用友U8采购结算探析

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（华东交通大学经济管理学院江西南昌330013）

按照采购业务操作流程，在采购的存货验收入库填制好采购入库单，并且取得供应商提供的发票以后需要进行采购结算。采购结算也称采购报账，就是通过把采购入库单与采购发票以及需要计入采购成本的采购费用发票进行匹配，从而确定入库存货的采购成本（包括入库总成本和单位成本）的过程。存货采购成本是指企业从外部购入存货等所实际发生的全部支出，包括购入材料支付的买价和采购费用，如购入过程中的运输费、装卸费、保险费，运输途中的合理损耗，入库前的整理挑选费等。其中买价部分通过采购发票获得，采购费用通过运费发票等获得。

在用友U8软件中，采购结算操作引起的主要动作就是依据采购发票和其他发票对采购入库单进行采购单价和总金额的更新，同时形成应付款凭据传递到应付款系统。在企业实际采购业务中，由于各种变化导致采购结算成为一种较为复杂的操作，本文试图通过一个实例来解释采购结算的原理，并依据该原理对各种变化进行分析，从而以不变应对万变，更好地掌握采购结算操作。

一、案例基本信息

企业一车间依据生产任务安排，2014年11月1日填制请购单，请购10件明珠女装（编码01），如图1所示。

图1 采购请购单

采购部门于2014年11月3日填写采购订单提交给供应商。如图2所示。

图2 采购订单

供应商于2014年11月5日按订单发来存货，采购部确认到货单数量。如图3所示。

图3 到货单

仓库于2014年11月7日将该批存货进行入库验收，确认采购入库单数量。如图4所示。

图4 采购入库单

供应商于2014年11月9日交来发票，注明存货单价为100元/件，依据该发票和已经入库生成的采购入库单上存货数量的不同匹配情况，需要采取不同的采购结算方法。

二、采购结算的方法

（一）正常业务，入库单数量=发票数量，且没有运费发票需要分摊。

该种情况需要采购部门先填制采购发票，如图5所示。

图5 采购发票

然后采用自动结算，依据“入库单和发票”的结算模式，完成采购结算。如下页图6所示。

图6 采购自动结算

系统会自动往采购入库单中填入结算单价和总价。如图7所示。

图7 采购入库单

（二）正常业务，入库单数量=发票数量，且有运费发票等需要分摊。

该种情况需要采购部门先开具采购发票 （同上例图5），以及运费发票，如图8所示。

图8 运费发票

然后采用手工结算，完成采购结算。如图9所示。

图9 手工结算

系统会自动往采购入库单中填入包括采购发票和运费在内的结算单价和总价。如图10。

图10 采购入库单

（三）损耗业务。损耗业务是指采购发票数量＞采购入库单数量，损耗通常又分为正常损耗和非正常损耗。依上例，如果供应商提供的发票注明存货是11件，而已入库的采购入库单上注明是10件，损耗1件，这时需要检查损耗原因，如果是正常损耗，则按如下操作：

发生损耗时需要采购部门先根据供应商提供的发票上的实际数量开具采购发票，如图11所示。

图11 采购发票

然后采用手工结算，完成包含损耗的采购结算，在“合理损耗数量”栏填入1，如图12所示。

图12 手工结算

完成结算后，系统会自动往采购入库单中填入包括合理损耗在内的结算单价和总价。如图13所示。

图13 采购入库单

如果是非正常损耗，则按如下操作：

首先开具采购发票（同图11）。然后选择手工结算，在“非合理损耗数量”栏填入1，“非合理损耗金额”栏填入100，“非合理”损耗类型填入01（需要事先在基础档案中准备好），“进项税额转出金额”栏填入17，如图14所示。

图14 手工结算

完成结算后，系统会自动往采购入库单中填入不包括非合理损耗在内的结算单价和总价。如图15所示。

图15 采购入库单

(四)溢余业务。溢余业务是指采购发票数量＜采购入库单数量，此时溢余的存货将作为赠品处理，从而降低入库存货单位成本。

依上例，如果供应商提供的发票注明存货是9件，而已入库的采购入库单上注明是10件，溢余1件。

首先按发票填制采购发票。如图16所示。

图16 采购发票

然后选择手工结算，在“合理损耗数量”栏填入-1。如图17所示。

图17 手工结算

完成结算后，系统会自动往采购入库单中填入包括溢余在内的结算单价和总价。如图18所示。

图18 采购入库单

三、结语

综上所述，无论出现何种变化，在掌握采购结算基本原理的基础上，只需要将采购发票和其他应该计入成本的费用发票与采购入库单合理进行匹配，就能够正确计算出存货的采购成本。