档案利用工作的研究与思考

文/中铁二十三局集团第三工程有限公司 李莉虹

档案利用工作的研究与思考

文/中铁二十三局集团第三工程有限公司 李莉虹

建筑施工企业在进行施工生产和经营的过程中，会形成多种档案资料，如文书档案、科技档案、声像档案、会计档案与荣誉档案等，为充分发挥好这些档案资源的利用价值，必须不断提高档案资料的利用率，全面开展档案资源的编研工作，从中挖掘出档案资源的重要价值，这对于企业的发展来说是一笔宝贵的经验财富。针对此项问题，本文针对档案利用工作展开了分析和探讨。

建筑施工企业；档案；利用

建筑施工企业的档案是公司发展与运行的基础工作，为提升公司的经济效益和社会效益，必须充分重视对档案资源的开发与利用，发挥好档案资源的重要价值，以求为公司的运行提供重要的资源支撑与技术支撑。面对公司的实际发展需求，重视对档案资源信息的开发与利用成为当前摆在企业面前的一项关键性问题。为实现对档案资源的高效利用，应做好档案的编研工作，便于从中挖掘档案信息的真实价值。

一、建筑施工企业档案的相关概述

建筑施工企业在经济活动的过程中会产生大量的档案信息，如文书档案、会计档案、科技档案、荣誉档案与声像档案等，都是公司在生产经营过程中不可或缺的，旨在支撑公司相关事务的科学性开展。公司在生产经营、事务处理进程中，会形成大量的档案信息，档案信息形成后，需要开展收集归档与保存工作，这些档案资料，是公司生产经营、财务运转、科技活动、事务性工作的原始记录，这些信息都至关重要，要重视对档案资源的科学管理，重视对档案资源的高效利用，重视对档案的开发利用，提高档案的利用率，同时，要重视对档案信息的科学性编研和档案研发成果的利用，为提高公司的生产经营水平、促进企业的发展、争取更大的经济效益和社会效益，发挥出更大的价值。

二、档案利用现状分析

就目前建筑施工企业档案利用的实际现状来看，对提高档案信息利用率的意识还不够，制约着档案信息的利用价值，最终会严重威胁施工企业的高效运行。为充分凸显档案信息的重要价值，必须重视对档案信息的高效利用，改变传统的档案管理方法，提高档案的利用率，这就需要及时发现档案利用过程中所存在的问题，根据分析，可知问题如下：

（一）档案管理人员业务水平亟待提高。档案管理是一项较为复杂的工作，所涉及的内容较为琐碎，由此对于档案管理人员的业务水平也提出了更高的要求，但就当前来看，虽然档案管理人员的学历大部分都符合要求，但对于档案管理工作的实践经验不足，因此在进行档案管理时也就容易出现差错，不利于档案的良好保存及利用，档案管理人员要加强进一步的业务培训，不断学习，提高档案管理业务能力。

（二）档案利用意识较差。根据施工企业档案管理的现状，档案利用的意识相对较差，相关人员对档案资源的管理、利用等重视度不强，很多人员在思想上过于保守，使档案的利用价值较低，档案利用的观念相对落后，在档案认知上仅仅重视对档案资料的管理，忽视了对档案资源的开发与利用，无法发挥档案资源的真实价值，成为当前面临的一项关键问题。纵观施工企业档案管理的现状，档案管理工作强调保密，采取开放型的管理模式，强调“重藏轻用”，将重心放在保管上，忽视了对档案的利用开发。

（三）档案编研工作开展力度不够。施工企业在档案管理的过程中，需要对档案资源开展一定的深加工处理，档案资源信息的研究与编纂力度不足，导致档案资源的深加工力度也不足，最终会严重威胁档案资源的利用率。加强对档案资源的深度研究与编纂，能达到深加工的目的，也是实现开发与利用档案信息资源的一种有效途径。然而，目前，施工企业的文书档案、科技档案、会计档案等的开发还处在传统阶段，运用原始的数据处理模式，致使档案信息的含金量大大降低，且保密性很差，未能实现对科技档案信息的高效开发，部门之间、项目部之间与社会中档案信息呈现相对封闭的状态，进而无法实现档案信息的共享。

三、提高档案利用率的有效途径

新时期，为实现施工企业的长远发展，应从科技档案角度出发，不断提高科技档案利用率，充分凸显档案资源的实际价值，是提高档案利用率的有效途径。

（一）增强档案利用的意识，了解档案利用的重要性。

若想最大程度上提高档案资源的利用率，应从思想与观念上出发，增强相关人员的档案利用意识，需要引起机关单位相关领导的重视，了解到档案资源利用的重要性。为此，应及时转变档案观念，实现对资源的高效利用，转变以往“重视管理忽视利用”的意识。现如今，在机关单位中，一些领导或管理者将机关单位的重要档案资料都锁在柜子里，这从本质上失去了档案资料的实际价值，对于档案而言，档案资源的保管仅仅是一种手段而已，对资源的利用才是最终的目的。因此，档案管理者与相关领导应重视对档案的开发与利用，实现对档案资源的科学编研，及时转变与更新当前的档案运行模式，将档案保管者向档案管理者、加工者、档案利用咨询者与服务者方面转变，从原本单纯的档案阅读转变为档案资源的开发与利用，成为当前的一项重要任务。此外，还应将档案信息化产品引入到信息化市场，运用有偿与无偿的服务方法相结合的方式，实现档案的信息化服务，进而从本质上改变以往档案馆开展被动式服务的模式。为实现对档案信息的高效利用，档案管理者应具备创新性意识，摒弃以往的档案信息思想，实现档案系统的开发性处理，由被动向主动化转变，进而为利用者提供一定的便利，实现对档案信息的高效开发，创立档案工作的新局面。

（二）做好档案基础工作，为档案利用提供前提。为实现对档案资源的高效利用，必须满足档案利用对科技档案资料的需求，若档案资料相对残缺、不精确、不完整等，都会严重威胁档案的利用效率。在科技档案业务实施的各个环节，为提高档案的开发与利用水平，前期必须做好对档案资源的收集、整理、归档、鉴定与保管等工作，为档案的后期利用奠定基础。因此，为从根本上实现对施工企业文书档案、科技档案、会计档案等的利用，必须做好前期的基础性工作，及时收集与整理档案资料，已实现馆藏内容的不断丰富，为档案信息的开发与利用奠定基础。

（三）加大档案编研力度，提高档案编研水平。为实现对档案资源的科学性利用，必须强调对科技档案、文书档案与会计档案的科学性编研，制定科学的编研机制，将这些档案资料作为重要管理、加工与开发对象，打造简单、扼要的内容结构，主要涉及编制档案目录，能让科技档案利用者全面了解与把握档案的相关线索，能实现对档案资料的随时利用，能充分挖掘档案资料的潜力与价值，让死板的档案信息变成活信息。对档案参考资料进行编纂时，对价值高、利用率高的档案资料应进行专题资料的编写，以便后期进行资料的查找。档案资料的编研，能为生产经营和科研人员提供一定的参考信息，为公司的招投标、施工生产和其他经营活动提供强有力的技术保证和相关资料，也能在产业间、科研成果展览会与项目推介上进行交换，实现信息的互通性。

四、结束语

综上所述，建筑施工企业在进行施工生产和经营的过程中，会产生科技档案、会计档案、文书档案、荣誉档案与声像档案等多种类型，多元化档案信息共同组成了档案信息系统，任何档案都有其特殊性的价值，且是公司在发展进程中不可或缺的。为充分提高档案资源的利用价值，应重视对档案资源的合理性开发，提高各类资源的利用率，以求为施工企业的发展提供重要的档案资源支撑，利于实现施工企业的可持续发展。

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