初中学校档案管理存在的问题及对策措施——以杭州市上城区为例

吕希帆

浙江省杭州第六中学

学校档案是学校各部门和师生在学校教育、教学活动中直接形成的，对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等各种形式和载体的历史记录。学校档案是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校进行教学、教研和管理的必要条件。学校档案管理是提高学校工作效率和进行教育改革，维护学校真实面貌的一项重要工作。本文结合实际指出了初中学校档案管理中存在的主要问题并分析了问题的原因，提出了加强和改进的对策措施。

1 主要问题及成因

1.1 归档不全或不及时归档

初中学校档案需要归档的范围较大，种类多且杂，涉及很多部门，容易收不全或者未及时归档，造成档案流失。主要原因是归档制度执行不够严格，教职员工档案法治观念和档案意识不强，部门更换人员较频繁，交接工作不到位，造成一些档案材料的散失。

1.2 管理不够规范

各初中学校档案管理制度不够完善，加上档案人员对档案管理的标准规范学习掌握不够，教育主管部门和档案主管部门指导不够经常，导致学校档案管理不够规范。

1.3 信息化程度不高

当前初中学校档案数字化率不高，电子文件归档和电子档案管理没有引起足够的重视，信息化、网络化程度不高，跟不上学校数字化改革的步伐。关键是对档案信息化建设重视不够，没有将档案信息化纳入学校档案信息化规划和计划，对档案信息化建设的经费投入不足，缺乏档案信息化专业人才。

1.4 队伍建设需加强

初中学校档案人员往往都是兼职，各部门兼职档案员更是身兼数职，无暇顾及档案管理工作，兼职人员又不稳定，更换频繁，业务培训工作也跟不上。

2 加强和改进的对策措施

2.1 增强归档意识

针对初中学校档案的特点，县级层面应根据上级有关规定，制定统一的初中学校文件材料归档范围和保管期限规定，详细规定各类文件材料的收集范围和保管期限，做到应归尽归，实行集中统一管理，确保初中学校档案完整齐全。学校要据此结合实际制定具体规定，明确部门责任，将各类标准综合细化成适合学校操作的规则。强化交接工作，如有人员调动，文件、档案材料要及时移交。

2.2 强化规范管理

（1）出台标准。我区教育局很重视档案工作，2013年已出台相关标准，统一要求与规范，该标准根据《档案法》《浙江省实施＜档案法＞办法》《杭州市档案管理条例》有关规定，结合上城区教育系统的实际情况，为有利于初中、小学、幼儿园的档案管理与检查考核而制定。内容包括档案人员要求、档案室职责、库房设备、现代化设备、归档范围、归档时间、整理要求、档案利用、档案工作考核等。

（2）开展年检。年检工作可有效提高规范化管理水平。每年区教育局要对全区初中档案工作进行检查，提出详细的考核标准与对应的自查互查评分表。杭州市上城区对辖区内初中学校进行年检互查。每个学校既要去评其他学校，也要接受另外组的检查，加大了学习交流的范围。最后由组长负责，组员集体打分，并写明存在的问题，当场反馈检查结果，互相交流。结果交教育局，教育局开档案规则小组长协调会议，确定本年度的评先结果，并发文公示公布。

一年一度的档案规则交叉年检工作，可提供学习交流的好机会。每个档案员都要跑多家单位，听PPT现场汇报，实地翻看档案，到库房进行检查，看软件系统，并现场提问回复，信息量很大，在实践中提高了规范化管理水平。比如，检查中，不少学校对全宗卷工作重视不够，但看过一次，这方面的工作规范也就都清楚了。

2.3 推进信息化建设

信息化、现代化是学校档案工作的发展方向。县级教育主管部门和学校要制定实施学校档案信息化建设长远规划和年底计划，实现学校、教育系统内甚至全区互联互通，共建共享，有统一平台、统一标准，业务即办文件材料即存，一键归档。信息化水平的提升能让档案服务更便捷有效，提高群众的满意度。

2.4 提高档案人员业务素质

（1）稳定队伍。初中学校要建立一支综合档案室和部门专兼职档案人员队伍，并保持相对稳定。明确职责，落实相应的待遇，定期开展活动，强化考核，增强从事档案工作的职业荣誉感与归属感。

（2）加强培训。坚持先培训后上岗，采取请进来、走出去的方式，加强业务培训与交流，不断提高档案人员的专业素质。

（3）争先创优。鼓励学校开展档案目标管理认定工作，争创规范化、示范档案室、数字档案室。