事业单位档案管理信息化建设的途径探讨

文/山东省潍坊市奎文区智慧办 明浩利

事业单位档案管理信息化建设的途径探讨

文/山东省潍坊市奎文区智慧办 明浩利

事业单位要在档案管理工作中充分发挥信息技术的优势，提升管理工作效率，让档案管理工作更加规范化、科学化和标准化，这样才能为今后的利用提供便利，真正体现档案资料应有的价值。本文将简述事业单位档案管理信息化建设的意义，并提出了行之有效的对策。

事业单位；档案管理；信息化建设

档案管理是事业档案管理工作中的重要内容，随着近年来事业单位的改革与发展，档案种类也不断增长，每天都会产生大量的档案信息，为档案管理工作带来了巨大难度。为让档案资料得到妥善保存，充分发挥出其服务效能，需要加大对信息技术的应用力度，保证档案信息的完整性和真实性。对此，事业单位必须提高重视，不断为档案管理工作创造条件，积极引进先进技术设备，提升档案管理信息化水平。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

在新形势下，事业单位加快信息化建设势在必行，尤其是在应用OA等先进系统以后，极大提升了事业单位办公自动化水平。在事业单位档案管理工作中，也要用好先进信息技术，让各种珍贵的档案资料得到有效保存，能够为事业单位各项工作的开展提供全面、准确、可靠的依据。同时，事业单位领导也可以将档案利用起来，确保制定的决策更加科学、合理，有力推动事业单位的发展。由此可见，事业单位加快档案信息化建设意义重大，有利于对档案资源的开发与利用，提升服务质量，真正实现事业单位的可持续发展。

二、事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）完善档案管理基础设施。在事业单位档案信息化建设过程中，需要重视各项基础设施的建设。一是健全档案管理制度。事业单位要结合自身实际情况，建立相应的档案管理制度，制定档案信息化管理的各项标准与规范，如在电子文件档案管理中，要将人员具体职责明确下来。二是提升自动化办公水平。事业单位要以计算机为基础，利用计算机收集、整理、保管档案资料。同时借助计算机自动检索功能，实现对档案的快速查找，提升其利用率。三是加强电子档案管理工作。事业单位要从实际情况出发，以纸质档案为依据，科学设置电子档案，让信息保存更加完整与全面，加强对电子档案形成、整理和鉴定等工作的管理。

（二）实现档案管理的数字化。数字化是事业单位档案管理信息化建设的重要内容，不过当前很多单位只是将纸质信息转化为数字信息，因为事业单位在资金方面投入不够，缺乏专业档案管理人员，不利于档案数字化建设的进行。对此，要优先实现高保存价值档案的数字化，注意轻重缓急，同时加强目录和检索的建设，通过文件夹、光盘和音像等形式，让档案信息得到长久保存。事业单位要利用好网络技术，在内部各部门共享档案资源，让档案信息得到充分利用。

（三）明确档案管理标准与规范。事业单位档案内容众多，分散保存于各个部门，同时每天会形成大量的档案资料，管理难度很大，需要统一进行档案的收集、整理和利用工作。这要求事业单位不断提升档案管理信息化水平，运用集中统一管理的模式，提升档案管理工作的规范性。并将档案管理信息化建设标准明确下来，规范档案管理人员工作行为，避免浪费人力、财力和物力，为事业单位带来更大的效益。

（四）加强档案资料安全保护。在使用现代信息设备的时候，必然会面对各种安全问题，需要事业单位提高重视，避免出现档案信息丢失、泄露等问题。此外，人员操作不当、计算机故障、计算机病毒与黑客入侵等，也将对存储在计算机内的档案造成破坏，为事业单位带来巨大损失。而事业单位很多档案资料具备较强的保密性，如果没有做好保密工作，发生信息泄露的问题，也会为事业单位造成不利影响。事业单位要增强档案管理人员的职业道德，严格落实安全管理制度，确保信息系统运行的高效性与安全性。同时还要做好网络安全措施，让信息系统更好地抵御各种网络攻击，事业单位还要及时备份，这样再出现意外事件后，可以及时采用备份文件，尽快恢复档案信息，避免出现损失。

（五）重视档案管理人员的培养。为将信息技术更好应用于档案管理工作中，事业单位还要为档案管理人员提供更多培训的机会，掌握数据库管理、网络建设、计算机操作等方面的技能。事业单位要加大对档案管理人员的考核力度，可以将其工作开展情况直接与工资挂钩，实行有效的奖惩措施，这样可以进一步调动档案管理人员的工作积极性，在档案管理工作时真正做到履职尽责，保证档案信息的安全。而档案管理人员也要注重提升自身的能力，跟上时代发展步伐，认真学习计算机网络技术，努力成为一个管理经验丰富、技术能力较强的人，从而更好地开展事业单位档案信息化管理工作。

三、结语

总之，事业单位做好档案管理工作，可以促进各项工作的顺利开展，并为领导制定决策提供可靠、准确的依据。对此，事业单位要及时转变思想观念，在档案管理信息化建设中投入更多的资金，并加强对档案管理人员的培训，提升他们的综合素质。只有这样才能让档案管理工作更加科学化、规范化，让档案资源得到充分利用，为自身的更快发展提供全面、科学的依据。

[1]王海龙.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].中国管理信息化,2016(08)：191.

[2]刘素云.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务,2016(07)：31-66.