教学秘书的职能及工作管理分析

苏苗苗

教学秘书是维系高校教学管理工作正常运行的纽带，在日常的教学管理工作中发挥着举足轻重的作用。本文描述高校教学秘书的工作职能及特性，分析其工作倦怠形成的原因，并提出缓解策略。

一、教学秘书工作职能及特性

教学秘书是专门从事高校教学管理的工作人员，其详细的定义为：教学秘书工作从属于学校教学管理部门和院系领导，直接参与教学活动的组织、安排，管理本院系的教学行政事务，贯彻和执行院系的教学指导思想和具体指示，保证院系教学工作的正常运行，围绕教学活动之主体（教师和学生）做好管理、协调和服务工作。

（一）具体而言，教学秘书工作有以下两条最主要的职能

1.服务职能。“服务学生”首先是教学秘书的第一要则。教学秘书从事的是教学管理工作，管理即服务，通过每学年对教学计划的维护、对学生的教学管理，来保证院系正常的教学秩序运行。教学秘书从学期初至学期末，一直以教学为中心、以学生为中心，处理各种具体的教学事务，保证各项教学活动的正常开展。

2.“枢纽”职能。教学秘书协调着本学院、教务处、其他院（部）、其他职能处室、教师以及学生之间的各种“横向”关系，并且承担着向院系领导及师生宣传学校或教学主管部门制定或发布的各种规章制度及会议通知，还要及时把学生意见反馈至院系，学院领导意见反馈给教学主管部门等，处理好这种“纵向”关系，做好承上启下、左右开弓的“交通枢纽”功能。

（二）教学秘书工作的特性

1.繁琐性。教学秘书工作不仅任务重，还具有较强的繁琐性。不仅工作量大、涉及面广，而且工作职责极其繁琐，例如教务方面：学生入学的学籍管理、日常教学检查、学生的日常学习问题、教师调课、签到表的制定、学期教学任务安排组织、试卷印刷保管工作、教学任务维护、教师教材征订，妥善地保管与整理所在部门的教学工作文件，保管教学档案、填写数据平台等；

考务方面：入学英语分级考试、期中考试、期末考试、补考、重修考试、计算机一级考试、本科生英语四六级和专科生A、B级等取证考试等其他方面，工作内容极其琐碎。不仅各项工作都需要认真负责完成，同时还要认真处理领导交代好的各项临时任务。而且每一件事情几乎都涉及学生、教师、院部、教学主管部门等主体，极其繁琐。

2.连贯性。教学秘书工作从学期初贯穿至学期末，以学年为单位，教学环节节节相扣，并且每一学年与上一学年也存在教学的连贯性。尤其对待学生方面，如果学生从大一入学到最后大学毕业，都有固定的教学秘书对其服务，也方便学生找老师及时了解自己的学习情况，查询之前的挂科所在，教秘工作的连贯性有助于更好的服务学生。同时，工作连贯性的存在也需要各个院部教学秘书岗位的稳定性，而不是每到一个新的聘期该岗位就会进行很大变动，极其影响院系的教学管理质量。

3.细致性。教学秘书工作不能有一丝马虎，涉及到教务、考务方方面面不允许有任何失误，否则就会造成教学事故。举个例子：任何一个学生某一学期某一科目的成绩录入都不允许出错。每个专业有多少学生，要订多少本教材，不能订少，更不能订错。期末考试要印多少份试卷，而且印刷的试卷有的本科学生的考试科目还包括上一级重修的学生，不能印少。考试的每一个考场有多少座位，是否能达到每个班合理安排，都需要教学秘书的细致性工作。

4.隐蔽性。教学秘书常年埋头事务性的工作，几乎就无暇参加学校、工会组织的各种活动，而且由于教学秘书专业一般都是教育管理，在指导学生参加各类比赛的时候相比不占优势，相应获得的奖项也少得多，工作没有显性成果；而选拔干部时，职能部门的科员和辅导员由于在日常工作中有更多的展示的机会，往往会被优先考虑，因此在各高校中，教学秘书群体往往很难走上领导岗位。

二、教学秘书倦怠性成因分析

（一）工作强度大，身心疲惫

教学秘书一职工作任务极重，其本身就受教务处和院系双重领导，与教务处十余名科员工作进行对比，院部教学秘书往往是每个院（部）1——2人与这十余个工作口进行对接，而且在工作的落实过程中，又要面对院（部）几十名专任教师与上千学生。同时，从开学初的各种课表发放、补考到学期中的各种教学检查、等级考试报名，还是到期末各种考试安排、下学期教学任务落实等，无一不是教学秘书在具体执行。每天的工作内容虽然有章可循，但是临时性任务很多，而且每一项具体的工作环节不允许出现任何失误，在身心疲惫的基础上，有的教学秘书具有不同程度的精神焦虑，甚至晚上睡觉半夜会突然惊醒，哪些工作还没干，极其害怕出现教学事故。与其他院部教学秘书交流之后，发现都存在一定程度的焦虑，而且焦虑的时间太长，使有的教学秘书出现了痛苦、厌烦工作的态度，长久下去，势必影响教学管理工作的发展，影响教学工作质量。

（二）无晋升渠道，回报与付出不成比例

以我所在的院校为例，整个学校，只有管理岗的院（部）教学秘书一职不能进行职称评审，这严重打击教学秘书工作的积极性。教学秘书本来就从事的是事务性的工作，与专业课老师相比，不仅没有课时费，也没有科研项目，年底的考核也无法进行量化评比，收入自然成最低一族。无晋升及收入低这两项与繁重的工作不成正比，看不到黎明的黑夜是最难度过的。教学秘书每天辛辛苦苦的工作却换不来应有的回报，这让教学秘书看不到往上发展的方向，工作上就会出现消极被动情绪，遇事能躲则躲。

（三）岗位性质较隐蔽，不受重视

教学秘书的工作由于具有隐蔽性，一般都是属于幕后服务人员，并不像专业课老师申请科研项目一样，其工作成果不易显现。甚至在高职院校流行这样一种现象：专业课教师地位要高于行政管理人员，只有没有能力、专业能力不行、教不了书的人才去管理岗位。就我所在学校而言，各教学秘书也是正规研究生毕业，也是事业单位招聘公开招聘考试入校的。在入校起点上，教学秘书并不输于任何一个专业课老师，甚至笔试过程和面试过程比专业课老师更为严格。但入校后，专业课老师很快就能跟著年长教师拿到科研项目等能看得见的教学成果，而教学秘书一味的低头忙于各种繁琐的事务性工作，加上无晋升渠道，久而久之，教学秘书一职就越来越受不到重视。

三、缓解教学秘书工作倦怠的策略

（一）自我调整

内因是事务发展的根本原因，无论工作多么繁忙，调节最主要的还是靠自己，在繁重工作之余，考虑自身的健康问题。调整心态，心平气和的做好本职工作。每天上午可以留出固定的十分钟时间用来缓解一下身心，寻找有效的减压途径。在工作之余，可以与朋友进行倾诉、可以健身，来缓解工作带来的压力。保证充足的睡眠，以饱满的热情投入到工作当中。

（二）创新工作

提高自身素质，掌握各种软件操作，提高工作效率。许多院（部）教学秘书在教学管理方式上，仍停留在就事论事地解决问题的经验型管理，在管理中很少使用现代化的管理理念和管理手段，例如EXCEL中简单的筛选、统计、求和都不会，只是被动地执行相关政策，采用老式的统计方法，墨守成规。徘徊于低效率、低水平的管理中，既浪费了资源，又不适应现代教学改革的需要。所以，在大数据时代 ，教学管理人员应该把大量的精力花费在信息反馈系统、教学质量监控系统等工作上，及时更新自己的教学管理技术储备，掌握各种操作软件，利用现代化的手段进行创新工作，提高教学管理效率，把自己从繁琐的工作中解脱出来。

（三）创建民主的管理氛围

让教学秘书拥有话语权。虽然教学秘书处在一线的教学管理之中，但是并没有管理的权限，只是被动的执行各种安排，所以为了院部更好的进行教学管理工作，需要教学秘书拥有一定的话语权。而且不仅是在院（部），在学校教代会以及教师座谈会中，也应该有教学秘书的一席之地，不能只有领导和专任教师参加，合理的权益应该主动去争取，努力创建和谐民主平等的管理氛围。

（四）设置合理的晋升评估机制

应对教学管理人员建立公平公正合理的晋升机制，充分肯定其工作业绩。恢复职业院校教学秘书职称评审工作，让其也能进行职称评审，重新激发其工作的积极性。教学秘书不能永远处于最低的职位，晋升是对教学秘书工作努力的一种肯定、一种激励。同时，每年的年终总评，教学秘书不能和专业课老师一样进行量化评估，应对其设置合理的评估机制。只有关注教学秘书的职业发展，才能更好的服务教学、服务学生。（作者单位为天津职业大学）