档案数字化工作中遇到的问题与对策分析

王丹

摘要：各行各业的发展过程中大都会涉及到档案管理工作，而随着信息技术的不断发展，档案管理数字化的发展日渐成熟。但是由于各方原因的影响，当下的档案数字化工作中还存在诸多的问题，影响了档案数字化的发展步伐。以下就档案数字化工作中遇到的问题与对策进行具体的分析探究。

关键词：档案数字化；问题；解决对策

信息技术的不断发展为档案信息建设及管理的数字化发展提供了强有力的技术支撑。数字化管理系统在档案信息管理中的应用，很大程度上提高了档案信息管理建设的质量和效率。但是在档案信息化的背景下，仍然存在很多的问题制约着档案信息管理建设效率的提高，所以急需采取有效的措施改进档案数字化建设。文章就此问题进行全面而深入的分析探讨。

一、档案数字化工作中遇到的问题初探

（一）资金投入力度有待加大

由于数字化建设需要计算机技术和相应的技术设备支持，与传统纸质档案管理方式不同，因此建设成本比传统的档案管理成本要高，但在数字化建设时，技术设备的采购工作中存在严重的资金缺乏现象，从而导致服务器或计算机等硬件设备短缺，不能满足资料存储的需求，因此档案管理的数字化建设进程发展缓慢，数字化建设工作难以有效开展。

（二）档案管理制度有待健全

档案信息化管理和运用比较混乱，主要表现在内部档案信息难以保持协调稳定状态。现在我国大部分组织单位没有明确的档案管理制度，只是将重点放在档案建设的表面工作上，真正能够用于研究应用的档案信息少之又少，所以導致现在很多档案失去了其本身的意义和价值。

（三）管理人员建设有待加强

档案管理工作是系统性和复杂性的工作，对档案管理工作人员的要求较高，不仅需要有丰富的专业知识，还需要对城市建设及相关内容有所了解，在档案录入时要求具备有较高的计算机水平，从而满足档案的录入、存储及管理需要。就目前来看，在档案管理工作中，大部分管理工作人员的专业知识储备不足，技术水平及计算机操作水平较低，难以满足城市档案管理数字化建设的需要，存在严重的人才短缺现象。

（四）安全管理工作有待落实

对档案进行数字化管理虽能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同时也存在较大的安全隐患，由于纸质档案具有真实性和准确性强的特点，易于长时间保存。但数字化管理工作是在计算机基础上操作的，将档案录入到计算机中，并进行网络共享。在档案管理工作中需要有先进的计算机技术和设备支持，存在较强的依赖性，当数字档案受到外界环境影响时，就会发生系统故障或受到外界黑客攻击，从而引发档案数据丢失或损坏，恢复工作十分困难，对城市建设工作来说较为不利，不利于促进城市的发展。

二、档案数字化工作中的优化策略

（一）加大投入，完善软硬件设施建设

软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提，因此，要加大资金投入，购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施；要加强档案数字化管理软件的研发利用工作，不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设，以适应档案数字化建设的要求。

（二）加强管理，建立健全管理制度

1.档案数字化制度制定的时候，要对单位内部的实际发展情况进行分析，对国家的相关档案管理法规进行仔细的研究，保证制定的档案管理制度既能符合单位具体发展的需求，也能规范于国家的档案管理法规。

2.数字化管理制度。即是针对档案资源的收录和信息管理，对信息查询与信息利用提供方便，在档案资源录入时应采用同种方式录入，并对同种类型的档案资源放入同一个数据库存储，数据库的资源要进行及时更新，确保档案的时效性。

3.信息化标准。在信息收集和信息格式、信息网站建立中都需要有严格的标准支持，对档案信息管理工作进行统一的设计与规划，从而加强档案网站的规范化管理。

（三）重视人才，加强管理人才建设

首先，要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才，进行档案数据管理和系统维护，确保档案数据的开发利用和安全。其次，要合理配备和使用现有档案工作人员，利用他们己有的档案管理经验开展数字化工作，以提高工作效率，少走弯路。最后，要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训，不断提高其业务素养，以更好地胜任所承担的档案数字化工作。

（四）强调安全，强化安全管理体系建设

随着计算机网络技术的迅速发展，档案信息安全问题日益凸显，档案数据安全问题应引起高度重视，在档案馆（室）开展数字化工作时，要严格按照国家的规范标准，制定相应的安全保障制度和措施，通过各种手段和技术，提高抗风险能力，建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系，从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。

此外，要推进落实网络档案管理平台的建设。当前阶段数字化的档案管理还需要建立专业化的网络档案管理平台，数字化档案管理的本质是要将档案转化为数字化内容进行管理，但如果仅仅将档案内容转化为数字化内容，而不通过网络进行资源共享，则仅仅是将纸质档案中的内容传输到物理媒介中，只是换了个存储的方式，并没有实际的意义。因此，必须要建立专业化的网络档案管理平台。通过这种平台档案管理人员可以及时对相关档案进行管理，用户也可以实现档案的及时查阅，这就使得档案管理的便捷性不断增强。档案网络管理平台的建设是一个较为复杂的过程，在这个过程中，相关部门需要根据单位的特点对管理平台进行规划与设计。同时，充分利用现代化的网络技术，提高平台的运行效率，从而提高档案管理的效率。

三、结语

综上，档案数字化管理是时代发展背景下行业档案管理的发展趋势，推进档案数字化管理工作的落实是促进行业发展的积极因素。在未来的发展中，我们要加大档案数字化的基础投入，健全管理制度，加强人才建设，全面推动档案数字化工作的可持续发展。

參考文献：

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