县级新闻媒体单位如何做好档案管理工作

张 洁

湖州市德清县新闻中心（德清县广播电视台）

当前，我国县级单位纷纷启动了融媒体改革，县级融媒体中心建设为县级媒体数字化转型升级提供了一条新的思路。这些中心通过聚合县委、县政府所属报纸、期刊、广播、电视、网站、微博、微信、客户端等公共媒体资源，采用“一次采集、多种生成、多渠道传播”的方式，不断提升县级媒体的传播力和影响力。整合后的县级新闻媒体单位的业务种类复杂繁多，所形成的档案资料也更加丰富多样，这使得档案管理工作面临很多新问题。为了适应融媒体时代的发展，根据广播电视媒体特殊属性，本文对县级媒体单位当前面临的实际工作问题进行了分析，并提出一些相应的对策，以进一步做好档案管理工作。

1 融媒体时代县级新闻媒体单位档案管理现状和存在的问题

1.1 档案工作意识相对单薄，经费和人员配备不到位

传统的档案工作观念落后，开放意识与创新意识淡薄。目前，仍然存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”，“安于现状”，不讲求社会效益和经济效益等旧观念。在新闻媒体发展过程中，往往更倾向于和经济利益直接挂钩的采编播节目部门和广告等经营创收部门。档案室属于后勤服务部门，不能直接产生经济效益，因此档案管理工作往往不受重视，经费和人员配备往往不能到位，甚至有些单位没有专职档案员，兼职档案员刚上岗不久就会由于别的重要部门缺人而被调离，或者认为档案工作不急先忙别的工作，致使档案收集整理利用工作平时不能进行常态化管理、做好借阅登记工作，导致档案丢失。档案室由于没有资金来源，不能随时配备和更新设备，有些专业工作无法开展，工作中形成的大量档案资料长期积累，不能及时归档，最后只能委托外包公司整理归档，对档案的利用也会带来一定影响，档案室不能完全真正发挥作用。

1.2 档案管理不规范，缺乏完善的档案管理规范和制度

传统档案管理将档案从分散、零乱的状态变为科学、集中、系统的管理，档案的利用基本也是如此，实体档案时代提供的是一种静态的服务。目前的新闻工作已发生极大的改变，不再像过去那样依赖纸笔和编辑设备，新闻随时发生随时发布，但是现有的档案管理制度还没有跟上节奏，档案工作还停留在“收管用”传统模式上。档案的收集应该从纸质实物的收集变为档案数据的收集，从一对一的档案归档变为一对多的档案数据归档；档案的管理，应该从对档案本身“卷”或“件”的管理，变为对海量档案数据库的管理；档案的利用，应该从被动服务变为主动服务。档案管理工作缺乏制度保障，缺乏有效的监督管理机制，导致管理工作混乱。比如，许多非纸质的资料无法在第一时间保存，微信公众号发布资料只能存在云端，影像视频资料不能通过一定方式审核直接上传到档案管理数据库保存，在高速运转的新闻媒体单位，档案资料容易过时而丢失，档案的利用率也较低，不能很好地发挥档案工作的作用。

1.3 档案信息资源的开发利用不够

目前新闻媒体单位基本配备了媒资管理系统管理声像文件，但是内存不够大，存满一个盘需要再换一个盘，如果要调用数据会比较麻烦，不能随时调用，而且必须要到机房才能查找利用，不能实时共享，档案利用率不高。其他业务档案如报纸也是直接保存实物档案而没有扫描后保存数据到档案管理数据库里，大量的影音素材资料都没有保存在媒资库里，照片也仅仅保存部分压缩后的照片，再利用价值不大。很多珍贵的档案资料不能在安全的内网中由各部门终端查找利用。大数据具有的高度共享、即时性、碎片化、非结构化、易获取、更新快的特征，使传统的档案工作在大数据时代很难发挥作用，档案工作在大数据时代面临着革命性的突破。信息化不能只停留在单纯地进行数据的存储上，尤其是基层的新闻媒体单位，更应该积极地发挥数据信息化所带来的优势，使得信息化的管理能够更好地为各种媒体节目的生产服务。

2 加强县级新闻媒体单位档案工作的建议

2.1 设立专门的档案管理部门负责本单位的档案管理工作

综合档案室进行定员定岗定编定责，配备好具有一定专业技术能力的专职档案工作人员，负责开展档案管理的具体工作，保持一定的稳定性。在新闻宣传、技术业务部门配备兼职档案工作人员，负责配合综合档案室做好日常档案的收集、整理和归档工作。制订各项档案管理规章制度，将绩效考核方案引用到对档案人员的管理之中，严格要求档案管理人员按章办事；实行工资和职称挂钩，鼓励档案管理人员职称晋升，提升业务素质。

2.2 加强培训和交流

要增加培训学习的机会，提高档案管理人员的工作技能；要鼓励档案管理人员积极参加培训，定期参加省市的培训项目；加强新闻媒体单位档案管理人员应用音像档案管理电子软件的相关培训，在形成档案信息的电子文件时加强学习，在归档的过程中符合相应格式的要求，掌握档案管理的最新技能，了解现今档案管理的最新技术，将其应用到实际工作当中，提高档案管理的效率；定期开展专兼职档案管理人员学习交流会，聘请档案管理专业人员对兼职档案员进行档案专业知识更新业务培训，使整个新闻媒体单位各部门互相配合，档案管理工作有效进行。

2.3 加快档案信息化建设的步伐，完善信息安全建设

档案工作要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和应用新技术。软硬件的建设和投入，能使信息化建设在物质基础层面得到可靠的支撑。搭建新闻媒体资源专用平台，对音像档案及其他媒体资源进行开发利用，使档案管理工作更好地为媒体融合发展服务。

同时，可以开放的影音素材资源向社会开放，合理制订收费标准，提高档案利用率，扩大档案影响力。

此外，还应加强对档案库的安全建设，加强对音像电子文件的收集、整理、储存及保护，保证电子文件的齐全、完整。在音像档案的信息化建设过程中，会产生一些安全问题，会产生数据转移和传输，因此，应该严格遵守各项规定和要求，提高安全防范意识，避免由于外部环境的因素对已经保存的数据造成损坏，防止由于人为失误造成信息档案的损坏。档案信息管理人员应该加强对信息档案安全重要性的认识，切实提高对档案信息的安全保护。