学籍学历电子注册管理系统在学籍管理中的应用与实现

段薇薇

（连云港职业技术学院学工处，江苏 连云港 222006）

学籍学历电子注册管理系统在学籍管理中的应用与实现

段薇薇

（连云港职业技术学院学工处，江苏 连云港 222006）

随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高等教育的规模不断扩大，高校的学生数量与日俱增，学生管理也面临着新的形势和任务，探索信息化的学生管理方法已经成为各级教育管理部门的共识。笔者通过对学校日常学生管理工作分析与设计，结合专业知识，设计和实现了学籍学历在线管理系统，并与教育部的电子注册系统实现了对接。

学籍学历；电子注册；档案；信息化

自2000年开始，教育部推行的学籍学历电子注册系统逐步将学生的学籍学历信息实现了全国统一管理。笔者从学籍学历管理的业务流程出发，确定系统的功能需求，实现了学生入学、注册、奖惩、学籍异动和毕业管理等功能，该系统还可以与教育部的电子注册系统实现数据对接，完成数据的校核功能。学籍学历管理系统的实现大大提高了工作效率，使学籍管理工作的流程更加规范，数据更回完整，提升了学校整体信息化应用水平。

一、教育部实施的学籍学历信息化概述

随着我国教育事业的大力发展，教育教学信息化已经成为全国上下各级教育管理部门的共识。近几年我国加大了对学籍学历的管理力度，不断推出实现学籍学历管理信息化的重要改革措施，意在不但要实现学籍学历管理的信息化，还要形成统一的管理规范，实现全国学籍学历的统一管理。

（一）推行学籍学历电子注册制度

2000 年，教育部高校学生司印发了《关于实行高等教育学历证书电子注册制度有关事项的通知》(教学司〔2000〕18号)，全面部署了在北京、辽宁等地试点学历证书电子注册工作。为了在全国推行学历电子注册制度，2001年4月教育部印发了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》(教学〔2001〕4号)，根据文件要求，各高等学校必须在招生录取工作结束后，将入学的学生信息录入注册系统。该系统与省教育厅和教育部的管理部门实现联网，学生的学籍信息直接上报教育部，教育部在相关网站公布各高校的录取结果。各高校在新生报到的时候核对录取名单，并要求学生在网上进行实名注册，注册完成后取得该校学籍，否则不能取得学籍。电子注册制度的推行，一方面实现了各高校、省教育厅和教育部的信息统一，能够及时反映各学校的学生学籍情况；另一方面也统一了学籍注册规范，自上而下采用统一的规范格式，消除了信息壁垒。

（二）学籍学历实行统一管理

2007年3 月，教育部印发了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》（教学〔2007〕3号）文件，按照文件要求，各高校每年在新生入学时，要及时登录教育部的学籍学历管理系统，注册并上传学生的报到信息。对没有按时入学的新生应根据实际情况选择保留入学资格、取消入学资格和放弃入学资格等内容对新生信息进行备注。按时完成登录注册的学生信息，纳入到该校的教学管理和学生管理中。这样就实现了学生从入学开始就进入系统进行管理，一直到获取相应的学历或肄（结）业。毕业的学生在毕业时还要进行学历的电子注册，可以实现学历的网上认证。学籍学历的电子注册制度是我国实现教育管理现代化的重要步骤，实现了高校学生信息的全过程管理，从学生报到起，学生学籍情况就在全国统一的电子注册平台中，直到学生修业期满，通过学历电子注册实现学历信息的全国统一管理。

2008年10 月，教育部印发了《关于普通高等校学校学年电子注册的通知》(教学司〔2008〕21号)文件，完善了电子注册系统的在校生管理模块。除了学籍和学历的电子注册外，增加了学生在校期间每个学年的动态信息。学生在校期间的基本信息修改、学籍异动、平时表现等内容都要在管理系统平台中进行更新，同时还实现了师范生管理、毕业名单预审、各类统计等功能。实现了学生学籍学历信息从入学到毕业的全程管理、信息化管理和网络化管，有力地促进了我国高等教育事业的健康快速发展，这也是我国教育改革过程中的一个重要标志。

二、电子注册系统目标分析

通过对高校学籍学历管理工作的调查分析，以及参考其他高校的类似系统，结合教育部电子注册系统的要求，首先要对学校的学籍学历管理进行归纳总结，采用业务逻辑的形式对各类业务（功能）进行优化。这是系统分析阶段的主要工作，也是后续工作的基础。

笔者作者通过调研与分析，学籍学历在线管理系统的主要功能应包括新生的报到注册管理、在校生管理两部分，其中在校生管理又可分为注册、学籍异动、奖惩情况、以及毕业管理等功能。如图1所示。

图1 学籍学历在线管理系统业务结构

在校生注册功能是在每个学期初，学生正常报到后即为正常注册状态。学生只有处于注册状态才可以进行选课，进入学期学习过程，继而可以参加考试。所以注册是在校生进行学习、考试的准入依据。

当在校生在校期间发生了留级、升级、转学或者休学、开除等变化时，就启用学籍异动功能，记录其在校期间的学籍变化情况。

奖惩管理功能是记录学生在校期间获得的奖励或惩罚的内容，很多时候也作为学生综合测评、平时表现的依据。

当学生修业期满或完成规定的学分，就可以进行毕业管理功能。主要包括学生的毕业成绩表、综合测评、奖惩记录等信息管理和毕业证书管理。

（一）新生管理业务流程分析

新生管理功能包括建立新生数据库、新生报到和新生信息校核等功能。新生报到的过程包括按照录取通知书的内容对本人的信息进行核对，根据录取专业到指定的院系报到。学生报到后各院系还要根据新生的录取专业进行分班，完成班级信息的更新。分班完成后，还要按照一定的规则给每一个学生分配学号，学号是代表在校学生身份的唯一标识。完成这些内容即代表学生的报到过程结束，新生信息的状态即改为在校生状态，纳入到在校生的各项管理中。

新生报到过程后，代表这个学生已经通过录取取得了到这个学校学习的资格。在报到之后新生还需要进行新生的注册，新生注册也是新生管理过程中的重要步骤。学生需要登录学籍学历在线管理系统，完善个人的信息，如身份证、准考证以及联系方式等信息，并且有监管人员对学生录入的信息进行校核，检验学生身份的真实性，如发现有不合法的信息，则需要再次进行录入、校核，以便确定是对信息进行修改，还是取消该生的入学资格。在新生完成个人信息录入后，还需要到相关部门缴纳费用，一般包括学费、书费、住宿费等。在缴费过程中，还会对学生的身份及相关信息进行校核，确保学生身份及信息的合法性。新生注册业务的处理流程如图2所示。

图2 新生注册信息校核流程图

（二）学籍异动校核业务分析

在学生日常管理工作中，每个学期都会发生学生的学籍异动情况。其中正常的异动包括学生的转学、升学、休学、退学等情况，也有由于自身或学习成绩原因造成的留级、取消学籍等情况。大部分的学籍异动是在学期末进行，也就是在课程成绩出来后，根据学生的所有课程的成绩，以及学校关于学籍管理的规定，对学生进行学籍异动处理。除了正常的学籍处理程序外，涉及到留级、转专业等情况，还要重新进行班级分配，对学生的信息也要进行更新。对于取消学籍、休学和开除等情况也要进行学生信息、班级信息等方面的更新。

（三）毕业管理业务分析

当学生完成了在校的所有学习科目，取得规定学分就可以顺利毕业，毕业管理在学籍学历管理系统中也是非常重要的功能，而且具有数据量大，时间紧等特点。一般毕业管理包括毕业生处理和证书管理两个部分，在实际调研过程中发现，就业管理也应该包含在毕业管理工作中，只是目前由于部门职责划分等原因，本系统暂未将就业管理纳入到系统功能中。

当学生毕业时，教务管理人员和学籍管理人员要汇总学生在校期间的学习情况和平时表现信息，校核信息是否达到毕业要求，并生成毕业生名单。毕业生名单由院系提交，然后由管理人员再次进行审核，将审核通过的名单报省教育厅。省教育厅数据审核通过后，学籍管理部门制作毕业证书发放给学生。同时毕业生的相关信息在校友库中留存。如果学生达不到毕业要求，则将学生信息反馈给院系，院系再根据学生的具体情况，做出其他教务管理方面的决定，如留级、补考、重修等。毕业生管理业务处理流程如图3所示。

图3 毕业生管理业务处理流程图

三、学籍学历在线管理系统的实现

（一）电子数据校核功能

主要用于与教育部的电子注册系统对接，也是保证本地数据规范性的重要方法。在这个功能中，要校核学生的所有相关信息，如学生的身份信息、专业信息、证书信息等。在该功能的实现过程中，着重实现界面的简单、清晰，便于使用者操作，因为需要校核的信息很多，所以简单易用就显得尤为重要。如图4、图5所示。

图4 电子数据校核界面

图5 学信网数据校核界面

（二）照片的导入与核查

在教育部的电子注册系统中要求每个学生的注册信息都要有照片，因此在系统采用数码照片的形式来存放学生照片，照片以学生的身份证号命名，放在一个固定的文件中。在数据库字段中用照片的文件名记录照片文件，同时也记录照片的其他一些属性信息。

（三）KSH关联设置

KSH即学生参加高考时的考生号，这是在学生参加高考前就设定好的唯一标识。在学生到学校报到时，要核对一次KSH的信息，核对的方法就是将KSH与身份证号、姓名等学生的固有信息进行匹配，在系统中设置KSH与身份证的一一对应关系。

（四）身份证号码校验

身份证号码作为学生的身份标识，在学习期间乃至工作以后都是作为他身份信息的主要标识。而且由于身份证信息存在15位或18位的情况，而且身份证自身也带有一定的校验功能，所以在学籍学历注册系统中要求对身份证号进行校验。筛查存在问题的身份证信息，确保学生的身份证信息的准确无误。可以采用输入学生姓名或身份证号码，查询学生信息数据库，对该生的信息与真实信息进行匹配。这里也要考虑输入查询条件时的操作方便。

四、结语

我国的高等教育事业正处在一个蓬勃发展阶段，高等教育的普及和现代化是教育事业发展的要求，今后对教育现代化、信息化的研究将更加深入和细化。今后的与学籍学历信息管理相关的学生管理工作将更多地采用新技术和新方法，学籍学历在线管理系统也将面临着更新升级，而且在学生管理工作中发挥更大的作用。采用信息化的手段对学籍和学历信息进行管理，不仅可以大幅度提高管理效率，更加符合目前低碳环保理念，所以完全有必要加强对学籍学历信息化的研究，根据不同学校的管理工作特点，开发出能够快速处理在校生的学籍学历电子注册信息，提高注册信息的校核效率的学籍学历管理系统，将学生管理人员和学生从繁琐的信息管理和校核任务中解脱出来，推动学校教育事业中管理工作水平的不断提高。学籍学历电子管理系统的设计与实现，不仅大大降低了学生管理工作强度，提升了工作效率，更代表了一个学校管理现代化的水平，对提升学校的整体形象也具有重大的意义。

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App lication and Implementation of the Electronic
Registration Management System in Student Status Management

DUANWei-wei
（Departmentof Student Affairs,Lianyungang Technical College,Lianyungang 222006,China）

With rapid development of China's higher education,the scale has expanded unceasingly,the number of students in colleges has been growing and the studentmanagement faces new situation and tasks,so to explore the students'information managementmethod has become the consensus of education management departments at all levels.Through the analysis and design of the management of the daily work and combined with professional knowledge,the onlinemanagement system of student status was designed and implemented to achieve the docking with the electronic registration system of the Ministry of education.

school record;electronic registration;archives;informatization

G647.33

A

1009-4318（2017）01-0046-04

段薇薇（1979-)，女，江苏连云港人，连云港职业技术学院学工处馆员，硕士，主要从事学籍档案管理方面的研究。

2016-09-19