信息时代档案管理工作面临的问题与对策

文/云南省大理州鹤庆县档案局 杨焕英

信息时代档案管理工作面临的问题与对策

文/云南省大理州鹤庆县档案局 杨焕英

在社会逐渐转变为信息化的今天，信息技术已经不断地渗透进我们生活的各个领域中。而档案是国家以及机关组织中是涉及经济、历史、文化、教育等多个领域的档案资料，是代表了这个时期的各项发展状况。是为以后的查询工作提供依据的重要手段。信息化的档案管理也是顺应时代的发展需求，能够更好地满足社会对档案资料的检索需求。本文阐述了现阶段档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出了相关的解决对策。

信息时代；信息化；档案管理；对策

随着改革开放的不断深入，经济水平的不断提高推动了科技技术的进步。信息技术的发展使得社会逐渐转变成一个信息化的时代，而人们的需求也逐渐发生了相应的变化。档案管理的信息化提升了档案管理工作的效率和质量，发挥了档案资料对社会的作用。弥补了传统模式下的档案管理中存在的弊端。但是同时也迎来了不小的挑战，伴随而来的问题也急需我们去解决，只有在信息化时代下发现档案管理中存在的问题并进行分析解决，才能提高档案管理的水平，发挥有效的价值作用。

一、信息时代下档案管理工作的必要性

信息时代下对于档案管理工作主要是从传统的纸质化管理转向电子化管理的变革。在传统的档案管理中，对于档案的管理主要是通过纸质的形式存在，这种档案管理的形式存在一定的弊端。首先是纸质化的档案加大了管理的难度，容易在整理的过程中丢失或者造成档案整理的混乱。其次是在档案的保存方面。纸质化的档案在保存中需要注意一定的外部条件。比如潮湿、虫蛀、火灾等，都有可能造成档案的损坏。所以，在这种档案的管理中，需要更加重视档案的保管工作，必须要投入更多的精力进行纸质档案的保管。最后是在查阅档案方面，纸质化的档案在查阅中具有一定的难度，查找方面需要消耗很大一部分人力，档案资料越多查阅的难度就越大。并且相对于信息化的档案管理来说，通常纸质化的档案不能进行备份，当档案资料发生损害时修复的可能性极小。

在信息时代下的档案管理就可以很好地弥补传统的档案管理中存在的这些弊端。不仅档案存放的数据库容量很大，并且在进行资料的查阅时具有一定的便捷性，提升了资料的查阅效率。使得档案资料发挥了本身的作用。信息化的档案管理通过计算机技术具有备份功能，当档案资料发生损坏时可以通过备份找回原资料。提升了档案资料的安全性。由此可见，在现代化的发展中，信息化的档案管理能够更好地满足社会发展的需要，提高查找的准确性，信息时代下的档案管理工作具有一定的现实意义。

二、信息时代下档案管理中存在的问题

（一）信息软件不适用。在现阶段的信息化档案管理中，尽管相应的技术已经在完善档案管理软件的研发，在档案管理工作中已经基本完成了纸质化向电子化的管理模式转变。但是，在具体的实际需要中，比如办公的自动化与政务系统难以实现一体化的发展。并且各个组织中对于信息化的水平建设具有差异化的表现，导致档案管理软件在信息化的发展下不能用于整体的档案管理工作中，共享性差。

（二）档案管理信息化不规范。在我国，信息化发展下的档案管理还尚未建立起一个统一的档案信息化管理制度体系，使得档案的信息化管理缺乏一定的规范性。加大了档案管理信息化建设的难度。由于档案管理的信息化缺乏一定的规范性，并且又缺乏统一的标准制度，导致档案管理工作不能在规范化的标准制度下保证服务的质量，不能通过良好的共享机制为档案资料的需求者更好地提供资料。也正是由于不规范的信息化档案管理建设制约了信息时代下的档案管理的发展，使得信息管理档案名存实亡，不能落实，同时又浪费了一部分社会资源。

（三）信息化建设缺乏安全性。在信息化的档案管理工作中，档案的资料保存在信息平台中。但是现阶段的档案管理信息平台建设并不健全，而存在于网络环境中的档案资料极容易受到黑客或者是病毒的入侵，随意更改或者是损坏档案资料。严重的甚至造成整个档案信息库的瘫痪，使得档案资料发生泄露，造成很多无法弥补的后果。在信息时代下的档案管理由于其特殊的存储形式极容易受到网络风险的破坏，对档案资料的安全具有极大的威胁。

（四）管理人员职业素质不高。在信息化的档案管理工作中，管理人员是发挥管理作用的重要主体。在传统的档案管理中，管理人员已经具备了完善的管理知识，能够胜任档案的管理工作。但是在信息时代下使得档案管理工作发生了管理模式的变化，管理人员必须要使用网络环境下的档案管理模式，才能更好地提升档案管理的水平，提高档案资料的服务质量。但是在实际中，既具有专业的管理知识水平又具有一定的计算机技术的复合型人才十分稀缺，导致管理水平有限。

三、信息时代下提高档案管理水平的对策

（一）推行档案管理的信息化建设。在现阶段档案管理的信息化软件研发中，虽然已经基本满足了档案的信息化管理需求，但是，并不能在共享的服务中更好地服务于需要的人。所以，必须要推行档案管理的信息化建设，提升信息化的技术水平，更好地完善档案管理的软件服务功能，提升检索共享的功能。

（二）统一规范档案管理的标准制度。由于在我国现行的标准制度下并没有对信息化的档案管理工作设定明确的制度。导致档案管理的信息化建设与发展都存在一定的阻碍因素。而信息化档案资料的安全性也需要在规范化的档案管理制度下才能得到根本的保障。所以，应当尽快建设统一的、规范的档案信息化管理标准制度，让信息化的管理更加规范化，才能更好地提升档案管理的水平，提高档案管理的服务质量。

（三）完善信息化档案管理的安全体系建设。应当在档案的信息化建设下完善安全体系的建设。通过档案信息的存储以及应用两个方面进行安全体系建设的完善。基于信息时代下的档案管理在网络环境中面临的网络风险，我们应当正确认识并重视档案管理信息化中存在的安全问题，更好地通过完善的安全体系建设保障档案资料的信息安全。

（四）通过培训提高档案管理人员的管理水平。在信息时代下，档案管理工作模式已经发生了变革，而管理人员必须要使用这样的转变，为了满足工作的需求，通过不断地培训学习提升自身的管理能力，不仅要不断丰富自身的档案管理知识，也要提升计算机的操作能力，更好地胜任信息化时代档案管理工作，保证档案信息化管理在长期的发展下提升管理水平。

四、结论

综上所述，在传统的档案管理中，纸质化的档案管理模式已经不能适应时代发展的需要。档案管理的信息化发展弥补了传统的纸质化的档案管理中存在的弊端，但是同时在信息化的发展中伴随而来的问题也为档案管理工作带来了挑战。只有建设完善的信息化档案管理平台，提高管理人员的职业素质，才能更好地提高档案管理的水平，能够为档案资料需求者提供资料信息，发挥档案资料价值。

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