公文写作错情分析

申田

公文写作是机关工作必备的一项基本技能。格式规范、文风得当、用语准确的公文，能够有效提升行政效率，减少工作错误的产生机率，整体提高工作质量。近几年，随着我国政府行政管理水平以及公务员群体学历水平的提高，公文写作在规范化、标准化建设取得了很大进步，但在行文过程中错情仍屡见不鲜，有必要加以分析，對症施治。

公文写作错情分析对症施治公文是国家党政机关，社会组织、企事业单位应用于信息传达、事务处理等工作且有固定格式的文本文件。其在诸多应用领域中作为传达国家政策方针、发布规章制度、请示汇报、指示答复、工作交流等等的基础工具，意义之重要不言自明。作为我党领导的具有法定行政权力的组织机构的专业性文书，公文既是政府了解下情、计划制定、研究决策的重要依据，又是政务执行、组织协调的重要手段，还是各职能部门相互连接的桥梁。可以说，行政管理工作从本质上来讲就是对各类行政信息不断进行收集、汇总、处理、传递、反馈的过程，在此过程中，公文作为一种基本的信息载体，具有高度的权威性，所以特别具备了其他信息载体无法比拟的社会指导价值。由此可见，高质量的公文是从中央到地方各级党政机关提高行政效率和质量的基本保障，建立健全规范化、标准化的公文写作方式，切实提高文公文写作水平，是一项必须常抓不懈的工作。

一、错情实例

（一）格式错误

1.未按公文规范盖章。凡正式文件，末尾都应加盖公章，然而在实际公文中时常有部分单位的报送文件末尾没有按规定盖章，为工作的后续处理带来障碍。

2.字体和字号等运用逻辑混乱。部分单位的公文写作字体、字号、文段编号的运用都存在不同程度的不规范现象，导致公文逻辑混乱、层次不清，容易造成歧义。正确的公文写作为，正文一级标题用黑体，二级标题用楷体（不加粗），三、四级标题与正文一样用仿宋体。文件标题应适用二号小标宋体；正文全部用三号字（特殊情况除外）；“附件”（指成文日期后的附件内容）二字应适用黑体，附件内的字体、字号适用与正文中的字体、字号一致；印制版记用四号仿宋体字。

3.版记重复。有的公文正文开头已明确注明了报送单位，却在版记中再次重复标注同一报送单位，显得拖泥带水，画蛇添足。

4.文头格式错误。正式的红头文件既无发文字号，也无签发人，然而部分单位的公文中仍常出现红头文件开头附带发文字号，文末署签发人的情况。

（二）基础信息讹误

这是由于有关工作人员对信息统计、梳理不仔细造成的，如公文中出现的相关人名、地名错误，对相关领导职务变动信息更新不及时，对领导正副职打错等等情况。此外，还有部分单位曾出现过公文日期只更新了月、日，而把年份弄错的情况，这是因为日常公文写作中很少需要更改年份，时间一长习惯成自然，连最基本的信息都疏忽了。

（三）内容缺失

公文中常见“具体***见附表”而文末却根本没有附件或附表的情况；或在关于调研、考察、考核类通报性公文中，报告未注明执行组成人员名单；或公文需多个附件时，对附件文件名、序号标准随意、混乱。

（四）文种误用、混用

我国的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了公文文种主要有十三种，每一种都对应不同的用途、情境，但有些单位在报送的公文中仍常见文种误用、混用的情况，如《关于呈报****县**班子工作简报的报告》，一个内容中使用了“简报”“报告”两个文种。

（五）标点符号错误、错别字、病句、页码错误

此类问题已经属于低级错误，其过虽小，却不能不引起高度重视，反映出工作状态作风不严谨，审核把关形式主义。

标点符号错误如在公务行文中逗号分号不加分辨，间接引用与直接引用中的冒号使用无差异；错别字如将“老百姓”写成“老百信”，将“制毒”写成“制度”，将“醉驾”写成“罪驾”，等等；页面上时常出现错页，或数十页中有几页没有页码的情况。

（六）写作技巧粗糙，行文质量低劣

一些公文在写事件时六要素交代不全，叙述详略不当，行文平铺直叙，枯燥乏味；布局谋篇主次不分，杂乱无章，过渡生硬，手法粗糙；文不对题，标题为汇报，正文内容却是分析、结论。

二、原因分析

（一）工作作风不扎实

公文写作是一项基本而又严肃的工作，如果一份发送出去的公文存在各种错误或内容不清、含义不明，很容易为后续的部门沟通、政务处理带来不必要的麻烦，严重者还有可能给党和国家的建设事业造成损失。然而在现实中，部分文职工作人员工作态度不端正，工作作风不扎实，没有以严肃、严谨、严格的标准要求自己，导致公文写作前准备不充分，对相关信息变动不敏感，对相关情况的了解不透彻，内心茫然，下笔自然粗疏；公文写作时想当然，随意而为，讹误难免；公文写作后检查不仔细，后续处理不到位，细微处错误百出。

（二）公文写作能力有待提高

1.基础写作能力较差

虽然公文写作的文学性不高，对文采没有硬性要求，更偏重于规范化、格式化、标准化，只要把一份公文需要表达的意思完整、清晰地、有条理地呈现出来即可。但由于基础写作能力较差，导致在写作过程中无法杜绝语病，误用标点符号。

2.公文写作基本功不扎实

前文已述，公文写作有着具体、规范的格式要求，其目的是为追求了交流、沟通的准确性、高效性。由于公文应用情境复杂，所以公文的类型也相对较多，再加上公文处理标准化、规范化的建设要求，我国的《党政机关公文处理条例》对各类公文写作格式有着十分细致的规定，因此必须对公文文种有全面系统的了解并能熟练地运用，对各类公文的格式要做到一清二楚，如数家珍。然而由于缺乏对公文写作范式的认真学习和研究，对公文的写作规范不了解，在写作中犯错也就是顺理成章的了。

3.公文处理制度不完善

绝大多数公文都有审核把关环节，但即便如此，党政机关的公文中还是时常出现各类错误，就说明不仅仅是工作中出现了问题，在把关环节也存在短板。通过实际调查了解，由于公文处理的格式复杂、环节众多、参与人数也较多，很多地区和部门都没有制定出既契合部门工作实际，又能有效规避公文错误的公文处理流程和制度，导致在公文处理上前期权责划分不清，后期追责乏力，且监督机制缺失，这一切都加剧了公文错误发生的可能性。

三、解决办法

（一）改进工作作风

1.端正态度，勤于学习

要充分认识到公文写作工作的重要意义和巨大价值，以高度的责任感和强烈的使命感投入到工作学习当中，以干一行爱一行的精神钻研、训练自身的公文写作技能。一方面，要刻苦学习《党政机关公文处理条例》，详细了解、掌握公文写作的各个文种以及细节规范，为随时随地的公文写作打下坚实的基础；另一方面，要勤于学习写作技巧，完善自身知识结构，扩大自身知识面，拓展自身理论视野，提升自己的阅读量，通过各方面的积累提高人文素养和写作水平。

2.脚踏实地，改进作风

在转变认识的基础上，脚踏实地、抓铁有痕的精神对待公文写作工作，在公文写作前应巨细无遗地做好前期准备工作，既要与相关人员充分交流沟通，也要对有关情况仔细审查了解，全面掌握第一手材料，做到心里有数；写作时要酝酿构思，形成严谨、清晰的思维逻辑，其次要做好布局谋篇，分清主次详略、轻重缓急；写作完成后应仔细检查，做到每一个环节都一丝不苟，无懈可击。

（二）加强专业培训

针对目前我国各级党政机关文职公务员公文写作水平层次不齐的现状，职能部门应加强对相关文职公务员的公文写作培训工作。可以采取普及性培训与提升性培训相结合的方式，前者针对所有公务员做基础性写作培训，保证公文写作的整体质量，后者针对文秘性质的公务员做专业化写作培训，促进公文写作水平的整体提升。在操作上应设立相应的预算，并建立一整套培训机制，以制度保障推进公文写作培训工作的常态化、长期化；同时做好培训老师的培养、选拔工作，确保公文写作培训的专业性。

（三）完善相关制度

公文写作并不是仅仅属于写作人员的个人工作，而是牵涉到诸多部门、人员的集体创作，因此，相关部门都应以更加积极的态度投入到公文处理标准化、规范化建设工作中。一是建立起系统化、规范化的公文管理制度和处理流程，如公文拟写、公文审核、公文流转、公文拟办、公文印制等各个环节都应纳入；二是建立起纠错机制和追责制度，在完成一定阶段的公文处理流程以后，应有检查、纠错机制，避免错误通过环节累加放大，发现错误以后应追究相关责任人，酌情予以处罚，以适当的压力促使相关工作人员认真对待工作。

四、结束语

党政机关的公文可谓所有公文应用领域中严肃性最高的一种，因此其处理的标准化、规范化建设的意义就尤为重大。为提升我国党政机关公文的整体质量，促进行政效能的提高，一要建立起系统化、规范化的公文处理制度；二要各个职能部门协同配合、互相帮助，共同推进公文写作工作；三要提高认识，端正态度，改进作风，加强学习，提升自身公文写作水平。

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