防建设、教学科研等其他各项事业对档案工作的需要。当前，一些档案馆存在利用者少、档案利用率低的现象。扭转这种局面，需要档案工作者及时研究和掌握利用者的需求，“对口”提供有价值的档案信息，从而使馆藏档案的社会效益和借鉴作用充分发挥出来。

一是关注现实生活和社会发展中的热点问题。大规模的市政建设经常要动迁一些单位或住户，涉及拆迁补偿、安置等内容的档案很有可能成为今后的一个利用热点。另外，机构改革中必然涉及到人员精简问题，工龄、退休等政策规定又将成为利用热点。

二是掌控档案用户的查阅需求，做好档案查阅登记工作。根据档案文件利用率的高低，定期分析借阅登记簿上记载的借阅信息，归纳出用户的利用需求内容和要求。或者通过发放调查问卷、征求意见表等形式，了解用户的利用需求。加强档案的查阅登记制度，强化登记细节，提高档案的利用效率。

三是根据用户需求及时公布档案信息资源。通过认真分析用户需求，把这些需求与馆藏档案信息资源有机结合起来，有的放矢地公布切合用户需求的档案信息。

(三)创新档案利用手段，提高档案服务水平

创新是档案事业持续发展的不竭动力，档案工作要始终秉承创新思想，在强化窗口服务这一基本形式的基础上，不断拓宽服务渠道，提高服务水平，努力做到服务效率高、服务内容新、服务地域广。

一方面，结合现代技术手段，不断提高服务效率。各级各类档案馆要加快信息数字化的步伐，监督和指导机关、团体、企业事业单位和其他组织完善档案数字化工作，同时组织专门力量开发研制档案计算机管理软件，持续提高档案检索和提供利用的信息化水平，提高服务效率。

另一方面，抓好档案开放服务工作，不断更新服务内容。比如，网络时代下的文件开放工作填补了档案开放滞后、内容时效性差的不足，成为政务信息公开的一项重要举措。今后要继续深化现行文件开放服务工作，加大收集宣传力度、拓宽利用渠道，为社会提供更优质的查阅服务。

同时，建设完善数字档案馆，不断扩大服务地域。档案行政管理部门及工作者要积极做好制定规范标准、采集档案信息、完善基础设施等工作，持续完善数字档案馆的功能，突破传统档案利用工作的时空限制，积极提供远程服务，使不同地域的利用者共享档案资源。

二、以问题为导向，加强监督和指导档案工作，着力解决好档案保护和利用工作中的困难和问题

目前，档案工作还有不尽如人意的地方，档案行政管理部门及档案机构和档案工作人员还存在着一些问题：在人才结构上，具备历史、计算机等相关学科专业知识和技能的人员较少；在管理手段上，滞后于数字信息化和网络化的发展；在理论建设上，传统档案理论在解决新型载体档案管理的实际问题时遇到了障碍；在地域分布上，城乡之间的发展还不平衡；在服务方向上，对经济建设及社会发展的服务不够等。

要以问题为导向，加强监督和指导工作，着眼于档案工作的大局，统筹兼顾地推动档案工作各方面、各环节的良性发展。

(一)按照经济社会发展的要求，努力为经济建设及社会各界服务

服务新时代中国特色社会主义建设、服务经济和社会发展是档案工作的题中应有之义。而现实情况是档案部门为经济建设和社会发展的服务力度还有欠缺、服务质量还有待提高、与人民对档案资源的需求还有差距。在信息化的时代背景下，档案部门要以需求为导向，创新服务机制，坚持以促进经济建设和社会发展为目标，提高服务能力和服务质量。积极主动发挥好两个作用，一是积极为各方面工作的开展提供资政信息和决策依据，发挥参谋助手作用；二是要为群众的切身利益服务，发挥好服务人民的作用。

(二)统筹发展城乡档案工作，促进城乡档案事业均衡发展

我国的档案事业发展存在着城乡不协调问题。在城市，各类型档案室的工作已步入规范化的轨道，多层次、多门类的档案馆网体系也基本形成。但是，在农村，存在档案工作发展缓慢、档案馆网体系建设滞后、档案开放服务水平不适应经济社会发展等现象。因此，当前要统筹发展城乡档案工作，加强监督和指导，建立健全农村档案工作，进一步提高村级档案管理水平和规范程度，积极探索档案服务工作下乡、进村、到户的有效途径，努力促进城乡档案事业均衡发展。

(三)及时解决档案工作的新问题，加强档案理论研究和创新工作

传统的档案理论、规范和标准存在着各种各样的问题，解决这些问题就要创新思路。现代化管理技术手段在档案工作中的应用，提高了档案管理的水平与效率，同时也带来了新的挑战，如电子文件的记录性和效力问题，档案的数字化问题，数码照片的安全管理问题等。所以要开展档案理论研究，完善工作标准和规范，妥善解决新问题，用先进的理论推动档案工作在实践中向前发展。

(四)提高管理的现代化水平，更新档案管理手段

随着社会的快速发展，在自动化技术和互联网手段已经取得长足发展的今天，要主动转变档案管理手段，提高档案管理水平。首先，要提高档案馆管理的现代化水平，建立灵敏的馆室管理预警机制，将各种安全隐患消灭在萌芽状态，使馆室的温湿度调节、防火、防盗等安全防护工作走上自动化的轨道。其次，要打破档案信息资源利用服务的瓶颈，提高档案检索利用的水平，做到技术设备现代化、管理软件智能化、档案检索自动化。

(五)加强档案工作人员队伍建设，促进档案事业不断发展

一要加强对现有人员的在职培训，以更新知识结构，提高业务水平为目的，努力把档案人员培养成学习型、研究型和创新型人才。二要改变档案人员只熟悉档案专业理论、不掌握相关学科知识技能的现状，积极引进全知识型的人才。三要建立竞争激励机制和人员进出机制，按照事业留人、感情留人、待遇留人的要求，使档案人员做到对学习有热情、对工作有感情、对创新有激情，从而营造一个良好的工作氛围。

三、贯彻五大发展理念，加强档案研究整理工作，推动档案事业高质量发展

档案资源的研究整理，要科学合理，要满足当代人的需要。档案资源的利用，要以“五大发展理念”为统领，即坚持创新、协调、绿色、开放、共享的理念，加强档案研究整理利用，做到科学合理、永续利用。在档案的利用工作中统筹处理好保管和利用问题，在档案鉴定工作中统筹处理好查考价值和利用价值、现实作用和历史作用问题。

(一)重视当前利用档案，同时不能忽视长远利用档案

档案的当前利用与长远利用，在处理这二者的关系时，不能顾此失彼。要积极创造条件，既要满足当前对档案信息利用的需要，又要采取措施加强对档案资料的技术保护，努力延长档案原件的保存期限，进而实现档案的长久保管和长远利用。

(二)妥善保管档案资源，同时满足社会利用档案需求

档案的长期保管和经常性利用之间存在着矛盾，正确解决二者之间的矛盾，要做到“两个不能”。首先要做到不能便于利用而将档案保全抛之脑后。可以通过提供复制件、缩微件、数字档案等原件的替代品为用户服务，这是二者兼得的好办法。其次要做到不能借口保护档案材料而拒不提供利用，虽然多数情况下可通过原件替代品满足用户需要，但在特定情况下档案的原件具有无可替代性和凭证作用，当用户必须利用原件时，也要积极提供以满足需要。

(三)发挥档案对本单位的查考价值，同时挖掘对社会各界利用价值

档案对形成单位具有第一价值，是以史鉴今、提升单位工作质量的重要资源；对形成单位之外的社会各界具有第二价值，是相关领域研究的重要素材。档案工作者应当深刻认识这两方面的价值，正确处理档案的第一价值和第二价值的关系。各级档案馆及档案室，处在档案形成积累的源头位置，在决定档案存毁时，不仅要从本单位的工作需要出发、准确判断档案的第一价值，还要站到更高的角度全面分析每一份档案材料对社会经济、政治、文化等各方面的作用，准确判断档案的第二价值。只有这样才能避免档案鉴定工作中的片面性，为实现档案价值的充分利用奠定坚实基础。

(四)重视档案的现实作用，同时不要忽视其历史作用

档案工作者在判断档案的价值时，一定要正确处理档案的现实作用和历史作用的关系，既要看到对当前各方面工作的现实作用，也要科学预测到对今后工作的历史性作用，为明天的工作做好今天的准备。

综上所述，由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，是我们积累和传播知识的重要载体，也是我们国家和民族文化建立历史记忆、传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。