大力推进全省档案数字化建设夯实河北区域数字档案馆基础

潘淑淳+张宁

档案是原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。档案数字化作为档案信息化的基础建设，作用尤为重要，是实现档案资源服务共享，发挥档案资政惠民、服务社会的关键步骤。我省自2006年启动全省传统载体档案数字化工程以来，省档案局一直致力于推动全省档案数字化建设，丰富完善全省档案信息资源建设，不断提高档案数字化管理和应用能力，全面推进全省档案数字化工作稳步开展，并取得了显著成绩。

谋划大局推动全省开展档案数字化

我省档案数字化建设启动以来，一直致力于规划全省档案数字化建设，以加快全省档案信息化建设，为档案事业更好更快发展提供坚实基础。

一是，推动全省范围内开展档案数字化建设，不断加强全省档案数字化力度，保证全省馆藏纸质档案存量数字化有序增长。全省省、市、县三级大部分档案馆开展了档案数字化工作，2014年档案数字化同比增长率为5%。有的市全市开展了数字化工作，唐山市全市共完成数字化扫描9330万幅，占全部馆藏档案的59.6%，其中市馆扫描2016万幅，占馆藏的76%，迁西、路北、路南等县区已完成全部馆藏档案的扫描，迁安、丰润、丰南、遵化完成率达到80%以上。秦皇岛市档案馆和青龙、卢龙档案馆馆藏档案数字化率达到55%，海港区达到65%，北戴河区、开发区档案馆实现了全部馆藏档案数字化。

根据全省档案数字化进展情况以及未来发展态势，全省各级各类档案馆争取在10年内完成全部馆藏档案的数字化，以进一步整合全省档案信息资源，真正实现全省档案信息资源的共知、共享、共用，全方位实现档案的社会化服务，全力提升我省档案工作的社会奉献价值。

二是，指导全省分布式档案数据库建设，构建全省档案数字化网络体系。按照国家档案局“馆藏档案存量数字化，增量电子化”的要求，大力推进馆藏传统载体档案数字化进程，积极开展馆藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题数据库的建设，初步建立全省档案数字化网络体系，为河北区域数字档案馆建设夯实基础。逐步实现“数字转型”、“数字升级”、“数字换代”，在全省档案系统形成“数字导向”，推动建成更多的数字档案馆。

三是，不断完善档案数字化管理规章制度体系建设。为使全省档案数字化工作从开始就步入规范化轨道，省局先后出台了《河北省传统载体档案数字化工程实施意见》、《河北省档案信息分布式数据库建设规范》、《河北省电子公文归档管理暂行办法》等一系列标准和管理办法，指导规范全省工作。各市在开展本地工作中，根据实际需要也纷纷制定本区域的标准规范。唐山市先后制发了《关于档案数据结构及数据录入工作的通知》、《唐山市档案数字化工程规划》、《关于加强纸质档案数字化扫描管理的通知》、《关于进一步做好纸质档案数字化扫描工作的通知》等文件，管理指导全市档案数字化建设。

加强领导为档案数字化提供各种保障

为了及时掌握全省档案数字化情况、更有力地监督指导全省档案数字化工作，省局建立了全省档案数字化工作季报制度，要求各市报送本市档案馆档案数字化进展情况。各级档案部门对档案数字化工作高度重视，积极谋划，促进发展。目前，全省各级档案数字化工作机构健全，职责清晰，人员配置合理，规章制度健全，有明确的分管领导及部门负责人，从机制管理等方面有力地保障了档案数字化工作的有序进行。各级档案部门最大限度地争取本级政府及财政支持，深入研究当地政策，做好工作方案，及时向有关领导汇报档案信息化建设进展情况，努力争取把档案信息化列入当地信息化建设总体规划。唐山市档案局与市县两级主管领导多次汇报沟通，宣传档案数字化的意义和作用，请财政部门的有关处室到市档案馆实地考察，使他们对档案保管现状和数字化前景有了更直观的认识。经过市、县两级档案部门的共同努力，档案数字化得到了各级领导和财政部门的大力支持。各地在财力紧张的状况下，对档案部门的档案数字化投入给予不同程度的支持，保障了工作顺利开展。到目前，市县两级档案馆累计投入专项资金超过2000万元。秦皇岛市档案局也得到了市委、市政府领导的大力支持，2007-2010年档案信息化专项资金列入每年年度财政预算。2011年，市档案馆建设列入《2011-2015年秦皇岛市近期建设规划》，借助新馆建设之机，档案信息化基础设施设备得以更新升级。2013年秦皇岛市政府启动智慧城市建设，市数字档案馆建设被列入规划单位。邢台市档案局争得市政府财政支持，将扫描资金每年30万列入财政预算，保证了数字化扫描工作的顺利开展。

配备设施推进档案分布式数据库建设进程

基础设备的配套是档案信息化建设开展的必备条件，按照正版化要求，全省档案数字化设备配套均符合国家和省相关标准规范，使用的档案应用管理系统、数据库管理系统、存储和安全系统等软件，都是经过省档案局认定的正版软件。有条件的市、县档案局的管理系统还与各单位局域网和电子政务建设同步发展，大力发展档案资源共享网络。我省大部分档案部门都存在资金不足问题，但是各市县能够克服种种困难，多渠道争取资金，配备了档案数字化所需的硬件设备，软件系统等，以满足数字化工作的切实需要。

按照国家档案局“馆藏档案存量数字化，增量电子化”的要求，各级档案部门以馆藏档案全部数字化，开放可公开电子档案实现全文利用为目标，大力推进档案数字化进程，强化各种数据库建设。充分运用先进技术，严格按照标准，根据拟数字化档案的数量、潜在的利用需求、档案部门的存储条件与网络设施等情况制定符合本单位的数字化方案，加快档案目录数据库建设，确保档案目录著录的数量和质量，提高档案检索利用服务效率;采取适当实用的数字化模式，积极稳妥地开展档案全文数字化工作，整合档案信息资源，加快档案全文数字化进程，建立高质量的档案全文数据库;有条件的市县建立了多媒体数据库，进一步完善多媒体全文数据库功能和结构。秦皇岛市档案局（馆）1999年开展了档案目录数字化工作，2003年底完成全部馆藏档案目录数字化，2008年，启动档案全文数字化扫描工作。目前，已建成千兆光纤交换局域网，文书档案目录和全文数据库、图书和期刊资料目录数据库、照片档案和视频档案数据库。秦皇岛市档案局（馆）实行数据库在线备份、离线备份和异地备份三种方式相结合的备份策略，利用内网备份服务器进行在线备份，利用硬盘进行离线备份，与上虞、长沙两市档案馆签订重要档案异地备份协议，分别在两地进行数据异地备份。唐山市截止到2013年底，市县两级档案馆已完成全部案卷级、文件级目录数据库建设，迁西、遵化、路南档案馆依托政务网安装了档案信息管理系统，已实现档案目录在线录入、在线指导、数据接收、在线查询和远程利用。丰润档案馆研制开发了土地流转档案查询软件，建立土地流转档案目录数据库和全文数据库，实现全区土地流转档案管理“电子文档一体化”。遵化档案局对涉及广大农民切身利益的民生档案优先进行数字化加工，形成具有针对性、专门性的涉农档案专题目录、全文数据后，在返回到相关镇、村，用现代化手段提供档案服务，实现农村档案信息资源共享。endprint

另外，一些市、县机关档案室档案数字化工作进展迅速。按照《河北省机关档案工作目标管理认定办法》，建立了室藏全部文书档案和主要业务档案文件级目录数据库，完成室藏全部文书档案（定期十年除外）和主要业务档案的扫描。档案数字化符合《纸质档案数字化技术规范》要求，逐步实现数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览，能通过局域网或互联网对数字化档案和已归档电子文件开展利用、咨询工作等等。秦皇岛市直单位档案室逐步开展档案数字化扫描，建立了数字档案室;依托政务网，建立共享平台，实现市县（区）两级档案馆档案信息资源共享，市档案馆与市直单位互联互通，实现全市档案资源异地整合与共享。2010年，市档案局做出了纸质档案与电子档案同时移交的规定，实现了增量纸质档案与电子档案双套接收，解决了增量档案数字化问题。邢台市档案局在开展机关档案室数字化工作方面，通过树立典型，以点带面，推动工作开展。市房产交易中心自2010年起投资238万元，历时两年时间，实现存量全部数字化，增量同步电子化，馆藏37.7万卷房产档案已全面建立电子登记簿;邢钢早在2003年7月开始建设档案局域网，确定了国内东大SEAS2000档案管理软件，同年底实现了SEAS系统与公司OA系统的无缝链接，建成了覆盖整个公司的档案软件系统，具备OA电子文件的收集、管理、存储、利用及对目录、原文、照片、声像等电子档案进行综合管理和跨库高效检索功能，为信息化实施、档案在线查询及提高利用效率奠定了基础。唐山市直单位和企业中，检察院、法院、人行、国土局、交通局、供电局、开滦矿务局等单位已经基本完成馆（室）藏档案数字化。

强化管理确保国家重要档案信息绝对安全

保障档案及档案信息安全是档案数字化的第一要责。我省各级档案部门十分重视档案的信息安全，自档案数字化工作启动之际就将档案信息安全问题放在首位。

一是，省局制定并完善一系列档案数字化扫描安全保密制度及工作流程，建立安全责任制，制度齐全、执行到位，通过人防、物防、技防相结合，构筑一个档案实体安全与档案信息安全的多层次防范体系，确保档案安全工作不出任何问题。二是，省局每年定期进行全省档案信息安全检查，督促各市强化安全意识，对发现的个别隐患及时提出限期整改，确保档案信息安全无缝隙衔接。三是，各地档案局都将档案信息化安全问题置于工作首位，严格按照国家局档函[2012]103号的文件要求，做好本地安全保密工作。在进行档案数字化过程中，严格履行保密程序，注重网络安全管理，科学制定备份策略，全力保障数字化档案的信息安全。尤其是强化档案数字化外包管理，对外包企业资质及人员资格进行严格审查，数字化场地划分规范、监控设备配备齐全，数字化过程中由专人监督，严禁操作人员携带外接设备进入数字化场地。秦皇岛市档案局下发了《关于加强档案整理、数字化外包管理工作的通知》，对档案数字化外包单位、加工场所、加工设备、加工环节、保密工作等作了详尽规定。邢台市档案局建立了一套完整的管理制度和程序，不仅对数字化全过程进行监管，对数字化设备和软件进行保密检测，而且建立了善后处理制度，档案数字化任务完成时，清除服务单位加工设备中所有信息，同时要求加工服务单位使用过的存储器全部退回档案馆处理。

由于全省各级档案部门严格要求工作到位，我省自开展档案数字化工作至今，各级档案馆均未出现过档案信息的失、泄密情况。尤其是2012年后，严格执行国家局档函[2012]103号的文件要求，更进一步加强档案及档案信息的安全工作，全力保障国家重要档案信息的绝对安全。endprint