新形势下提升国企档案工作价值的途径

林海燕

[摘 要]国有企业档案不仅具有极大的经济价值，同时还具有突出的社会公益价值。国有企业只有正视档案管理中存在的问题，才能充分发挥档案的重要作用，本文旨在探索有效实现档案价值的路径。

[关键词]国有企业；档案价值；路径分析

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.106

[中图分类号]F276.1；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）24-0-02

1 国有企业档案管理工作的价值

1.1 档案是企业发展的重要资源

档案资源是企业发展的重要资源，国有企业档案资源不仅记录了企业发展的全过程，而且保存了国有企业发展的关键数据信息，这其中不仅有企业的核心工程数据、管理经验、创新历程，而且还有大量企业科技研发的核心数据信息，这些资源是构成企业核心竞争力的重要组成部分。企业档案资源的权威性要远远高于企业的其他资源，是对企业发展方针政策的具体体现。具体来说，企业档案资源包括了企业产品、设备、基建等方面的基本信息，记录了人员和人才培养的具体情况。档案资源中还有企业的财务信息，企业发展的历史资料。可以说档案是国有企业文化的重要载体，是国企进行相关行业管理的重要依据。国有企业档案资源不仅关系到企业发展，同时还关系到国计民生的方方面面，是企业活动的最重要信息资源，全程记录了企业的发展历程。

1.2 档案是企业发展的决策依据

档案是国有企业发展决策的重要依据，档案不仅记录了国有企业过往发展的足迹，同时也预示着国有企业未来的发展方向，档案是国有企业决策的重要参照物。国有企业只有在完整、全面信息流的基础上，才能提高决策的科学性和预见性。现代企业决策不仅要关注时代背景，更要关注企业过往的信息数据，关注国有企业的历史数据信息并进行综合判断，才能对企业的实际情况和定位进行科学衡量。有些国有企业对信息资料积累不全面，不能掌握国有企业的内外部情况，不能对企业的过往生产力发展状况、人力资源构成、现有物质条件进行综合、全面判断，因此就不能有效抓住商机。国有企业只有根据档案数据信息进行全面的科学衡量，才能准确地判断企业发展外在环境的利弊，从而做出科学的决策。

1.3 档案有利于提升企业的软实力

国有企业面对日益激烈的市场竞争，就必须提高企业的综合竞争力，档案是企业综合竞争软实力的重要组成部分。档案不仅是企业过往发展史的集中概括，同时也清晰记载着企业的发展理念和发展历史成果，积淀了企业的价值与文化，是企业实力的重要载体和信息源泉。企业档案不仅是企的软实力，同样还是企业的历史、现实与未来不可或缺的重要记录。企业只有提高对档案价值的认知度，才能在充分尊重历史的情况下，制定出符合时代发展要求的企业战略，进而不断提升企业的软实力。

2 国有企业档案管理工作中存在的问题

2.1 认识不到位

目前，国有企业对档案管理工作认识不到位，没能充分认识到国有企业档案管理工作的重要价值，虽然国有企业已经普遍实现了档案的电子化管理，但是在电子档案信息挖掘质量方面还有待提高。例如，有些国有企业没有使用大数据的信息挖掘方式，没能围绕着企业开发项目进行有效的数据挖掘，没能与其他企事业单位公开档案对比中进行科学的信息挖掘处理工作。还有的国有企业没能意识到档案管理工作的重要性，现有的电子档案处理标准相对较低，存在档案数据收集较为简易、档案数据精准性不足、档案数据类型简单等问题。这些都是国有企业对档案管理工作认识不到位的具体表现。

2.2 保障机制不完善

目前，国有企业档案管理工作不但缺乏明确的计划与发展策略，而且没有突出重点，没能围绕企业档案管理的问题进行创新，无法有效提升国有企业档案管理的效率。保障机制不完善具体表现在以下两个方面：首先，国有企业档案管理部门的设施设备普遍陈旧，缺少信息化的技术手段和专业的档案管理软件，因此影响了档案管理工作的质量；其次，国有企业档案管理部门没有完善的组织机构，仅靠专业人员进行档案管理，没能带动国有企业上下共同开展档案管理工作，不仅不利于档案价值的推广，而且不利于形成完善的档案保障机制。

3 提升国企档案价值的有效途径

3.1 转变国企档案管理方式

隨着信息时代的到来，社会市场经济环境不断发生变化，现代企业档案管理工作对档案信息质量要求越来越高，因此国有企业必须转变传统的档案管理方式，使“死档案”变成“活信息”，充分发挥出档案在企业经营管理中的实际作用。首先，改革传统的档案管理理念，从传统档案收集整理向着开发档案价值的方向转变，注重运用创新型的档案服务模式，通过档案资源来提升职工的个人素质，充分挖掘档案中的潜在信息价值。其次，注重运用档案信息为企业发展经营决策提供支持，发挥出档案在企业经营活动中的实际功能，营造档案管理工作的良好氛围。最后，转变档案管理方式，注重运用信息化的档案管理方法，围绕档案管理的现实需求完善档案管理流程，发挥各职能部门人员在档案收集、校对和使用中的作用，不断更新国企部门使用档案的意识，注重运用档案数据信息为现代企业管理、项目运行提供支持；转变国企员工档案管理思想，围绕档案管理和档案事业发展目标制定计划，找准阶段性档案管理工作的重点。

3.2 科学使用档案信息技术

国有企业要想提升国企档案工作价值，发挥档案管理工作在企业发展运营中的辅助作用，就必须使用信息化的档案管理方式。首先，充分发挥现有信息设备的作用，注重根据企业管理运营的实际需求，开发集成性的智能化档案管理与应用平台，实现档案数据信息有效传递；其次，提高档案信息使用的安全性，注重开发档案信息安全管理有效方式，依靠互联网安全传递档案信息，实现档案数据的远程交互；再次，围绕着档案数据智能化使用需求，不断开发档案信息功能模块，提高电子档案的使用效率，并注重根据外部环境变化，切实延伸档案信息收集的触角，形成依托电子信息技术的完整档案收集体系，实现国有企业档案管理系统与办公自动化系统对接；最后，提高档案管理的标准化水平，注重根据电子信息档案管理的现实需求提高档案的标准化水平。

3.3 提高档案管理队伍素质

国有企业要做好国有企业档案管理工作，必须发挥档案管理人员的作用，形成完整的国有企业档案管理队伍体系，不断依靠档案管理人才实现档案管理事业的创新发展。首先，提高管理制度建设，明确档案管理人员、企业领导者的具体责任，形成完善的责任监督与绩效考评机制，全面衡量国有企业档案管理人员的作用；其次，加强档案管理人员的队伍建设，注重人员的科学选拔，不仅要配备档案管理专业人员，同时还要配备具备标准化与信息化专业知识和软件开发能力的专业人员，形成完善的国有企业档案管理队伍体系；再次，系统加强档案管理人员培训，不仅要按照档案管理的发展趋势对专职人员进行培训，同时还要对档案管理相关工作的外围业务人员进行培训，这样才能形成完善的档案管理工作队伍体系；最后，善于总结档案管理队伍的问题，注重根据档案管理队伍的素质欠缺，使用科学的方法进行有效弥补，全面提高档案管理人员能力水平。

3.4 完善档案管理领导机制

现代国有企业档案管理不仅要向下延伸，形成完善的档案管理工作体系，还要从宏观层面上切实加强对档案管理的领导，指导国有企业档案管理工作与企业发展战略衔接，发挥档案管理在企业发展中的重要作用。首先，要落实档案管理的领导责任，注重把档案管理纳入企业日常管理进程中，围绕国有企业档案管理工作的总体规划进行有效管理；其次，分管领导定期进行档案管理工作总结，明确档案管理工作的阶段性问题，及时分析档案管理中存在的问题，为档案管理创造良好的工作氛围；再次，加强档案管理机构建设，根据档案管理工作任务进行组织机构构架安排，明确档案管理工作的地位，配齐必要的档案工作设施设备，并且对档案管理人员执行必要的绩效奖励办法，全面调动档案管理人员的积极性；最后，围绕档案管理的前沿技术和發展趋势，不断完善国有企业档案管理体系，注重引进先进的管理方法与管理策略，从根本上提高国有企业档案管理水平，解决档案管理存在的实际问题。

4 结 语

为了有效应对智能化、信息化时代的挑战，发挥出档案资源在企业决策、经营管理、生产发展中的指导作用，国有企业必须创新档案管理方式，完善档案管理体系，发挥现有档案管理人员的作用，从而构建适应现代社会需要的科学档案管理系统，以促进国有企业快速发展。

主要参考文献

[1]王丹丹.浅谈档案信息化建设[J].兰台内外，2015（3）.

[2]王建祥.企业档案利用研究的现状及主要观点[J].办公自动化，2015（13）.