小企业会计档案管理问题浅析

郭秀芳

【摘 要】 会计档案管理是一项十分重要的工作，国家相关部门对其有专门的制度规定。2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，进一步完善了相关规定，使企业会计档案管理工作有理论可依、有制度可守、有规范可循。本文分析了小企业会计档案管理的意义和特点，指出其会计档案管理中存在的问题，并提出相应的改进建议。

【关键词】会计档案；会计档案管理；前置管理；内控

一、小企业会计档案管理的意义和特点

1.小企业会计档案管理的意义

（1）为企业管理提供原始数据

企业无论规模大小，都需要进行经营决策和经营管理。而财务数据，则是经营决策和经营管理的重要依据。因此，做好会计档案管理工作，能够准确地为企业管理提供相关数据，尤其是历史数据，以满足经营决策和经营管理的需要。

（2）全面、完整、真实地记录重大经济事项

小企业会计档案管理工作所涉及的会计资料范围较广，一些与企业重大财务事项相关的资料往往也包括在内。所以，做好小企业会计档案管理工作，能够全面、完整、真实地记录企业重大经济事项，有利于档案资料的保管和利用。

（3）便于企业加强内部控制

在企业的内部控制中，会计档案资料对发展战略、业务控制、资产控制、审计控制等都起着直接或间接的作用。可见，做好小企业会计档案管理工作，对加强企业内控有着重要的作用。

2.小企业会计档案管理的特点

（1）会计核算专业档案数量相对较少

相对于大中型企业，小企业因其业务规模等原因，会计档案核算资料一般较少。如会计凭证，由于业务量的原因相对不会太多；因业务活动所涉及的会计科目及其他原因，会计账簿数量与大中型企业也会有所差别。从一方面来说，这对会计档案管理是有利的；但从另一方面讲，小企业的特点决定了其内部必定存在着粗放式的管理，又有着不利于会计档案管理的地方。

（2）会计资料档案化管理范围较广

一般说来，会计档案仅指记录一切经济业务的会计核算资料，档案种类比较稳定。但是，鉴于小企业自身的特点，为便于档案管理和利用，财务部门需作为档案管理的会计资料范围较广，有时甚至会涉及到文书档案的范围，诸如合同、与重大经济事项相关的批准批复文件及记录事项过程的相关资料、与税务银行等部门往来所需的文件等。

（3）档案管理部门、人员、设施配置存在缺陷

小企业由于其自身的一些客观原因，如规模、财力、管理特点及需要等，以及主观原因即因不受重视导致“相应的经费投入就十分有限”，“基础设施欠账”，在档案管理部门、人员、设施等方面与大中型企业有着较大的差别，主要表现在管理权限及保管地点的划分、管理设施的配备、管理人员的配置及专业程度等。这无疑为小企业的会计档案管理工作增添了新的内容。

二、小企业会计档案管理存在的问题

1.小企业缺乏具有针对性和行之有效的管理制度

由于小企业会计核算专业档案数量较少，导致部分小企业中存在着“没有按规定建立会计档案管理制度，有些虽然建立了会计档案管理制度，但制度不够完善”的现象。

2.小企业对会计档案管理工作不够重视

小企业领导一般对财务部门的会计核算工作和财务管理职能给予重视，但对财务部门的会计档案如何管理并没有提出具体工作标准，致使许多小企业会计档案管理所需的“硬件”——管理设施和“软件”——管理人员配置等不到位，导致小企业会计档案管理工作的各个环节的完整性缺失。

3.小企业会计档案管理工作缺乏有效性

小企业由于自身的特点和条件的限制，经常会产生会计档案管理工作方法单一、缺乏有效性的现象。这种现象贯穿了会计档案的形成、整理、装订、排列、保管等全过程。

4.财务人员未能正确发挥应有的作用

财务人员在小企业会计档案管理工作中未能正确发挥应有的作用，一是指财务人员的作用基本上未发挥出来，其专业特长未能运用到会计档案管理工作中去；二是小企业将会计档案管理工作几乎全部交给了会计人员和会计部门，缺乏相关部门的参与和协调。

5.小企业电子会计档案不规范

小企业电子会计档案不规范，主要是因为企业对电子档案的特殊性认识不足，缺乏相关管理经验，一般体现在企业缺少专门的制度；档案资料的形成、备份、保管等程序不规范；未建立辅助账簿等，导致档案资料损坏、遗失甚至外泄。

三、解决途径与对策

新会计档案管理办法第五条规定：“单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全”。小企业必须根据自身的特点，建立健全相关制度，重视规范管理工作，更好地完成会计档案管理工作。

1.建立行之有效的管理制度

小企业需建立、完善会计档案管理制度。管理制度应包括：规范会计档案的形成、整理、装订、排列、保管等过程；可适当延长会计档案在财务部门的存放时间；详细规定会计档案资料的种类划分及各类会计档案不同的管理办法；对相应的权限，尤其是借阅、复制等的权限加以严格规定，以确保企业机密不致外泄；明确财务人员在会计档案管理中的职权、财务部门与相关部门协调关系等，规范管理行为，以制度的形式保证会计档案管理工作圆满完成。

2.提高重视程度，配置管理人员和设施

小企业领导及企业各部门应增进会计档案管理意识，认真学习体会会计档案管理的意义、工作方法及相关规定，以提高对管理工作的重视程度。同时，根据企业具体情况配置专职或兼职会计档案管理人员、根据需要齐全配置管理设施，为做好会计档案管理工作提供条件和保证。小企业会计档案管理人员，应充分了解、熟知自己的职责及权限，学习掌握必要的档案管理及一定的财务知识，并应定期进行相关的业务培训，及时掌握新的相关规定和财务制度，更好的履行会计档案管理职责，使企业会计档案管理工作更加规范完整。

3.实行会计档案前置管理，提高管理的有效性

所谓会计档案前置管理，指的是会计档案资料在归档之前，将企业重大财务事项的有关资料事先进行备份，予以单独管理的行为。会计档案前置管理，在小企业会计档案管理工作中有着重要的实践意义。首先，将企业重大财务事项的有关资料予以备份、单独管理，有利于保证重要会计档案资料的安全性；其次，会计档案前置管理便于事后的查阅；再次，实行会计档案前置管理，可以减少对原始资料的查找、翻阅、复制等，有利于会计档案资料的保管。因此，小企业应本着重要性、严密性的原则，充分重视并认真实施会计档案的前置管理，将与企业重大财务事项有关或有备查意义的资料在档案归档前进行备份，单独管理，以备使用，既有利于会计档案的保管，又便于会计档案资料的利用，提高小企业会计档案管理的有效性。

4.发挥财务作用，提高档案管理水平

小企业在进行会计档案管理工作时需高度重视财务人员的作用。应充分利用财务人员的专业知识，为做好会计档案管理的基础工作提供保障。如合理设计使用企业内部原始凭证；认真整理、装订会计档案资料；确定会计档案的类别、保管期限；对会计档案材料合理排列、编号等，还可对会计档案的保管工作提出具体的要求和建议，监督会计档案的保管工作。同时，财务人员还应促使企业领导和相关部门认识到会计档案管理工作的重要性，协助配合财务部门加强会计档案管理工作，提高会计档案管理工作的水平。

5.严管电子会计档案，做好辅助账簿

2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法中明确规定“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”，对电子会计档案做了详尽的规定。据此，小企业应结合自身特点制定相应的管理制度，包括权限、备份、调阅、修改、资料的导出发送、保留时限、资料删除等方面的内容，尽量避免电子档案的特殊性带来不必要的麻烦甚至是损失。同时，企业应根据自身情况，对重要的、繁杂的科目设置手工辅助账，如现金、银行存款、应收账款、存货、固定资产等，并将手工辅助账一并纳入到会计档案管理中，为会计档案资料设置“双保险”。

参考文献：

[1]杨励颖.企业财务会计档案管理探析[J].黑龙江档案，2013（4）：82.

[2]曹日红，企业会计档案管理存在的若干问题与对策[J].管理锦囊，2013（15）：75.