浅论电算化下会计档案管理中常见问题和解决策略

白子滢

[摘要]当前信息技术发展迅猛，计算机运用越来越普及，与此同时企事业单位实施了会计电算化后，对会计档案进行信息化管理已经是不可逆转的趋势。会计档案管理信息化系统，能够有效减轻工作人员的业务负担，提高工作效率，并加强监督工作的时效性。本文主要针对电算化下会计档案管理中常见问题及其解决策略进行分析。

[关键词]电算化 会计档案管理 问题 策略

一、会计档案管理定义

会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。

二、电算化下会计档案管理的常见问题

（一）档案载体不规范。《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定。但是，在实际工作中，经常会出现要么只是将打印出的纸质档案存档而不在其他电子存储设备进行备份；要么打印机还是使用老师针式打印机，未使用激光打印机，导致打印的纸质档案材料不能达到国家规定的保存时限；要么进行了电子备份，但是使用的电子存储设备质量不过关，导致会计数据中途损毁，无法达到规定的保存时限等问题。这方面主要是由于有些企事业单位经济条件较差，不能再硬件上满足电算化工作要求；以及一些工作人员职业素养不高，工作水平参差不齐，没有养成一天一备份并定期检查存档情况的职业习惯，同时他们一般只对会计电算化系统的使用比较熟悉，但对系统的维护比较陌生。

（二）电子会计档案具有易修改风险。会计档案的真实性和安全性是对会计工作提出的基础要求，是会计档案发挥作用的基本前提。相对于纸质会计档案，电子档案虽然具有存储快、存量大、易查询等诸多优点，但是其会计数据被存储在磁盘、光盘、优盘、硬盘等电子存储设备上，就在技术上具备了对相关数据进行非法修改而不留痕迹且不易发现的可能性。一旦，未经授权的人员通过网络或者计算机对电子数据进行复制、修改、伪造、删除等非法操作，就会使会計信息的真实性、完整性、安全性得不到保证。因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。

（三）计算机维护、网络安全等专业人员相对不足。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、系统维护等一系列专业的问题。但是，现在的问题是大部分企事业单位会计人员一般会操作电算化系统，但是对涉及到的计算机、网络等专业了解比较少，一旦出现问题不能得到快速解决。同时，由于专业知识不足，可能会因为出现一些操作失误，导致花费大量时间精力的工作成果付诸东流，更有甚者会导致系统崩溃，造成严重损失。

三、电算化下会计档案管理常见问题的解决策略

（一）加强资金投入。电算化要想很好地发挥作用，必须有足够的硬件支持。一方面，要针对本企业单位特点及实际业务需要的电算化软件，最好能够选择自带会计档案管理功能的专业软件，加强系统自身的安全防护功能，同时定期进行维护，避免长期未进行维护出现工作漏洞。采用先进的加密技术，安装“防火墙”，严防电脑病毒入侵，防止人为非法破坏数据。另一方面，要配备能够有效满足软件运行的计算机及网络，同时配套清晰度高、保存时间长的激光打印机。

（二）健全完善电算化下会计档案管理制度规范。计算机替代手工记账后会计档案增加了新的内容，会计电算化档案的管理现在已经成为重要的会计基础工作。要清醒认识到，制度化对于会计档案管理的重要性，要对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等各个环节建立相应的管理制度。

（三）有效提高财务人员工作素养。人依然是会计档案管理工作的中心环节，不抓住这个中心，不断提升工作素养，就很难使电算化下会计档案管理工作的到质的飞跃。一方面，要定期对财务人员进行业务培训，使工作人员不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能。另一方面，要搞好人员调配。尽量挑选那些学习能力较强、成长性好人员到会计档案管理人员队伍中来。

（四）切实提高思想认识。从工作人员到领导人员都应当高度认识电算化下科学规范进行会计档案管理的重要性。要加大会计法规实施力度，强化企业负责人的第一负责人意识，增强法纪观念，做到有法必依，从而使会计违规违法行为无立足之地。endprint