提高办公室档案的收集整理效率

丁慧慧

浙江省税务干部学校

为了更加全面地对办公室档案进行收集和整理，必须根据办公室档案收集和整理的内容、特点，加以改进。

1 办公室档案收集整理的内容以及特点

1.1 办公室档案收集整理的内容

办公室档案的收集整理主要包括以下4个方面内容：一是文件材料的搜集，二是文件材料归档整理，三是对档案编目，四是档案的保管。这4项内容也是办公室档案收集整理的步骤，需要按照一定的顺序进行。

1.2 办公室档案收集整理的特点

办公室档案的收集和整理主要具备3个特点，分别是综合性、逻辑性以及创新性。

首先，办公室是与学校各个部门沟通的部门，因此办公室所收集到的档案应具备一定的综合性，这样才方便各个部门对档案的查询。

其次，档案收集和整理的过程是严格按照学校相关规章制度来进行的，因此具备一定的逻辑性。

最后，“档案是死的，人是活的”，为了更好地发挥出档案的作用，应该结合学校的发展调整档案收集管理的方法。

2 提高办公室档案收集整理效率的措施

2.1 加强对档案分类大纲的编制

由于办公室是与学校其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案的来源众多，数量也多，在收集和管理上存在一定的复杂性。整理前首先要编制档案分类大纲。

2.2 加强对档案的分类存放和处理

编制好办公室档案分类大纲后，档案管理人员要结合档案分类大纲来对档案进行日常归卷，方便之后的档案查阅。档案人员需要对档案盒进行分类，对每一份档案进行编号。

2.3 加强与其他部门之间的关系处理

由于办公室是与其他部门沟通最多的部门，因此要提高办公室档案的收集和整理效率，就应加强与其他部门之间的协调，处理好与其他各部门的职责关系，才能更好地避免各种冲突矛盾的出现，才有利于部门之间的相互协作和沟通，提高档案的收集整理效率。

3 实现办公室档案信息化的必要性与策略

3.1 实现办公室档案信息化的必要性

实现办公室档案信息化，首先可以提高档案收集整理的效率，大大压缩档案的收集整理时间，从而提高档案收集和整理的效率。其次，有利于档案信息的交流和分享。通过网上分享，员工可以根据自己的需求来查询自己所需的档案，从而更好地实现档案的交流和分享。

3.2 实现办公室档案信息化的策略

首先，要对办公室档案进行数字化和数据化。

其次，加强办公室档案信息管理系统建设，实现档案管理信息化网络化。

再次，定期对档案人员进行信息化技能培训，提高档案人员的信息化水平。

最后，在实现办公室档案信息化的过程中，必须加强对档案信息的保护，由于大部分档案仅供内部查阅，学校要加强对防火墙技术的应用，确保档案信息安全。