推进中职学校电子会计档案管理工作有效路径探究

张玉雁

杭州市财经职业学校

电子会计档案管理工作是指会计电算化背景下对电子会计档案的形成、归档、保存和利用的管理工作。会计档案管理的电子化提升了会计档案工作的效率及质量，对学校的发展具有重要意义。因此，中职学校需要加强对电子会计档案管理工作的关注，及时地评价、改善和提升会计档案管理工作效果。

1 中职学校电子会计档案管理工作的问题分析

1.1 会计档案管理认知问题

从目前的观察来看，中职学校对会计档案管理工作并不注重，其中，主要体现在会计档案管理人员的基本素养和整体水平，以及管理模式等方面。会计电算化背景下，会计档案管理人员需要更好地进行计算机软件操作技术掌握，拥有良好的电算化素养，以确保会计档案管理工作的正常进行和推进。但是，目前中职学校针对会计档案管理方面仍旧会使用纸质的会计档案保存会计信息，对会计档案管理所需的计算机技能的检测和评价并不关注，使得会计电算化成了形式，管理模式也没有得到及时的改变。

1.2 会计档案管理安全问题

会计电算化背景下，安全性是会计档案管理需要面临的重要问题之一。由于会计档案管理人员自身能力方面的问题，在遇到计算机技术运用本身就存在的病毒入侵、信息库数据被非法入侵等问题时，会计档案管理人员不能及时地进行正确的处理和解决，往往会造成会计档案管理信息的丢失，给中职学校带来极大的安全隐患。会计档案管理电算化需要综合性的应用人才，但是中职学校在此方面存在一定的缺乏现象。

1.3 会计档案管理制度问题

中职学校会计档案管理并没有制定有效的管理制度，在具体的工作中，鉴于电子会计档案管理具有一定的空间性、便捷性，部分会计档案管理人员工作过程中会存在没有及时地统计和整理数据，工作态度敷衍的情况，使得会计档案管理工作的真实性、准确性方面存在一定的问题，不利于会计档案管理工作的改革推进和发展。

2 推进中职学校电子会计档案管理工作的有效路径

2.1 加强档案的收集及管理工作，营造良好的管理氛围

针对会计档案管理人员，中职学校需要加强对其基本工作能力、工作素养的监督，及时地对会计档案的整理情况、整理效率进行评价管理。在日常的档案管理过程中，积极组织会计档案管理人员去进行计算机操作技术、个人专业能力等方面的学习，并积极要求管理人员之间进行沟通学习，确保学校内部会计人员整体素养的提升，营造良好的工作氛围，奠定良好的工作基础，促进网络化背景下档案的管理和发展。针对档案的具体收集和整理方面，中职学校财务部需要将相关的财务数据进行备份整理和保存，在备份资料的存储方面，要合理地进行储存位置的选择，以避免计算机故障造成会计档案缺失情况的出现。另外，学校在借助计算机进行会计档案管理的过程中，需要加强对电算化会计档案财务软件的重视，以避免因财务软件版本不一致造成兼容性问题，保证会计数据信息的完整性。

2.2 健全电子会计档案管理制度，确保数据的准确性

制度化管理是确保学校内部财务管理数据更加完善和精确的关键之一。关于会计档案整理方面，学校方面需要采用实名制和责任制的管理制度，确保会计档案管理人员能够及时规范自己的行为，及时地进行数据的整合，提高管理人员的责任心，营造严谨、积极的工作氛围。针对管理人员的具体财务数据整合质量、效率方面，学校需要加强监督和排查，制定完善的奖惩制度，奠定良好的电子会计档案管理基础。针对会计档案管理内容方面，学校需要出示一些明文性的文件，从而让会计档案管理人员在明确规章制度的情况下，对于自身工作行为方面进行监督，确保档案管理质量的提升。针对档案的定期拷贝及存储方面，学校需要健全财务数据档案的具体储存流程和具体储存空间，以保证网络背景下会计档案安全性，使得档案信息有着较强的完整性。针对会计人员的综合能力评价，学校需要及时开展相关的评价测试活动，对近期活动中工作人员的数据整理效率，日常工作中工作人员的工作激情、工作素养等进行综合性的审核。

2.3 加强计算机网络安全管理，提升电子会计档案管理安全质量

会计电算化背景下，难免会存在网络安全隐患，为有效地防止档案管理信息丢失、被盗的现象出现，学校方面需要加强计算机网络安全管理，提高数据存放的安全性。通过PC端防火墙、安全评估技术、安全信息管理模型的三重保护，学校的电子会计档案管理安全质量能够得到更好的提升。在此基础上，鉴于信息化背景下，电子会计档案管理工作推进中依旧会需要人工进行安全性能的维护，学校需要加强对档案管理人员的培训力度，提升档案管理人员的综合素质，确保健康网络环境的营造。

2.4 强化档案意识，提升管理人员电子档案关注程度

除了在网络背景下，注重电子档案管理氛围、制度、管理人员专业水平与业务能力，以及提高计算机网络安全管理技能的情况下，学校还需要强化会计工作人员的档案意识。传统会计档案管理过程中存在重视凭证账簿、纸质实物档案、档案移交的后续管理等，而轻视对辅证材料、磁性介质档案、前台会计工作档案等的管理的现象，导致会计档案综合整理过程中，存在一定的数据不完整等情况，使得学校内部的财务数据统计存在一些问题。在提升财务数据管理人员的档案意识方面，学校需要结合自身的档案整理类型，强调档案整理各个环节的重要性；在制订管理制度方面，积极地融入档案收集整理的具体内容，确保管理人员档案意识的形成，推进网络背景下学校电子会计档案整理质量的提升。