事业单位档案管理方法及经验探讨

王艳娇

[摘 要]档案管理作为事业单位日常管理工作中的重要组成部分，其管理成效将直接关系事业单位的整体工作状况。为此，事业单位管理人员应该高度重视档案管理工作。目前，在各大事业单位档案管理工作中，还存在一些影响管理工作效果的因素。为了进一步提升事业单位的档案管理水平，事业单位需要完善相关制度，提升档案管理人员的素质，同时引进现代化的管理方式。本文基于事业单位档案管理工作的现状，主要分析了事业单位档案管理的现状和问题，同时提出了几点管理方法和经验，以期通过笔者努力，找到不断提升事业单位档案管理工作效果的可靠途径。

[关键词]档案管理；管理方法；管理经验

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.107

[中图分类号]G271；D630 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

事业单位档案管理工作，指的就是事业单位内部与档案相关的管理内容，包括文书档案管理、人事档案管理等。对于任何一家事业单位而言，有效的档案管理工作能够提升事业单位的日常管理工作效果，为事业单位各项工作的顺利开展奠定良好的基础。档案管理工作作为事业单位日常管理工作中的重要组成部分，其重要性不言而言。因此，事业单位管理者需要采取措施，强化档案管理力度，确保档案管理工作顺利进行。

1 事业单位档案管理现状和问题

目前，不少事业单位开始意识到了强化档案管理的重要性，并且开始逐步引入一些新型的档案管理办法，但从整体上来看，档案管理工作的效果并不如意。笔者通过仔细分析发现其中还存在一些影响管理质量的问题，具体表现在以下几个方面。

第一，档案管理工作创新力度不足，往往跟不上事业单位改革的步伐。很多事业单位在市场经济快速发展的形势下，不断加快内部改革步伐，以追求更大的经济利益。而档案管理工作，由于不会给事业单位带来直接的经济利益，因而常常受到忽视。在事业单位内部，档案管理往往是最后加入改革队伍的一项工作，导致档案管理工作跟不上事业单位改革的步伐，进一步造成事业单位档案管理工作创新度不足。

第二，事业单位档案管理人员的素质提升速度较慢，跟不上时代发展的步伐。档案管理工作虽然无法给事业单位带来直接的经济效益，但在事业单位发展的过程中，也发挥着不容忽视的作用。档案管理工作内容相对复杂，要想做好这项工作，管理人员需要具备较强的专业素质，但很多事业单位的档案管理工作人员，往往缺乏积极进取、不断学习的心理，无法快速吸收新型的管理理念和管理模式。

第三，事业单位档案编研工作重视度不足。虽然有些事业单位设置有专门管理档案的部门和科室，但是通常只是安排一些人員进行档案的简单保存与管理，很少针对档案进行编制研究，如此就造成档案利用率偏低，导致无法充分发挥档案的价值。

2 事业单位档案管理方法及经验

2.1 健全档案管理制度

完善的制度是确保各项工作顺利进行的关键。从目前状况来看，很多事业单位虽然经常根据市场发展形势，更新内部管理制度，但针对档案管理的相关制度，却常常被忽视。为了进一步提升事业单位档案管理工作质量，事业单位管理者就需要从制度方面入手，为档案管理工作保驾护航。具体而言，事业单位可以基于我国《档案法》，对内部制度加以完善，使档案管理制度更加明确、条例清晰，让档案管理人员有章可循。同时，事业单位管理者需要提高对档案管理工作的重视程度，将档案管理工作纳入事业单位年度发展计划中，并划拨专项经费，明确档案管理工作人员的各项职责，严格落实事业单位内部档案管理制度。

2.2 提升档案管理人员的素质

档案管理人员作为事业单位人力资源的重要组成部分，其素质水平不仅直接关系到事业单位档案管理的工作质量，还关系到事业单位整体工作效果。对于事业单位而言，档案管理工作相对于其他类型的日常管理工作，有着自身的独特性。档案管理工作看似简单，实则比较复杂，对管理人员的素质要求较高。为了确保档案管理工作质量，事业单位管理者需要提升档案管理人员的素质。首先，事业单位应该针对档案管理工作的特点以及岗位实际需求，组织档案管理人员参加业务培训、专业知识培训等活动，来提升档案管理人员的专业素质，以壮大档案管理工作队伍，为事业单位档案管理岗位输送所需的人才。同时，事业单位还可以组织档案管理人员前往其他事业单位进行参观学习，积极引进其他事业单位优秀的做法，以完善自身工作的不足。此外，档案管理人员则需要树立起强烈的学习观念，积极学习有效的管理办法，提升专业知识水平，掌握最新的档案管理应用软件，让档案管理工作能够在事业单位发展过程中，发挥重大作用。

2.3 充分利用好档案资源

档案虽然不能直接给事业单位带来经济利益，但其利用价值也很大。对于事业单位而言，档案是一种隐形资产，有效的档案管理工作，能够提高事业单位的经济效益。针对目前事业单位档案利用率不高的状况，事业单位可以采取相应的措施加以改善。首先，事业单位管理者需要根据内部发展需求，恰当引入一些新型的档案管理软件和设备，使传统手工管理模式得到改善；其次，档案管理人员需要针对档案积极开展编研工作，对档案进行分类整理，提升档案管理工作的效率，同时便于档案利用人员以最快的速度找到所需的档案；最后，事业单位管理者可以安排专门人员负责档案的开发与利用工作，让档案的经济价值得到充分发挥。

2.4 建立档案管理网上系统

随着现代网络技术的飞速发展，档案管理与网络技术的结合成为一种必然的结果。现如今，不少事业单位的档案管理工作，开始由传统手工管理为主转变为以计算机管理为主、手工存档为辅的模式。对此，事业单位可以基于传统档案管理工作，积极引入一些国际化、现代化的档案管理系统软件，积极建立网上管理平台，同时成立专门的档案管理信息服务中心，为事业单位内部档案信息需求者提供信息查询与咨询服务。事业单位应该紧紧抓住新时代的机遇，促进内部档案管理工作不断朝着现代化、规范化、系统化方向发展。

2.5 明确档案管理主体部分

事业单位档案包括很多类型，并且发展历程越长远的事业单位，档案数量可能越多。但在这些堆积如山的档案中，并不是所有的档案都具有可开发利用的价值，真正可以给事业单位带来经济效益的档案，可能为数不多。所以，对于以盈利为目的的事业单位而言，在开展档案管理工作的过程中，需要明确档案管理“主体”部分，即明确哪部分档案是事业单位的核心，是事业单位的关键。然后针对这部分主体档案，档案管理人员要开展档案编研、档案开发利用、档案分类归档等工作，让这部分档案时刻处于准备状态，可以随时被调取利用。事业单位档案管理人员，则需要利用自身的专业素质配合事业单位管理者，做好档案的整理工作，让档案中的主体部分受到重视，确保这部分档案的完整性和可利用性。

3 结 语

档案管理在事业单位日常管理工作中，属于非常重要的组成部分。档案管理工作效果，会直接影响事业单位行政、生产技术、项目经营等管理工作的质量。对此，事业单位管理者需要重视档案管理工作，并且充分认识到目前内部档案管理工作中的不足，并且仔细分析问题出现的原因，然后从健全档案管理制度、提升档案管理人员的素质、充分利用好档案资源、建立档案管理网上系统、明确档案管理主体部分等方面着手进行管理改革，让档案管理工作能够助力事业单位的可持续发展，让档案的价值得到充分发挥。

主要参考文献

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