大数据时代做好照片档案管理工作的思考

封流英

嵊州市综合信息中心

1 大数据时代下照片档案管理的意义

1.1 发挥照片档案价值，激发持久生命力

照片档案是对各种活动及工作形成的直观生动的影像记录，并按一定原则和方法经过加工整理并集中保管的各种照片。随着社会的不断发展，照片档案的重要作用日益显现，其真实反映人类社会的各项工作和活动场景，比文字具有更强的宣传力和感染力。随着档案管理信息化建设的加快，数码照片档案已经成为目前一项重要的声像档案资源内容，但只有将照片档案整体以数据形式存放和共享，才能使照片档案拥有持久的生命力。加强照片档案信息化管理工作，一方面是为了保护照片实体，另一方面是为了便于检索和利用，使照片档案焕发生机活力，发挥出照片档案本身具有的独特价值和优势。

1.2 优化档案管理模式，提高信息资源利用率

为社会各界提供各种档案资料服务就是档案的价值。大数据时代下，档案资料只有以数据化的方式为利用者提供利用途径，才能使档案资料最大限度地发挥其存史资政育人的作用。照片档案在档案信息化过程中越来越受到人们的重视，在照片档案管理工作中全面应用现代信息技术，经过信息化系统的处置、管理和利用，把传统的照片档案管理模式转变为信息数据化管理模式，将使照片档案得到更充分的利用，照片档案的利用率也必将得到大幅提高。

2 大数据时代下照片档案管理存在的问题

2.1 照片档案的收集渠道不畅，保管方式不当

由于照片档案的数量和范围庞大，档案管理人员对照片档案的收集意识比较薄弱，收集渠道不畅。很多珍贵照片得不到及时收集，有的只是存放在个人手中，时间一长，因工作变动等原因，照片档案收集也就没有了下文。对数码相片缺少备份冲印的现象也时有存在，而且由于对传统的照片档案信息化程度还不够高，有的因为缺乏正确的保存方式，导致很多传统照片档案出现褪色发黄等现象，失去照片档案应有的价值。

2.2 照片档案的利用率不高，整理不够规范

照片档案特别是数码照片档案与纸质档案相比，人们对照片档案的重要性认识不够，因此对照片档案的利用率并不高，而且对照片档案的整理也不够规范。有的甚至只是单一地将照片进行存放，没有建立更加完善、规范的照片管理系统。随着信息化技术快速发展，照片档案数量逐渐增多，如果不能及时对收集的照片进行挑选和归档，照片档案的利用也就失去了基础。

2.3 照片档案信息化服务方式缺乏创新，数据资源的安全保护有待加强

大数据时代随着档案信息的快速传递，带来了人们对照片档案信息需求的新变化。著书立说、编史修志，激发了照片档案利用的生机和活力。数码照片档案的加入使照片档案管理全面信息化变得更加迫切。但照片档案的信息化进程相比于纸质档案的信息化，仍相对缓慢，工作开展仍未全面深入，照片档案的信息化服务方式有待创新。大数据技术的应用使照片档案的数据资源收集存储和管理更加便捷，但数据丢失和毁坏等情形仍时有发生，数据资源的安全防护有待加强。

3 大数据时代下照片档案管理的提升措施

3.1 更新照片档案管理观念，强化收集归档意识

大数据时代快速改变着人们的工作生活方式，也深刻影响着档案管理工作的整体方式。

一是照片档案管理工作人员要快速适应社会信息化的要求，更新档案管理观念，增强服务社会的主动性、积极性，更加明确档案整理的根本目的在于对档案的使用，高度重视照片档案的实用价值，努力实现照片档案的数字化、信息化，为以后的便捷管理及使用提供基础，尽快实现照片档案资源的开放共享。

二是要注重照片档案的日常收集工作，逐步建立相关部门的协作团队，采取主动提前联系、网上征集和举办各种档案展览等方式加强照片档案的及时收集。

三是工作人员必须强化归档意识，注重对照片档案及时整理归档工作，不断强化专业技术与素质培训，认真学习《数码照片归档与管理规范》和各方面的信息化技术新知识，掌握各种数字化专业处理技术，以满足人们对照片档案深层次的服务需求，提高照片档案管理水平。

3.2 加强照片档案信息规范化管理，更加注重数据安全

大数据时代的照片档案资源的开发利用首先要求对照片档案实现规范化和标准化管理，只有按一定的标准建立起照片档案的信息数据库，才能发挥照片档案潜在的为经济社会服务的优势。

一是要快速对各类数码照片和纸质照片数字化成果进行分辨整理和分类。作为档案资料保存的照片必须保持原始性和真实性，由于具有凭证和依据功能，因此不能通过任何照片修改软件使照片失去重要凭证信息，所有照片文字说明也应该真实反映照片信息，增强数据库的可靠性。另外，对所有照片档案的分类必须保持一致性，为后期的有效利用提供保障。

二是要对数据库的各种照片档案信息进行严格审查。凡是涉及国家秘密和个人隐私的照片档案不得对外开放。

三是要保证照片档案的保管环境，所需的温度湿度等条件达到保管要求。

四是要注重做好照片档案数据的存储和备份，以保证数据资源的安全真实可用。要根据实际灵活采取各种存储和备份方式，注重容灾系统的建立，以防止数据丢失和毁坏等情形的发生。

五是要采取应有的技术保护方式，以保障用户信息安全和网络知识产权的各种保护，并为存储提供足够的自动归档虚拟空间，实现科学有效安全使用，也为照片档案管理扩大服务对象范围做好充足准备。

3.3 积极构建照片档案网络平台，有效实现资源共享

照片档案通过信息化技术处理后，降低了存储难度，使照片档案信息融入社会整体信息利用体系，也使构建照片档案信息网络平台、实现照片档案信息联机联网资源共享成为可能。

一是档案管理部门可以通过开发照片利用管理信息系统，构建照片档案查询利用等相关服务平台，精心编制照片档案查询检索利用目录供用户浏览，以提高照片档案服务的速度和质量，有效实现照片档案的资源共享。用户可以对照片说明的任意词进行检索，查询到自己所需要的影像信息。

二是可以通过与图书统计等相关部门纵向横向联合，加强照片档案的协作编研，开展深层次的照片档案社会服务，大幅提升利用率，使照片档案得到高效科学的管理和利用。