微信在档案信息服务中的应用研究

文/惠州市教育科学研究院 陈彦

微信在档案信息服务中的应用研究

文/惠州市教育科学研究院 陈彦

微信是最近影响最大、用户最多的通信工具，它在档案工作中对档案信息服务意识、服务需求、服务方式都具有直接的影响。本文阐述了微信的概念，微信在档案信息服务应用中的基本方式、特点及效能，以及提升微信应用档案信息服务水平的对策，以期更好地将微信应用于档案信息服务，打造利用微信的安全平台。

微信；档案信息服务；对策

一、微信应用于档案信息服务的基本方式

腾讯公司在2010年10月研发启动了微信通信工具，确定了这款新型通信工具的名称为“微信”。这种手机聊天软件具有多种客户所期望具备的功能，包括文字、照片的即时发送、同时进行多人语音以及视频等等，此外，还能够提供公众平台、建立朋友圈等等。另外，微信还可以进行信息内容的分享，如所见所闻、感想感悟以及生活状态等，可以向好友分享，也可以向微信朋友圏内的好友分享。

（一）利用微信向公众提供便携服务。以天津档案馆为例，天津档案馆微信平台（订阅号）于2014年12月4日正式开通。他们的主要做法：一是想办法快速增加关注者，扩大平台的影响力。二是做好内容的采编，用丰富多彩的内容吸引并留住读者。三是发动领导同事以及身边的亲朋好友关注微信朋友圈并鼓励他们积极转发、阅读，提供档案业务办事程序指南和天气预报等服务。总之，档案馆开通微信平台的目的就是为公众提供便捷的服务，同时更好地宣传自己。

（二）利用微信向公众传播档案文化。以微信为途径进行档案文化传播，主要建立在微信传播信息形式多样的基础上，并彰显其即时、精确的优势。主要体现两方面：首先，以图文并茂的形式为用户传播档案知识、档案技术常识以及档案界新的学术成果等。其次，以文字、图片、语言、视频组合或混搭的形式展示档案馆藏，以图片形式展示书信原件和老照片，以语音、视频形式传播声像档案，而接触到这些真实文字，声音或影像会更有效提高用户对档案的关注度及自身档案意识。

二、微信应用于档案信息服务的特点及效能

（一）微信拥有多元化的应用平台。微信需要有智能手机和网络做支撑，不能脱离智能手机而运行。微信的手机适用版本非常多，而且更新快，主要有 symbian、android、iphone以及blackberry 和windows phone。数据显示，我国已有超过90%的用户为智能网民。利用“微信网页版”，用户可通过二维码扫描和安装插件以电脑平台应用微信，同时智能手机还可以与电脑间进行互动，为信息的传递提供了新的途径。很多人会误以为微信与QQ是可以相互可替的，但事实上它们并不相同。通过微信，可以把手机通信关系相融合，形成的关系链更丰富、更可靠。当QQ离线时，微信却可以接收QQ信息，因此智能移动端属性比QQ更强，微信平台更加简洁、明晰。比如：CCTV4国宝档案、历史尘封档案、集美档案等等，都是利用微信平台，申请注册自己的公众账号，用户只要点击“关注”，相应的档案信息便可马上得到。

（二）微信改善档案信息服务模式。1.主动服务。档案局（馆）利用微信在档案信息资源服务中处于主动地位，通过目标人群的确定和添加好友，主动地向用户发送问候、公告、快讯等信息，拉近与公众的距离，树立亲民形象。2.生动服务。档案局（馆）向用户提供服务时，以往都是采用文字的单一形式，利用的微信传播功能，通过视频图片、语音涂鸦等形式的单一或组合使用，为用户提供更加生动的档案信息，极大地提升档案局（馆）的服务质量。3.即时服务。微信消息发送与接收时效性强，可以做到即发即送，即送即达。档案局（馆）通过微信可实现全天候的即时信息反馈，改善档案信息反馈严重滞后、困难的现状，与档案局（馆）建立密切的联系。

三、提升微信在档案信息服务中应用水平的对策

（一）完善微信发布管理体制。在选择档案信息的发布形式时，一方面要考虑到自身情况，另一方面要兼顾用户的实际需求。作为档案机构与外界交流沟通的信息平台，信息档案机构需要安排长期固定的专业人员对所要发布的档案信息做归纳、查筛，然后向管理部门及时反馈，管理部门对微信发布机制进行优缺点的评判、改进，保证微信在良好的环境下运行。加强微信发布信息的监管体制，对于不良或不真实的微信信息要进行及时的剔除清理。

（二）体现微信发布家乡情怀。微信已经成为一个很好的宣传工具和平台，微信发布体现家乡记忆、文化、特色。解读家乡的历史文化，城市记忆工程，城市的变迁配上视频、图片及简洁的文字，让读者有怀旧的感受。以天津档案馆为例，他们推出《馆藏珍品：传说中的大龙邮票长啥样？》《曾经的那街、那巷、那里的家》为标题，通过制作微视频，配以背景音乐和温馨的照片，给读者带来视觉冲击，吸引了大多数人的回忆和积极阅读。除此之外体现家乡的旅游文化，及时推送相关信息，天气情况，旅游景点，家乡特产，风味小吃等，宣传旅游休闲文化。让公众号内容既丰富又有实用价值，以便吸引更多的微信读者。

（三）建立档案微信服务体系。档案微信服务要更好地方便民众、服务社会，可与档案利用多的单位合作，需要经常查询的档案，可用微信推送。例如与某高校合作，可以查询学籍档案、毕业生档案去向和硕、博士论文成果以及教学科研成果等。档案微信服务还可以普及档案知识，通过微信发送一些档案方面的小知识、档案专业用语及其意义等。还可以提供档案查询预约服务，档案利用人提前将要查询的内容、时间提交，避免空跑的局面。其次可与其他省、市档案馆的微信平台链接，让民众除了了解本地的档案信息，还可阅读到其他省、市及至全国各地的档案信息。

[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[J].科学出版社,2003.

[2]孙洋洋.微信技术应用于档案信息服务初探[J].中国管理信息化,2013(9).