人事档案多维度标准化管理模式的构建与实施

王彩玲

摘要：人事档案工作是企业人力资源管理与开发的重要依据，是组织人事工作的重要组成部分。本课题以提升人事档案管理水平为目标，从常规管理机制、风险识别机制、强化提升机制等角度创建多维度标准化管理模式，并分别对几个维度的工作进行了具体分析与详细阐述，然后将多维度标准化的管理模式实施于严谨周密的管理制度，最后以持续完善、长远发展的眼光对多维度标准化管理模式提出了未来构想和远景规划。

关键词：人事档案；管理模式；构建；实施

一、研究的基本内容与方法

现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、责权明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中一项内容也应该完善起来、标准起来，充分发挥高效科学的管理职能。

二、档案管理存在的主要问题

通过分析，找出目前企业人事档案工作主要存在以下问题：收集工作力度不够；材料内容不够完备；风险识别意识不够强；信息化程度不够高。

三、构建常规工作标准化管理模式

（一）人事档案常规工作程序

1.材料收集标准化

建立和明确收集网络。在形成档案材料的人事组织、财务、工会团委、纪检监察等部门分别确定一名联络员，将归档材料的范围、要求及登记本交与联系员。采用档案员主动收集与联络员主动上交材料相合的方式定期完成材料收集工作。

2.材料鉴别标准化

以上级相关部门具体要求为最高标准，认真检查档案内材料有无错装、同名异人或重复多余情况，审查材料是否齐全，手续是否完备，是否存在缺少单位组织印章或个人签名等错误。

3.整理归档标准化

整理归档工作主要包括分类、排序、编目、改版、装订入库工作。具体工作标准严格按已发布的文件、培训教程执行。

4.保管与存放标准化

人事档案的保管应按照档案管理工作的要求做到：配备专用档案库房存放档案，库房面积每千卷20-25平米。库房内要有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。必须配备铁质档案柜，合理摆放，按从左至右、从上至下的顺序编档案柜号。

除此之外，还应增加巡查制度标准。做到每天早巡查、晚评估。档案管理人员每天巡视档案室，确保室内环境达标，利于档案保管与存放。

（二）构建风险管理标准化管理模式

1.唤醒意识，排查日常工作风险点

人们对人事档案的理解通常停留在现行效用上，把收集、整理、制作、保管和利用人事档案看作平常事，很少有意识地从全局、全程角度防范和控制风险因素的威胁。往往在档案不全、档案失真、无法作为依据时才领教到人事档案管理面临的难题。因此，将风险意识输入员工思想意识，在每份将要归档的材料形成之初就将其做精做准，避免因日后机构重组、人员调动形成无法弥补的错误材料。

2.客观严谨，排查因历史原因造成的风险点

认真梳理个人档案中的材料有无因历史原因造成的错误。比如档案中材料有无年龄不符现象？有无材料缺少重要签章或签字？有无同人异名现象……有办法重新出具证明的重新出具，员工本人有能力提供相关佐证材料的要求其本人提供。对已无法挽回的错误材料则应记录在案，在“人理档案材料整理清单”上填写清楚。整理历史问题的同时要形成“寻找”和“分类”意识，把查找出的问题进行归纳与分析，避免今后工作中出现相同或者类似的错误。

3.提高警惕，排查廉政工作风险点

人事档案管理工作一直存在重政治性、机密性，忽略法律手段的现象。做为人事组织部门的重点工作之一，企业人事档案管理工作更加突出强调诚实守信、坚持原则、忠于职守，讲原则、守纪律是对管理人事档案工作人员的基本要求。档案员必须是中国共产党党员。

排查廉政工作风险，必须加强人事档案纪律监督、法律意识，确保人事档案工作方针政策、法律法规的贯彻实施。可从企业员工与档案管理人员两方面入手，抓好思想政治教育：一方面教育广大员工踏实工作、克已奉公，用实际行动多创造成果，为自已的人事档案增光添彩；另一方面教育档案管理人员加强党性，学习相关法律法规，坚决抵制不符合人事档案管理规定的不合理要求，不随意增减、涂改任何材料，维护人事档案的公信度与严肃性。

（三）构建强化升级管理模式

1.加強服务意识，变被动保管为主动服务

一直以来，人事档案工作“重藏轻用”的现象普遍存在，这与人事档案的机密性、利用手续严格不无关系。加强服务意识首先应做全做准人事档案材料，档案材料越准确越齐全，利用率就越高；其次要在熟悉本单位各岗位业务方面多下功夫。只有全面了解我们服务的对象都在从事什么工作、工作重点是什么、在哪些方面有可能需要人事档案信息的帮助与服务，才能充分挥人事档案的“信息”效能，增强人事档案服务工作的预见性和前瞻性，把员工人事档案信息用活。

2.加强信息化学习，实现人事档案“智慧化 ”

探索人事档案“数字化”模式，将企业管理范围内的全部人员关键信息材料扫描成像，打造“电子档案室”。然后从个人经历、个人家庭成员信息、履职情况等方面有针对性的进行分析与整理，将白纸黑字的材料备份为数据信息永久保存。此举既可避免因纸质老化、受潮等因素造成档案材料破损或信息丢失，用科技手段为人事档案“保鲜”，也可为相关业务领导提供更为方便快捷的信息查询服务，提高人事档案的利用价值，一举多得。

3.探索“上移下行”模式，强化管理水平

这里所谓的“上移”是指人事档案工作在学习的角度上意识上移，即积极打造“逆向学习”模式，不断总结与分析工作中的难点和重点，不是被动地等待上级主管部门下达培训学习通知，而是主动带着问题去学习请教。这样既能及时迅速地解决工作中遇到的问题，又加强了与业务主管部门之间的沟通与联系。

这里所谓的“下行”是指在管理职能层面加强下行意识。运用行之有效的沟通手段增强与各基层单位的联系，宣贯应知应会的材料归档知识。让每名基层员工都能对归档范畴内的个人材料心中有数，认真对待。同时也能够激励员努力工作，多出成果，创造工作业绩，为自已的人事档案增光添彩。

（作者单位：华北油田公司勘探开发研究院）