电子文件归档管理模式探究

史洪伟

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活质量得到了一定改善，相应的人们的思想认识水平也有所提高，近些年，针对一些企业领导者而言，管理意识愈加的深入人心，而档案管理作为管理工作中的重要组成部分，也就需要有关管理人员能够加以重视，并且做好相关的管理工作。但是随着电子文件的诞生，这就对于归档管理模式提出了更高的要求，传统的归档管理模式各有利弊，因此，这就要求有关人员能够加强电子文件归档管理模式的探究，以更好的提高归档管理水平。

关键词：电子文件；归档；管理模式

电子文件归档管理模式是值得人们进行深入分析的，因为这关系着电子文件归档管理工作的水平，同时对于我国档案事业的发展具有一定的影响。只有加强对于电子文件归档管理模式的分析，才能帮助人们更为深入的了解各个管理模式的相关知识以及不足之处，以更好的进行创新融合，加强电子文件的归档管理。所以，这就要求有关管理人员能够提高对于电子文件归档管理模式的认识以及重视程度，并且能够结合实际的发展历程进行认真的分析，从而使得“双套制”和“单套制”能够并列进行实施，更好的促进档案事业的建设与发展。

1 两种归档管理模式分析

1.1 “双套制”归档管理模式

针对“双套制”电子文件归档管理模式而言，它是传统归档管理模式中的一种，在电子文件归档管理的过程中比较常见，通过应用这种管理模式，能够使得电子文件的电子版和纸质版同时进行保存，以方便人们加以存储和利用，尤其对于一些比较重要的电子文件，几乎都会采用这样的方法，这样能够更好的保证电子文件的真实性、可读性等等，进而充分的发挥出电子文件的价值，更好的为人们提供档案服务，满足人们的档案需求。

1.2 “单套制”归档管理模式

与“双套制”相对应的就是“单套制”。这也是一种归档管理模式，就这种模式本身而言，主要指的是将业务流程与电子文件管理流程进行有效地对接，进而再利用数字化技术加以签名以及签章，最后再进行归档，将其文件提交到档案室，最终形成了特有的电子文件归档管理模式，在这种模式管理的过程中，文件始终都是以电子化运作的模式呈现出来，基本不会出现非电子形式的文件类型，这与“单轨制”归档管理模式有些相像，能够起到一定的归档管理作用。

2 电子文件归档管理模式发展的有关历程

2.1 “双套制”为过度时期的归档管理模式

随着我国科技信息的发展，电子文件形式得以诞生和应用，但是给人们带来方便的同时，也会存有一些不足之处，由于电子文件本身的问题，使得其文件的真实性以及可靠性都难以得到有效的保障，这就给电子文件管理工作提出了更高的要求。而随之面临的就是法律上的证据效力问题以及技术上的保存问题，在这种情况下，“双套制”这种归档管理模式才得以出现。事实上，在电子文件归档管理模式发展的过程中，诞生了很多的归档管理模式，而最为常见的“双套制”管理模式则是其过度时期诞生的。这里的过度时期指的是电子文件的安全管理规范并没有完全的建立起来，还需要加以不断的完善，在此使其应用这种管理模式，是一种有效的解决办法。尤其在电子档案发展的初期阶段，实施这种管理模式尤其一定的必要性，通过将电子文件分为两种形式进行保存，有助于保证电子文件的长久性，具有理论以及实践上的双重意义。这是特定历史时期背景下的举措，有其一定的客观性以及必然性。

2.2 “双套制”运行中的难题

（1）“双套制”导致资源严重浪费。在“双套制”实行的过程中，有一定的作用，但是同时也存在着一定的难题，这些难题的产生极不利于电子文件归档管理工作的顺利进行，也难以取得良好的管理效果。因此，针对这些难题就需要有关管理人员能够加以重视，针对其中的不足之处认真的进行分析。实际上，在这种模式运行的过程中，资源浪费的问题就比较突出，这是其中的难题之一。由于大量的资源被严重的浪费，这就极不利于为国家的可持续发展，针对其资源浪费的原因就有必要进行分析。而就其资源浪费问题本身而言，主要体现在以下几个方面。首先，由于电子文件管理系统的部署往往会涉及到很多的资金，这就会产生很多的经费开销，而且即使能够得以开展，由于纸质副本的存在，就会产生双向的浪费。其次，在实施这种回档管理模式的过程汇总，大量的纸质文件会逐渐增多，这就无疑会占用很多库房以及空间，人员、物力以及设备等方面都会产生极大的浪费。（2） “双套制”导致管理效率低下。文件双套归档意味着每份文件在归档时都需要电子和纸质两个版本。如果是更为彻底的双轨制，则意味着每份文件从制发、传输、办理到归档等环节，都是电子和纸质两个版本同时存在并运转。与传统纸质文件运行模式相比，双套归档、双轨运行使得档案管理工作量大增，严重影响了工作效率。电子文件的优势就是传输快捷、修改方便、易于共享、便于利用，可以简化档案管理流程，提高档案管理效率，减轻档案管理人员的工作负担，这是电子文件诞生和管理的初衷。但双套归档、双轨运行导致其管理效率极其低下，越来越多的档案工作者陷入双套归档的“泥沼”之中，无法抽身，又怎会有更多时间用于档案信息资源开发利用呢？此外，电子文件对纸质副本的依赖程度过高，还会导致经办人员或者档案管理人员产生侥幸心理，容易使其在文件管理过程中产生一种错觉，即电子文件保管不好也无所谓，反正有纸质文件作保障，这样反而妨碍了档案工作现代化的发展。（3）“双套制”背离时代趋势。随着电子政务、电子商务和智慧城市建设步伐的加快，以及云计算、大数据等信息技术的推动，越来越多的国家和地区开始实行数字转型。从全球范围来看，文件管理数字转型已是必然之势。文件管理的数字转型意味着，我们将从以“打印归档”为主的阶段式管理转向以“数字方式”为主的持续管理，即数字方式的管理涵盖电子文件生命周期全过程，实现“数字连续性”。美国、加拿大、澳大利亚、英国、新西兰等发达国家相继实施“数字连续性”计划或与之类似的数字转型规划，旨在指导所在国家的数字转型，从国家层面推动电子文件的单轨运行。

3 “双套制”与“单套制”归档管理模式的并行

在“双套制”归档管理模式举步维艰之时，要求电子文件单套归档、单轨运行的呼声越来越高。与纸质等传统载体文件相比，电子文件能够提供纸质文件所无法比拟的全文检索、网络传输、快速复制、多用户同时利用等功能。同时顺应了社会对文件、档案信息需求上涨以及对信息系统性、时效性要求提高的趋势，能够为文件形成者和档案利用者提供诸多便利。随着时代的发展，电子文件的优势日益凸显，其功能与作用已逐步得到国家和社会的广泛认可。此时，档案部门推行电子文件单套归档、单轨运行将有助于充分發挥电子文件优势，使其不再受制于纸质文件，焕发电子文件新的生机与活力，这是时代“新的曙光”。

4 结束语

随着时代的不断向前发展，我国的科技水平也有所提升，这就使得新技术、新手段得以不断的诞生和应用，而电子文件也是在这一时代背景下诞生的，这就对于我国的档案管理工作造成了一定的冲击，而且不得不迫使人们开始思考有关电子文件归档管理模式的问题。就“双套制”而言，在实际的运行中还有很多的不足之处，而“单套制”归档模式的出现就正好能够进行弥补，因此，在新时期的背景下，并行实施这两种归档管理模式才是基本的有效途径，而在未来，有理由相信，“单套制”的电子文件归档管理模式会得到广泛的应用。

参考文献

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