数码照片档案管理应把握自身的特点与规律

张静华

数码照片档案是指将国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，对国家和社会及个人有保存价值的数码照片分类收录保存。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。

一、数码照片档案管理的现状

1、数码照片档案管理缺乏统一的标准，制度不健全

有关档案实体分类规定：“声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用”。但现在照片档案管理的制度建设都还处于不断完善中，相关的规章制度发展也比较滞后。随着数码相机的普及，数码照片资料日益增多，大量堆积如山的数码照片在丰富着档案资源的同时，也给档案管理者提出新的挑战，数码照片档案和胶卷照片、图片资料、纸质文件等档案有着本质的区别。因数码照片管理工作没有统一易行的方式，一直以来，更多的都是管理工作人员凭借自己的“经验”在整理。数码照片具有特殊性，原有的管理已不适合，而新的管理制度又不健全，数码照片档案管理无章可循，这直接影响了数码照片的规范管理。

2、对数码照片档案管理缺乏深刻认识，管理意识不强

长期以来，在档案管理工作中都偏重于文书档案的收集、整理、归档，照片档案在档案管理工作中往往处于配角地位，相对于传统照片档案，数码照片起步较晚，人们对数码照片档案管理认识程度不深，思想上不够重视，管理意识不强，数码照片档案管理普遍被忽视。但随着科技的不断发展，数码相机在人们的生活、工作中已经普及，数码照片也代替了传统的胶卷照片。在实际工作中，因数码照片无底片，不需冲印即可观看和利用，所以一般情况下，单位或个人在活动中若拍摄数码照片后大都输入计算机看完、用完即大功告成，对于它的分类、整理、归档这些工作则经常会一拖再拖，而随着时间的推移、人员的变动和其它工作的影响，这些数码照片也失去了它存在的价值，有的甚至会丢失。

3、数码照片档案管理存在安全隐患，管理系统不完善

数码照片没有底片，以数字文件形式保存，查阅、复制、整理都是通过数字化程序来实现的，它依赖计算机、存储卡等各种设备，而存储各种设备的条件及故障直接影响数码照片的安全，在管理工作不到位情况下，计算机病毒、软件故障、网络传输出错、数据误删、工作人员流动、更换电脑等都会造成数码照片的破坏或丢失。另外数码照片的内容很容易被增、删和修改，制度、技术措施不到位就很难对数码照片进行安全保护。数码照片成像与处理便捷快速、方便修改、传输方式多等特点也可导致数码照片如果被修改、重新编辑，那么，收集数码照片档案管理的工作人员就无法判断数码照片的原始性和真实性。

4、数码照片档案的开发利用技术比较落后

基于数码照片档案的便利、图像清晰等特点，很多单位的档案室都设立数码照片档案管理室，但由于没有统一的专门检索数码照片的系统，档案管理者对数码照片不能及时的开发，所以很难在一个平台上查阅与搜索到用户所需求的数码照片档案的资源，使数码照片档案资源很难被大众化地开发与利用。

二、依自身特点与规律做好数码照片档案管理的措施

数码照片档案资源作为“档案资源体系”建设的重要组成部分，越来越引起档案部门的高度重视。做好数码照片档案管理工作，有效提升数码照片档案资源建设的水平，要从提高思想认识、健全制度标准、优化工作流程、配备专业人员与设备等几个层面着手。只有准确把握数码照片档案在形成、收集、整理、保管、利用等环节的特点和规律，数码照片档案的管理工作才能确保取得实效。

1、依自身特点与规律做好数码照片档案的前期介入工作

数码照片档案的收集工作不是件容易的事情，笔者认为，一是拍摄照片的人不注重片的质量，拍摄技术，内容主次等，造成无照片可收集;二是拍摄照片的人或部门将照片作为个人或部门成果不愿移交归档，造成照片收集不上来。这两个不容易的原因就是数码照片档案在拍照前期的介入不够，拍照人对数码照片档案收集的认识不够深入。

随着对数码照片档案形成规律认识的深入，档案管理工作人员合理有效的前期介入，能够改善数码照片档案归档不齐全、归档数量不足、拍摄照片质量不高等资源建设困境。在实际管理工作中要根据数码照片自身特点与规律，采取积极有效的措施，比如明确分工、落实职责等。确保数码照片拍摄范围全面、拍摄数量、质量得到保障，并及时向档案部门进行移交，从而使档案部门做好档案的收集整理。

2、依自身特点与规律细化数码照片的收集环节

在实际工作中，数码照片和它的文字说明是数码照片档案资料的重要组成部分，要做到图文并茂，照片和文字说明应齐全、准确、简明、能够概括时间、地点、人物、事由、摄影者等必备的要素，能反映数码照片的主要内容。二者如有一项不完备，鲜活的照片就可能成为没有价值的死信息;拍摄质量不高就会使得形象的历史记录黯然失色。

细化要求，加强培训是解决问题的重要途径。在收集数码照片档案的环节中，通过细化要求的形式，可以确保数码照片的拍摄质量及文字说明的准确完整。文字说明应该包含哪些要素、怎样编写等细节内容，将这些要求明确下来，形成摄影工作人员的手册。有些数码照片经过修饰剪裁，破坏了数码照片的原始性，对将来的利用造成困难，为避免这些情况的发生，就要通过具体要求和培训来有效规避此类隐患。

3、依自身特点与规律做到“随办随归”的整理环节

数码照片方便快捷等特点是众所周知的，数码照片随形成随整理的方式是解决档案整理不及时的有效措施。通过“随办随归”，将数码照片档案工作的量分在平时，由于整理及时，避免了少归、漏归等情况，优化工作流程，提升工作效率。现在有很多单位的档案管理人员都是兼职的，数码照片来源多，“随办随归”可以改变原来的年底集中移交或第二年初集中移交归档的模式。这样可以做到移交及时、整理及时、利用及时，而且归档的齐全完整程度也得到了保障，有利于归档工作的良性循环。

4、依自身的特点与规律，做好数码照片档案的安全保管

在数码照片的管理过程中，保管和利用环节非常重要。数码照片的存储与移动较纸质照片更加便利，对存储条件和管理水平都有较高的要求。要对档案管理人员进行计算机安全培训，档案管理员操作计算机时要规范，避免档案资料被误删;要加强对计算机的防毒措施，安装杀毒软件，定期检测查杀病毒，禁止直接使用未经杀毒的外来磁盘，光盘等，要定期进行计算机软硬件维护，做到专人负责，专机专用并设置密码，充分做好数码照片档案的备份工作;采取技术措施保护数码照片的原始性和真实性，保证数码照片信息不被更改，确保数码照片档案的安全利用。

（作者单位：宁夏大学）endprint