数码照片在档案管理中的探析

文/南宁市第三人民医院 李铂铱

数码照片在档案管理中的探析

文/南宁市第三人民医院 李铂铱

在社会经济和科技迅猛发展的过程中，出现了数码相机这一新兴的拍摄工具。数码相机的广泛运用为人们提供了许多便利。通过数码照片反映国家机构、社会组织或个人所参与的重大活动的真实写照，具备较高的保存价值，把数码照片分类记录后形成数码照片档案具有重要的现实意义。本文通过对数码照片所存在一些问题进行分析，提出对照片档案管理工作中应采取的对策，以对未来的照片档案管理有借鉴意义。

信息科技；数码照片；档案；管理要素

在当今社会的日常工作中，对于数码照片的管理已纳入档案管理的范畴，属于文书档案管理的重要组成部分。随着数码相机的日趋普及，工作当中会产生诸多数码照片，令档案资源更加丰富。数码照片档案管理开始较晚，当前许多单位照片档案管理的现状不够成熟，而信息科技不断成熟驱使着照片档案工作的快速发展，导致码照片档案管理工作一直延后。所以，应当深入了解目前数码照片档案的现状，从而使数码照片档案管理能力得到提高。

一、数码照片档案管理的现状

（一）数码照片档案的整理难度。1.数码照片在采集时，不具有健全的收集制度。相较于传统胶片相机照片，由于数码照片所具有无底片、免冲洗、不计成本、海量拍、海量存储及快速浏览的特点，甚至还可具备在拍摄条件不理想的情况下进行快速修正的功能，然而大多数码照片的储存都是通过计算机来运行，在存储的过程中人们忽略了照片生成时所存在的那些五花八门的格式，因此，在需要挑选使用时，普通的归档程序的细分制度，远远满足不了快速准确找到急需查找的数码照片的需求。2.数码照片来源丰富，在整理时具有较大的困难。大部分摄影者进行拍摄前并未进行照片记录，在挑选和整理照片时，会消耗大部分精力给予分类、说明，令后续整理工作难度持续加大。并且，在后续挑选中，较易发生反复性极高的问题，或者清晰度不够而不能保存的状况。因为具有编制方式不正确的现象，严重时还会令主要的照片因为命名重复等现象被取缔而备受影响，从而出现严重后果。

（二）数码照片档案保存的安全性较低。数码照片保存的安全性低体现在以下几点：其一，在数码照片档案的放置中，由于数码照片被保存于计算机或移动硬盘内，并不具备固定的物理位置，如果操作人员在存储照片的过程中由于程序错误或操作不得当，导致有存在价值的照片被删掉，此前这些照片不曾备份，导致数据丢失。其二，在科学技术迅猛发展的过程中，计算机系统中运用的图片处理软件类别不断衍生，虽为数码照片档案编制给予了诸多条件，同时也加大了安全隐患。因为数码照片的存储方法不固定，并未忠实于原载体，而只是把数码照片的数据内容保存在移动硬盘内，不论何时均可以给予读取，并且，还时常对各种标准给予拓展与压缩，甚至转变保存的范围。假如未通过许可而任意改变，而且预先并未进行备份，若想辨别数码照片的真假存在一些难度，甚至会令主要数据遗失。

二、数码照片档案管理要素与对策分析

（一）强化监督数码照片档案收集的力度。数码照片档案的收集和整理之所以漏洞百出，是因为欠缺相应的制度。对于这一改变，所有使用单位均应依照国家档案局颁布的《照片档案管理规范》，结合使用单位工作事务乃至使用者，制定相关的数码照片档案管理规章制度。将数码照片档案管理人员的工作范畴乃至操控标准及规范逐一执行，而且需培养数码照片档案操控人员正确的工作理念，必须确保所有数据资源不论是否具备保存价值，在进行整理前必须进行备份，在整理时，以科学严谨的态度按照片档案的内容进行分门别类，在按时归档的同时做到保质保量，从而确保数码照片档案管理能够更为稳定，促进照片档案的开发与利用。

（二）牢抓数码照片档案管理制度的创建与实施。数码照片资源本身具有的安全性问题并非一个部门和企业可以解决的，应当通过政府资源的参与进行统一筹划与管理。在社会中应当加大数码照片档案管理的安全性宣传，让群众明白数码照片档案对人们而言是一种社会财富，应当自觉保障数码照片档案的安全，了解档案管理员在对数码照片档案的日常管理及使用数码照片档案的相关规定，以此提高民众对数码照片档案的保护意识。在创建制度和法规中更应当保障这些可以在所有部门和企业实施，能够有法可循，从而保障数码照片档案更加真实。

（三）对数码照片档案管理人员进行业务培训。对于数码照片在部门或企业中发生的计算机设备系统的损失问题上，大多数原因是人为看管力度不足而造成的。因此，所有部门与企业需要对数码照片档案管理人员进行有针对性的培训，并对数码照片档案管理方面任务量较大的单位而言，应当定期进行业务培训，提高监督力度，确保数码照片管理的牢固性。

三、结束语

笔者从十多年来所从事的图片档案管理工作中总结出，在严格规范操控人员工作理念与程序的同时，通过对收集到的数码照片进行科学的分类，按同年照片归在一起后，根据时间的先后顺序排列，将包含相关联内容的数码照片归拢起来，最后用刻录光盘、纸质冲印照片、硬盘存储这三种记录方式完成数码照片档案的收集。以此，不但能弥补数码照片在档案管理工作中的不足之处，还可确保数码照片档案的整理与采集效果。

[1]韩伟.数码新闻照片档案管理中存在的问题及对策分析[J].北京档案,2014(1):30-32.

[2]孙秀萍.图书馆数码照片档案管理探究——以吉林省图书馆为例[J].农业图书情报学刊,2014(3):186-188.