探讨卫生事业单位档案规范化管理的重要环节

高慧艳

摘 要：近些年，由于卫生事业的不断发展，人们对档案管理工作给予了高度重视，也提出了新的要求。在档案资料中，记录了重要的信息，发挥着重要的作用，可以为决策者提供可靠的参考依据。本文针对卫生事业单位的档案管理工作，分析了规范化管理的主要内容，对重要的管理环节进行了探讨。

关键词：卫生事业单位；档案规范化管理；重要环节

在卫生事业中，在档案管理工作中，通过采用规范化管理措施，可以有效提升工作效率，以及档案的利用率。在档案管理中，规范化管理是重要的管理目标，不仅可以促进卫生事业单位的可持续发展，还可以为相关运行决策提供可靠的依据。要想适应时代发展脚步，在卫生事业单位中，应该对档案规范化管理进行全面建设，明确重点管理环节，进而实现档案规范化管理目标。

1 文件制定收集环节

档案的前身为公文，通过公文的转化，形成了相应的档案，可以理解为，公文管理直接影响着公文质量，对档案质量具有明显的影响。对公文进行制定时，要全面实现规范化、标准化管理目标，提升档案的整体质量，为档案规范化管理目标打下良好的基础。其一，公文要应质量较好纸张，在尺寸规格方面要统一。在排版方面，主要是横写横排，在左侧进行装订。其二，严格检查公文的签发手续，要满足审批权限要求，标题要准确，准确写出主送单位以及抄送单位，在落款处，要与公文一致，具有具体的日期等。其三，在公文写作中，字迹清晰工整。不管是草拟公文，又或者是其他的记录、签字等，均要字迹清晰，使用不易褪色的笔签字，进而能够长时间保存。其四，文种应该合理，在拟制格式方面要规范化，在行文中，不能滥用简称，要应用规范的文字，为日后检索打下基础。

在卫生事业单位中，对于档案管理来说，与其他的单位存在诸多不同之处。对于卫生事业单位的档案，以及科研档案而言，在保密性、特殊性有着相应的要求。由于全民医保的实施，在住院报销费用方面，所占比例明显增加，因此，在这方面出现了大量的档案资料，并且，具有严格的归档要求，不仅要真实、可靠，还应该全面、系统，为日后查阅奠定基础。

2 材料立卷归档环节

第一，对于文件立卷归档应该保证良好的时效性，对现行文件，要做好阶段任务，只有这样，才能进行立卷、归档，如果有文件不完整，就不能进行立卷、归档，要不然，会使档案管理出现混乱局面。

第二，立卷归档的重点要明确，科学立卷分工。在档案室中，档案管理人员应该各自分工明确，在不同的环节、不同类别的资料中，安排专人把关，制定专门的管理人员。在实际管理中，应该对文件和资料进行详细划分，尤其在内容、作用等方面进行区分，尽量降低档案管理的重复度以及信息的冗余度，从而提升档案的利用率及管理

效果。

其三，坚持“以我为主”的管理原则，应该充分保证全宗的完整性。在档案规范化管理工作中， 要明确重点管理内容，主次分清，杜绝无用文件的混入，而且，要防止档案文件的丢失。在实际立卷中，应该将同类的文件材料保存在同一个卷内，能够对相关问题的处理过程进行详细记录，这样归档之后，有助于实现档案利用价值，保证档案的完整性，有助于实现档案规范化管理。

3 抓牢档案保密管理的安全保障

3.1 明确档案的保管期限及保密期限

对档案的保管期限进行明确时，应该准确认识档案内容的历史作用、现实作用，从本机关单位的实际需要出发，满足国家历史文化等的需求，全面实现档案价值，对档案的具体保管期限进行说明。在《国家秘密保密期限的规定》中，明确指出：除特殊规定之外，在绝密级档案方面，不能超过30年；在机密级档案方面，不能超过20年；在秘密级档案方面，不能超过10年。对于保密期限，超过一年按照年计算，一年之内采取月计方式。

3.2 掌握档案涉密规律

对档案进行管理的过程中，其密级方面不是一成不变的，由于时间的推移以及相关文件的贯彻，档案的密级也会出现相应的改变。要想满足涉密档案调密工作的制度化与正规化需求，需要制定三方面制度：第一，对划定密期制度进行制定，以此来实现自行解密；第二，对调密通知单制度进行制定，在保密期间，若要提前解密，又或者出现密级文件出现了升降现象，应该及时下发通知单，让档案馆及时知晓，进而做好衔接工作，做出相应的调整；第三，对涉密档案接收标准进行明确说明，全面落实涉密档案的建设工作。

3.3 強化档案管理人员的责任意识

作为档案管理人员，主要的工作职责就是保证档案的完整性、安全性。对档案管理的基本任务进行明确，进而实现档案规范化管理目标。在实际管理中，方案人员要具有较强的责任意识，使各项工作能够有条不紊的实施。档案要完好无损，消除不利的影响因素，防止档案损坏，如果档案有所破损，应该及时补救，还要保证档案的安全性，不能出现档案遗失问题，在整体上，保证档案的完整性。档案管理要进行集中保存，防止档案的分散，进而防止档案的损坏、丢失等。另外，在档案管理中，档案排架应该整齐，做到有目可查。虽然，档案规范化管理的任务比较艰巨，但是，也是一项光荣的使命，档案管理人员应该时刻保持高度的警惕，保护档案完整性、安全性，提升档案的利用率。

3.4 强化档案管理人员的保密意识

在档案规范化管理中，档案管理人员占据着重要的位置，能够知道相关机密文件，所以，档案管理工作的保密性与档案管理人员的综合素质具有密切的联系。作为档案管理人员，应该具有责任心，以及保密意识。在实际工作中，能够保持严谨的工作态度，只有是自己经手的事情，都要做到有头有尾，在脑海中秘密不能泄露出去。因为档案管理人员往往会接触到一些国家秘密，如果这些秘密被档案管理人员带到一些复杂的场合中，就会产生严重的后悔，很可能一句话就泄露了国家秘密。因此，作档案管理人员，不管在何种场合中，一定要做到守口如瓶，坚守心中的秘密，做到万无一失，全面履行自己的义务。

3.5 档案室的安全规范管理

对于档案室，需要根据国家的相关规定进行全面建设，不过，在有些单位中，由于相关条件不完善，经常档案室设在了机关办公楼之中。因此，要格外注意，并不是所有的办公室都能够用来保存档案资料，站在档案保密视角来说，档案室不适合选择办公楼的最底层，档案室的门窗等需要专门加固，进而起到盗窃效果。不仅如此，档案室应该与办公室分开，并且，与阅览室分开。在档案室中，安排专人的管理人员，对档案室管理制度进行全面建设，禁止无关人员随意出入档案室。通过相关实践证明，通过档案室的安全规范管理，能提升做档案管理工作的保密性，为档案规范化管理打下了基础。

4 结语

综上所述，在卫生事业单位中，在档案规范化管理的过程中，有很多档案管理员的档案意识比较薄弱，自身的业务能好需要进一步提升，并且，在档案规范化管理制度方面还需要进一步完善，因此，要对档案规范化管理进行深入改革，让档案管理人员全面认识到规范管理的重要性，对档案管理人员提供相应的培训，积极引入新的技术，推进档案规范化管理进程，为卫生事业的发展做出相应的贡献。

参考文献

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