汽车企业的供应商档案管理

陶霞菊

（安徽江淮汽车集团股份有限公司，安徽 合肥 230601）

汽车企业的供应商档案管理

陶霞菊

（安徽江淮汽车集团股份有限公司，安徽 合肥 230601）

供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。

供应商；档案管理；供应商管理制度

CLC NO.: U461.9 Document Code: B Article ID: 1671-7988 (2017)09-79-03

1、引言

1.1 背景

企业面对全球化及竞争的环境，与其它的上下游成员形成供应链已经是必然的趋势，而采购功能直接的影响企业的竞争能力，随着采购的重要性增加，企业或组织供应商的关系也日趋密切，目前国内外有许多研究供应商选择的相关文献，对供应商的日常评估这一方面研究甚少。由于寻找及评估新的供应商需要高成本，所以企业应倾向与现有供应商合作及增加供应商的绩效，更进一步完善供应商档案信息，因此现今的商业环境强调与重要供应商发展长期合作关系，企业应识别优秀供应商和绩差供应商，为采购决策提供依据，同时促进和帮助绩差供应商的改进，不断优化配套资源，提升供应链的竞争力，因此评估现有供应商绩效为值得研究的方向，供应商档案信息调研是其基础。

1.2 目的

供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，为保证供应商资料的保密性及时效性，并有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。供应商档案管理作为供应商管理的基础，为供应商开展采购业务、提升采购效率、降低采购成本，提供了准确、有力的支撑。

2、供应商档案管理相关理论

2.1 供应商管理

供应商管理是供应链采购管理中一个很重要的问题，它在实现准时化采购中有很重要的作用。供应商管理就是通过维护和加强伙伴关系，使供需双方进一步发展成为战略合作伙伴关系，产生新生产能力，将供应环节价值增值提升的过程。供应商管理是采购工作中一项极为重要的环节，不断优化和改善供购关系是供应商管理的终于手段。

供应商管理指标体系包括四个方面：质量（Quality）、成本（Cost）、交货（Delivery）、服务（Servise），统称QCDS。前三个指标各行各业通用，相对易于统计，属硬性指标，是供应商管理绩效的直接表现；服务指标是供应商增加价值的重要表现。前三个指标广为接受并应用；对其余指标的认识、理解则参差不齐，对其执行则能体现管理供应商的水平。

供应商管理，其内容包括供应商开发、供应商档案信息存档、供应商评选、供应商联盟、供应商绩效评估及供应商的退出等。其中供应商评选和评估是供应商管理的一个最重要的环节，只有客观、科学地评估供应商和进行供应链管理，才能共同为最终用户提供最大价值的产品和服务。供应链管理成为关系到企业生存和发展的关键，而供应商评估则是做好供应链管理、使供应链合作关系正常运行的基础和前提条件。

2.2 供应商档案管理对象

（1）从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

（2）从业务合作程度来划分：淘汰供应商、潜在供应商、候选供应商、准供应商、合格供应商。包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

（3）从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同， 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

（4）从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

2.3 供应商档案管理方法

（1）收集供应商资料，主要的收集渠道是有意向与我司建立业务合作伙伴的供应商。

（2）建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡（又称供应商管理卡、供应商资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

① 提供供应商资料卡，由供应商填写。

② 由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

③ 通过本公司和供应商已发生的采购情况（包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况）。

然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案卡。

（3）通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。

(4) 整理材料，将已经建立供应商资料卡的供应商信息进一步的整理，完善。

（5）定时更新供应商的供货信息，做到与市场同步，随时了解供应商最新的相关信息。

3、 汽车企业的供应商档案管理

3.1 汽车企业供应商的特点

3.1.1 供应商结构复杂

由于汽车产品的复杂性，汽车产业的供应链是最复杂的供应链系统之一。汽车制造企业为满足客户的不同需求，在制造、组装和总装时，需要从大量的零部件供应商手中采购大量的物料，目前汽车制造企业都采取分散式采购，即每个汽车制造企业都有自己的供应商网络，零部件种类在1000种以上，而供应商数量在百家以上。近年来，汽车制造企业改革供应体制，由单个汽车零部件采购转变成为模块化采购，由多个零部件供应商采购转变为向少数系统供应商采购，逐步形成多级供货体系。

3.2 汽车企业的供应商档案管理

通过及时的掌握供应商信息变更，准确、完善的整理供应商档案信息，科学的评价体系，准确、全面的评估供应商的综合绩效，识别优秀供应商和绩差供应商，为采购决策提供依据；以档案信息为支撑、绩效为导向引导供应商持续开展过程和实物质量的提升，促进和帮助绩差供应商的改进，不断优化配套资源，提升供应链的竞争力。

3.2.1 供应商分类

从公司对供应商的依赖度及供应商对公司的依赖度两个维度，供应商可分为如下三类：

（1）战略协作型：指那些对公司有战略意义的供应商，提供的产品技术国内无替代或者在国内重卡领域里占有绝对优势的供应商，这些供应商的存在对公司至关重要，对这类供应商应该培养长期关系；

（2）合作型：提供的产品或服务具有可替代性，供应商愿意为公司发展作出一定贡献，且总体绩效较好，基本的管理策略是发展长期合作关系；

（3）一般交易型：供应商与公司之间的相互依赖度都低，基本的管理策略是以短期的交易买卖关系为主。

根据供应商所供零部件产品的特点，汽车制造企业的供应商可分为四大类：动力类、金属类、电器类、非金属类。

3.2.2 供应商档案管理内容

为保证供应商资料的保密性及时效性，更快、准确的查找供应商信息及更及时追踪掌握供应商信息变更情况，公司以纸质版、电子版两种存档形式，从供方名录档案、供方基本信息档案、供方经济合同档案、OTS、PPAP档案等方面建立并管理供应商档案。

（1)合格供方名录：代码、主供产品、产品重要度、属性。清单必须报总经理签批。

（2）合格供方基本信息档案：有效的营业执照、有效的税务登记证、有效的组织结构代码证、有效的质量体系证书、供应商现场审核表、主要生产设备统计表、主要检测试验设备统计表、产品配套统计表、供应商基本信息调查表、潜在转候选供应商、候选转准供应商、准供应商转合格供应商评定记录表、试装评审合格单及验证报告；

（3）临采供方档案：有效的营业执照、有效的税务登记证、有效的组织结构代码证、有效的质量体系证书、供应商现场审核表、主要生产设备统计表、主要检测试验设备统计表、产品配套统计表、供应商基本信息调查表、临采采购合同。

（4）合同价格：年度订货合同、配套协议、价格协议及相关补充协议；

（5）招议标类报告：按属性、年份编号归档；

（6）备件采购合同：合同、配套协议、价格协议及相关补充协议；

（7）供应商档案变更申请表：申请厂家、联系方式、变更原因、变更方式、变更前后状态。报总经理或副总经理签批；

（8）零部件OTS档案：OTS文件资料、OTS文件审核报告、OTS文件审核问题整改表、外购件检查报告单、新产品评审表、产品试装评审报告、OTS认可报告；

（9）零部件PPAP档案：PPAP文件资料、PPAP文件审核报告、PPAP现场审核评分表、PPAP现场审核报告、PPAP审核问题整改表、外购件检查报告单、PPAP认可报告。

（10）新开发相关类报告：按属性、年份编号归档；

（11）供货比例调整通知单: 按供应商名录、属性、年份编号归档；

（12）供应商绩效评价：按照属性、层级、月份归档。

3.2.3 供应商档案管理要求

（1）临采供应商档案完整性遵循谁开发谁负责原则；归档的文件按照要求要齐全、份数完整、字迹清晰，每份文件不缺张少页，文件的正本与附件及批复原件都必须归档。

（2）档案的借阅和保管：非本人所属产品，不得查阅供方经济类合同档案（本部门内部人员允许查阅，不允许复制或者擅自带走，经的档案管理人员同意后方得复制或者登记带离）；外单位人员因公来部门借阅、复制档案时，必须经双方部门负责人审核签字后方可借阅、复制；借阅人必须在指定地点查阅；档案管理人员对归档的档案材料，做好整理、修补、装订、更新工作，并保持档案的完好整洁。

归档时间：归档时间分为定期和随时；定期归档分为月度或年度，按照时间节点定期对月度、年度档案收集更新；随时归档是文件形成后较短时间内，整理后统一交由专人归档。

对于没经的档案管理人员同意而擅自拿走或者复制相关供应商档案信息者，凡被发现者，一切情况自负。

4、结论

本论文通过对汽车制造企业的供应商特点分析，结合重型车公司实例，编制了供应商档案管理制度，并建立了供应商档案管理模式。重型车公司供应商档案管理为纸质、电子两种存档模式，保证了供应商资料的完整性、保密性、及时性，能使相关人员更准确、更及时的掌握供应商相关信息变更，更方便、更速度的查找供应商信息，为供应商管理奠定了基础。

[1] 范巧燕.企业档案管理.经济管理出版社2008.

[2] 曾嵘.汽车零部件供应商管理.机械工业出版社 2014.12.

[3] 周云.采购成本控制与供应商管理.机械工业出版社2014.11.

[4] 翟光明.采购与供应商管理.中国物资出版社2009.3.

[5] 戈登.供应商评估与绩效.中国财富出版社.2014.3.

Supplier file management in automobile enterprises

Tao Xiaju
( Anhui jianghuai automobile Co., LTD., Anhui Hefei 230601 )

Supplier file management is an important content of purchasing management, and it not only understood as the collection and archiving of data suppliers. To establish perfect supplier file management system and supplier management system, is conducive to the better understanding of supplier process capability and product management functions, the more clearly confirm whether there is to provide cost, delivery, product quality is important basis to establish long-term cooperative relation between supply and demand decisions.

supplier; file management; Supplier management system

U461.9

B

1671-7988 (2017)09-79-03

10.16638/j.cnki.1671-7988.2017.09.029

陶霞菊，就职于安徽江淮汽车集团股份有限公司。