人事档案在事业单位人力资源管理相关问题初探

高旭

摘 要：作为事业单位管理的重要组成部分，人事档案可以为人力资源管理提供真实、可靠的数据支持，是提升人力资源管理有效性的重要保障。本文立足于事业单位人力资源管理，重点就人事档案的重要作用以及应用建议进行了探讨，希望为后续相关研究和应用提供一些指导。

关键词：人事档案；事业单位；人力资源管理

1 人事档案在事业单位人力资源管理中的作用

1.1 有助于挖掘事业单位人才

在事业单位人力资源管理中，人是最活跃也是最积极的因素，任何事业单位工作均需要依靠人来完成。事业单位人力资源管理工作的核心就是面向于“人”的工作，具体就是挖掘、培养和使用人才，有效提升他们工作的积极性，力求可以做到人尽其才，全面发挥他们的长处来提升工作的质量。在选聘一名事业单位人员的时候，除了需要考查其表面的情况外，同样需要结合其个人的人事档案资料，对其工作经历、工作绩效以及品行等进行考查，以此做凭证来增强事业单位对应聘者的考查效果。

1.2 有助于合理配置人力资源

随着市场经济体制的完善，人力资源在事业单位当下以及未来发展中的重要性日益凸显，甚至可以说其直接决定着事业单位未来生存的成败，所以强化人力资源管理是事业单位当下发展的一个重要战略选择。为了确保事业单位中有充足的人才后备力量，就必须要构建以人为本的人力资源管理机制，持续引进和合理使用优秀人才，以便借助科学、合理的人力资源配置来提升人力资源管理有效性。然而，在事业单位引进人才的过程中，必须要依靠人事档案来开展。借助人事档案，事业单位中的人力资源管理部门可以对各个员工的工作绩效等相关信息，明确他们各自的工作能力、优势长处以及其他特征，从而可以通过人力资源的整合和优化配置，将事业单位中的各个人才安排到最适合他们的工作岗位，借此来使事业单位各部门或组织间的人才可以有序、合理地流动，从而可以更好地对事业单位发展过程中出现的各种风险与危机进行化解，确保事业单位各组织或部门可以实现可持续发展。

1.3 有助于预测人力资源需求

作为事业单位人力资源管理部门开展人力资源管理工作的一个重要依据，人事档案中包含着大量的部门或组织的人力资源信息，是真实反映事业单位中各个“人”工作经历和现状等的实际情况。组织内部是对事业单位人力资源需求产生影响的一个重要因素，所以如果事业单位人力资源管理部门可以在对组织内部人力资源的现有状况进行分析的时候，有效地借助和运用人事档案，那么可以对事业单位中组织或部门的发展对策或变革要求是否合理，又或者人才资源计划制定是否适宜现阶段的事业单位发展现状进行判定，从而可以借助人事档案来对事业单位的人力资源需求进行科学预测。

1.4 有助于为事业单位人员考核、职称评定和提拔提供依据

事业单位工作人员每年都要填写自己的考核表。人事档案管理人员在收到考核表后要及时准确地把考核表放入个人的人事档案之中。通过考核表我们可以方便快捷的掌握事業单位工作人员的思想、学习、工作等各方面的情况。这样做可以为事业单位工作人员的考核、职称评定和提拔提供重要依据。

2 人事档案在事业单位人力资源管理中的应用建议

2.1 强化档案管理队伍建设

人事档案管理是一项繁杂的工作，具有很强的政策性、保密性与业务性。特别是伴随着我国人事制度改革进程的推进，事业单位在开展人事档案管理工作期间更加需要一批高素质的管理人才，所以为了更好地发挥人事档案在提升人力资源管理有效性方面的积极作用，就必须要注重复合型管理人才队伍建设。一方面，在选聘人事档案管理人员的时候，除了要对他们的专业素质和管理技能等进行仔细审查和校核外，更加要重视对他们的人品和责任心进行审核，确保他们具备较强的责任心和正派作风，力求可以做到恪忠值守，严守机密、勤恳工作，切实消除人事档案管理环境中的不良风气。另一方面，要做好事业单位人事档案管理人员的教育培训工作。比如，事业单位的人事主管单位要定期组织全体档案管理人员开展教育培训，使他们可以了解和掌握当下比较先进的管理知识、经验和技术，强化他们对于档案管理重要性的认识，尤其是要紧跟时代发展潮流，不断提升他们的信息化档案管理技术水平。需要注意的是，除了注重专业管理知识教育外，同样要强化他们责任意识和保密意识等工作意识，确保他们可以胜任相关的岗位工作。

2.2 健全人事档案管理制度

基于上述分析可知，人事档案在事业单位人力资源管理中具有重要应用价值，但是在当下事业单位人事档案管理工作中，随着新任务、新情况以及新形势的出现，需要加快对现有的人事档案管理制度进行改革，确保可以借助更加合理、科学的人事档案管理制度来提升人事档案的应用效能。首先，要构建规范化管理制度。通过立足于人事档案形成规律，科学组织和加工人事档案，结合人事档案的性质、形式以及特征等进行科学整合和分类处理，确保人事档案的完整性、实用性和真实性，强化人事档案形式和内容之间的内在联系，确保档案管理工作有序开展。其次，要对现行的档案管理制度进行健全。在立足于相关法律法规的基础上，结合事业单位人事档案管理的实际情况，对人事档案材料收集、查借阅以及保密管理等进行有效管理。比如，要对当下事业单位人事档案管理的整理工作细则进行完善，借此来更加规范、全面地整理相关档案信息。最后，要注意对人事档案的内容进行完善，确保其真实性和完整性。事业单位人事档案管理人员要立足于对人事档案进行收集的基础上，做好档案的分类整理。比如，针对事业单位的干部人员，可以针对认证、能力和业绩等建立专项档案，借此来更加全面地对事业单位干部人员的成长情况进行反映，这样可以增加人事档案信息的全面性和真实性。

2.3 开展档案的信息化建设

在信息化技术快速发展的今天，信息化已经成为时代发展的一个重要潮流，同时这也对人事档案管理工作提出了一些新标准和要求，尤其是日益增多的人事档案管理工作量使得传统人工档案管理方式逐渐无法满足实际的管理需求，变革人事档案管理模式，加快推动人事档案管理信息化建设具有重要意义，这就需要灵活运用计算机网络技术等一些信息化技术与管理手段来推动人事档案现代化管理进程。比如，可以构建事业单位人事档案信息数据库，有效地收集和运用各个事业单位人员在各个地方或时期所形成的各种材料；构建事业单位个人电子档案系统，借助电子档案来开展人事档案自动化管理，提升档案管理有效性；借助事业单位人事档案网络化管理体系构建，对人事档案数据和信息进行及时采集和更新，有效运用一些现代化和信息化设备来构建人事档案信息数据，同时还可以借助相互连接局域网，在对管理权和使用权进行处理的基础上，强化事业单位人员的网络化管理，从而逐步运用信息化的设备或技术等，逐步提升事业单位人事档案管理信息化水平，从而更好地发挥人事档案在服务事业单位人力资源管理工作方面的积极作用。

3 结束语

总之，人事档案在事业单位人力资源管理中的应用，有助于挖掘事业单位人才、合理配置人力资源、预测人力资源需求以及为事业单位工作人员的考核，职称评定和提拔提供依据。在实际的事业单位人事档案管理中，需要注意强化档案管理队伍建设、健全人事档案管理制度和开展档案的信息化建设，确保可以不断提升人事档案管理有效性，借此来更好地服务于事业单位人力资源管理工作，不断提升其人力资源管理有效性。

参考文献

[1]熊雪莲.浅议基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革趋势[J].中国管理信息化，2016，（14）：165-166.

[2]邢江锋.刍议人事档案在事业单位人力资源管理中的作用[J].活力，2016，（17）：31-32.