新形势下高校学生类档案资源体系的构建研究

赵翠霞，杨 靓，戴景新，李叶舟

（河北工业大学 档案馆，天津 300401）

新形势下高校学生类档案资源体系的构建研究

赵翠霞，杨 靓，戴景新，李叶舟

（河北工业大学 档案馆，天津 300401）

学生类档案不应该单纯地理解为学生的人事档案，应建立“大档案”的理念，它的构成体系基础是：第一，设立永久保存的档案，其中涵盖学生在校期间的教育教学、管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体。第二，有影响力的校友的档案也是学生类档案不可缺少的组成部分。第三，还应抢救性地收集各种载体的在校生及毕业校友涉及民生、重要事件、关键情节等与学校、学生有关的学生档案信息资源，建立起比较完善的学生档案信息系统，丰富馆藏资源，创建档案信息数据库和学生信息基础数据共享平台，充分发挥档案应有的作用及社会价值。

学生类档案；资源体系；新理念

中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称“27号令”）增设了“学生类”档案，将“学生类”档案纳入高等学校档案管理的“十一”大类中，与其他门类档案融为一体，这是紧跟高等教育发展和档案工作“资源体系”与“利用体系”建设的思想发展步伐，进一步优化高校档案资源配置，综合管理学校档案信息资源以及拓展学校档案服务领域促进高等教育又好又快发展做出的一项重要举措[1]。中共中央办公厅、国务院办公厅于2014年2月27日印发了《关于加强和改进新形势下档案工作意见》的通知 （中办发[2014]15号）（以下简称“15号文”），站在全党全国的高度，从完善档案工作体制机制出发，就完善档案资源体系建设方面作出了关于建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、重视做好民生档案工作、科学整合档案信息资源等的指示精神。如何深化高校档案工作资源体系建设，加强档案信息化建设，提高档案服务的能力和水平等课题，是摆在档案工作者面前的当务之急。本文试就新形势下学生类档案资源体系的构建问题做一探讨与同行们商榷。

一、“27号令”增设“学生类”档案的历史背景和现实意义

“27号令”对“学生类”档案的归档范围做出了明确规定：“学生类”档案主要包括高等学校培养的学历教育的学生的高中档案、大学入学登记表、大学入学体检表、大学期间的学籍档案及奖惩记录、各个阶段的党团组织档案、大学毕业生登记表等①。纵观“27号令”的内容和学生档案的归档范围不难看出“高校档案”的内涵更深、范围更宽更广了，高校档案信息资源建设方面应强调“大档案”的理念，这些变化突出表现在以下两个方面：一是“27号令”第十五条规定“高等学校可以根据实际情况确定归档范围”，同时将“学生类”档案单独设类；二是“27号令”第二十四条规定“高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应制定专门的制度和办法”②。“27号令”和“15号文”这两个纲领性文件是相辅相成、相得益彰的，既明确了学生类档案的重要地位，也彰显了以人为本和重视民生档案的理念。为高校档案“两大体系”的构建与完善提供了借鉴。所以，“27号令”将“学生类”档案作为高校档案实体分类中的基本类别纳入到统一的规范的高校档案体系之中，这对于高校“学生类”档案的管理和利用工作具有十分重要的指导意义。

二、新形势下“学生类”档案资源体系的构建

（一）“学生类”档案管理现状及发展趋势

有史以来，高校学生类档案管理确实存在诸多问题。不久前就学生类档案是否归属专门机构、没有专门人员管理等问题，我们对部分高校进行了调研（截止到2016年底）。调研情况见表1。

表1 河北省、天津市部分普通高校学生类档案情况调查

对表1分析可以得出：目前绝大多数高校的学生个人档案存在缺乏集中统一管理，管理体制不健全的问题。有少数高校的学生个人档案放在档案部门管理，大多数高校的学生个人档案有的放在学生工作管理部门，有的放在招生就业管理部门，还有的高校放在各个学院管理。这种分散的、不统一的管理模式，没有符合档案存放标准的库房设施和保护条件，没有固定的懂得档案管理专业知识的管理人员，所以就更谈不上档案材料统一、规范了，从而导致毕业生档案材料不全或者损毁丢失的现象时有发生[2]。

高校档案部门是对全校学生类档案进行收集、整理、鉴定、管理、组织与协调的职能部门和永久保存档案的基地，负责监督检查和集中统一的业务指导，这样可以保证有专门的管理机构、专业的管理人员、专用的档案库房和规范的档案装具，以利于学生档案的规范管理和广泛利用。必须将目前各自为政、分散管理的横向行政管理模式，转变为以档案管理部门为核心、以档案形成部门为基础的，纵向的、标准的、统一的档案管理模式[3]。

（二）学生类档案的内涵

1.“27号令”增设了学生档案门类的同时也给档案工作者增添了新的理念

“27号令”增设了学生档案门类，确实给高校档案工作者增添了“大档案”和重视民生档案的管理理念。有的高校档案馆单独增设“学生类”档案，而有些高校虽然表面上还是沿袭使用传统的档案门类，但学生类档案实际收集的范围及征集的内容还是有变化的，他们在具体的档案工作实践中确实强调了收集在校生学籍档案、整理编辑毕业生各种信息、征集知名校友业绩等等。如：上海交通大学档案馆在贯彻落实国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 （简称“国家档案局第9号令”）的过程中，于2014年上半年报送档案馆收集档案范围中并没有“学生类”档案这一门类，但又明确了涉及民生档案的纳入收集范围，还特别强调了与学生个人切身利益相关材料的收集整理工作，如：学籍档案、本科生信息、研究生入学登记表、毕业生登记表、学位信息登记表等[4]。综上，基于“27号令”设立了学生类档案、“15号文”关于完善档案资源体系的指导意见和社会实际对学生类档案的广泛需求，传统的学生档案的观念已受到冲击，“大档案”的概念正深入人心，民生档案越来越受到应有的重视。

2.“学生类”档案资源体系的构建

笔者认为，学生类档案应当分为两种：一种是随学生本人转递的学生人事档案；另一种是由高校档案机构永久或定期保存的文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来，并制定相应的管理办法。这样的解读既有高度又有明确的界定，与“27号令”和“15号文”是相向而行的，值得借鉴和推广。

“学生类”档案的设立，必将涉及学生档案管理的专业化和系统化，这也是大数据时代档案管理信息化的前提和基础，各高校应按照“27号令”中对学生类档案的界定及“15号文”的精神，并结合学生档案形成的实际和社会各界对学生类档案的需求，制定归档范围和管理办法。基于多年的工作经验总结，笔者认为关于学生类档案资源体系至少应包含以下内容：第一，继承和发展学生类人事档案；第二，加大收集力度，整合信息资源，不仅要收集学生在校期间在教育、教学、管理和各种实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体外，而且还要抢救性收集涉及民生、重要事件、关键情节的与学校、学生有关的档案信息资源；第三，有影响力的毕业生档案信息的追踪是学生类档案工作不可缺少的组成部分。优秀的学长的信息资源对学弟学妹的教育和鞭策作用是其他任何信息和榜样都无可替代的。

3.学生类档案资源体系的构建及二级类目的设置

学生类档案管理工作是一项专业性很强且工作量非常大的工作，因为学生类档案存在着收集范围大、种类多、保管期限不一、流动性强、利用率高等的特点。学生类档案的资源体系主要来源有：一是高校招生录取信息；二是教务部门产生的学籍信息；三是各学生管理部门产生的学生在校期间的相关信息；四是典型的毕业校友的信息。这些学生类档案管理中的主体信息，如：招生部门产生的学生招生信息、教务部门及各相关学院所产生的学生成绩信息、学历学位信息，学生工作部门产生的学生奖惩信息、所获荣誉信息等等，在学生档案管理工作中发挥着重要的作用。通过开发这一系列的信息建立管理系统和学生信息数据共享平台，有效管理各部门产生的学生数据，使之能够快速、高效地进行学生信息的查询、检索、统计和分析，为学校的学生管理工作和用人部门决策提供可靠信息，为迅速转投递学生档案、打印相关目录、档案信息检索、档案去向查询提供帮助，是提高学生档案管理工作的信息化程度和提高工作效率的关键。

基于此，我们认为学生类档案二级类目至少应有以下设置：（1） 共青团、（2） 武装、（3） 学生、（4） 思想教育、（5） 学生管理、（6） 学籍管理、（7） 学生活动、（8） 学生就业信息管理、（9） 学生个人档案、（10） 优秀学长信息等等。实践证明，合理设置学生类档案的二级类目是做好档案信息化工作和档案收集整理工作的前提和基础。在档案信息化管理方面，二级类目就等同于建立了学生档案管理系统的各个功能模块，从学院学生档案、学生日常管理、学生成绩、奖励、就业、工作、生活等多方面形成一体化的管理模式，如果系统支持在广域网条件下进行系统方面管理的办公模式，可大大的减轻档案管理者的手工纸质管理，不仅为学校管理工作提供了直观的数据参考，更为学校提高工作效率和进行教学改革创新提供了科学化参考。以二级类目下的“就业信息管理模块”为例：就业信息管理主要是对就业信息登录、就业信息修改、就业信息删除及就业信息查询操作等[5]。

从这种模块式管理可以看出：如果档案资源体系具有完整性和真实性，二级类目设置合理，那么对学生、档案工作者、学校和社会都不无裨益：1.使学生对本人档案有了知情权，消除对档案神秘感的同时也鞭策自己走好“人生轨迹”。2.有利于加大档案信息资源收集整理的广度和深度，为整合档案信息资源提供丰富的内涵和外延，建立内容丰富翔实、过程完整的学生档案信息数据库和学生信息基础数据共享平台。3.学生也可以和档案管理人员互动，真正建立起方便人民群众的档案资源利用体系，发挥档案“管理育人、服务育人”的功能，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”③。4.在档案信息的收集和利用方面，有利于对档案信息的分析研究、深度加工、综合开发提供多层次、高质量的档案信息产品，不断挖掘档案的社会价值和经济价值以及为各级领导决策提供参考等等。

（三）新形势下学生类档案资源体系的构建，需要对相关门类档案的归档范围和档案的管理体制进行补充、修改和完善

建立“大档案”理念下的“学生类”档案，深层次、全方位的整合与开发学生档案，形成完整、准确、客观的学生档案信息，改进和规范学生类档案管理，已成为高校档案管理中的一项亟待解决的课题。课题组走访了部分高校档案部门，了解到他们采取的一些积极措施，并取得了很好的效果，现结合实际工作总结如下：

1.在“实体分类”中的一级类目不变的情况下适当调整二级类目

“学生类”档案的设立，将涉及学生的档案系统化，既是注重作为学校主体的学生在学校的教育、管理以及学生活动中形成的文件材料的积累和归档，也是高等学校档案实体分类的重新组合、完善与充实。“学生类”档案不等同于“学生个人档案”，“学生个人档案”是“学生类”档案中10个二级类目中的其中一个类目，将“学生类”档案单纯地理解为学生个人档案，有失偏颇。

“学生类”档案是学校民生档案的重要组成部分，设立“学生类”档案突出了学生在学校的主体位置，同时将相关的档案材料进行整合、集中，使涉及学生的档案成为体系，从而形成完整的信息系统。这就需要在原来实体分类法一级类目不变的情况下适当调整二级类目，将原一级类目：如党群类、行政类、教学类档案下设的涉及学生的二级类目进行调整；同时调整档案实体的排架。如：将共青团的档案由党群类调整到学生类，原来的教学类和现在的学生类档案会有部分交叉，要进行合理的删减和整合。

2.实施统一管理与分工协作相结合的管理体制

统一管理即高校档案部门是对全校学生档案管理工作组织与协调的职能部门，负责学生档案的集中统一管理业务，这样可以保证有专门的管理机构，有固定、专职档案专业人士负责学生档案的管理工作，能够提供专门的档案库房和规范的档案装具，以利于学生档案的有效保管。同时，相关职能部门、各院系作为学生档案产生机构，按照其职责，负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作，配合档案部门搞好学生档案管理工作。

3.健全的规章制度是构建新形势下学生类档案资源体系的重要保障

新形势下学生类档案资源体系的构建，单凭档案部门的行政执行力是无法高效准确推进学生类档案管理工作的，必须制定与之相适应的规章制度，明确高校档案部门和档案形成单位的职责、归档范围与归档时间，制定标准的工作规范，接收、征集学生类档案。

4.档案信息化管理与学生类档案资源体系相辅相成

学生档案管理工作是一项专业性强且工作量很大的工作，存在着学生档案种类多，流动性强，利用率高的特点。如果不提高信息化程度学生档案管理工作会陷入被动。因此，开发学生类档案信息管理系统，建立学生档案信息数据库和学生信息基础数据共享平台，使各部门产生的学生信息数据能够共享利用，是提高学生档案管理工作信息化程度的关键。反之，离开档案的信息化管理，构建“大档案”资源体系也就成了无源之水、无本之木。

四、结语

综上所述，设立“学生类”档案突出了学生的主体地位，同时“学生类”档案也是高等学校民生档案的重要组成部分。“学生类”档案内涵的界定是否准确无误、二级类目的设置是否科学规范、管理模式的研究与运用是否科学，以人为本又经得住实践的检验等还只是一项探索性的工程。“学生类”档案与其他类档案尚有一些交叉，仍需要科学界定和不断修改、补充和完善，各归档部门对“学生类”档案的归档模式也有一个不断适应、调整而逐渐成熟的过程，我们应根据需要对馆（室）藏档案信息资源进行深层次、全方位的整合与开发，形成客观、准确、全面、真实的档案信息资源，使之成为学校教学、科研、管理、生产实践等有价值的资源库。

实践证明：建立大档案理念下的“学生类”档案，便于开展档案数字化、信息化工作，促进档案信息资源的建设和整合。在此基础上建立完整的档案信息管理系统，不但可以完善国家和社会治理所需档案信息资源的共建共享，而且可以更好地保护传统的档案介质等。

注释：

① 中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（简称27号令）第十五条第三款。

② 中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（简称27号令）第二十四条。

③ 中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》 （中办发〔2014〕15号）第三条第十二款。

[1]匡定发.内涵与理念的变化是27号令最大的变化：高等学校档案管理办法27号令与6号令比较 [J].铜陵学院学报，2009，8（3）：87-88.

[2]张坚君.浅论高校学生类档案管理模式 [J].浙江档案，2009（3）：50-51.

[3]牟阳春.学习贯彻《高等学校档案管理办法》，促进高等学校档案工作科学发展[N].中国教育报，2008-9-26（3）.

[4]廖颖.对增设“学生类”档案的质疑[J].档案学通讯，2015（2）：89-93.

[5]甘剑波.基于B/S结构的学生档案管理系统设计与实现[D].吉林大学，2015：11-66.

Toward Establishing Students'File Resource System amid the New Situation

ZHAO Cui-xia,YANG Liang,DAI Jing-xin,LI Yie-zhou
（Archive of Hebei University of Technology,Tianjin 300401,China）

The student′s archives are not merely referring to a student′s personnel information.Its constituent system is based on the establishment of a permanent preservation of the archive,which covers the text,charts,audio and visual carriers.All of them have preservative value,formed by the education and teaching,management and practice activities at school.The research in high education archive department and all sectors of society shows that the archives of influential schoolmates are indispensable to the student archives.In addition,it is necessary to collect the students′information resources of undergraduate and graduates concerned with students′livelihood,important events and key plot.Based on that,the archives can establish a relatively complete student files information system,enrich the collection resources and create an archive information database and a basic data sharing platform for student information,giving full play to the role of archives and social value.

students′archives;resource system;new idea

G27

A

1674-7356（2017）-02-0079-04

2017-03-22

中国高等教育学会档案工作分会项目（ZGD-Y-2016-10）；2016年国家档案局科技项目计划（2016-R-02）

赵翠霞（1967-），女，河北三河人，副研究馆员，研究方向：档案管理及应用。

时间：2017-05-25

http：//kns.cnki.net/kcms/detail/13.1396.G4.20170525.1131.002.html

10.14081/j.cnki.cn13-1396/g4.2017.03.005