行政事业单位财务报账系统功能设计研究

陈文婧

摘 要：利用信息化手段提高财务活动处理效率，提升财务管理、监督、决策水平，已经成为财务管理的重要内容。对于使用财政资金的行政事业单位，需要将财政批复的预算分解到单位内部各处室执行，因此其报账系统需要与财政预算管理系统有效对接。本文作者对行政事业单位财务报账系统的功能设计进行研究，并提出设计方案。

关键词：行政事业单位 财务管理 信息系统

随着信息技术的快速发展，利用信息化手段提高财务活动处理效率，提升财务管理、监督、决策水平，已经成为财务管理的重要内容。行政事业单位经费一般都是纳入财政预算管理，其财务管理工作不仅涉及单位内部业务，还需要与财政预算管理业务关联，因而对单位财务信息化建设也提出了更高要求。对于使用财政资金的行政事业单位，需要将财政批复的预算分解到单位内部各处室执行，因此其报账系统需要与财政预算管理系统有效对接。笔者结合工作实践，对行政事业单位财务报账系统的功能设计进行研究，提出以下设计方案。

一、系统初始化设置

（一）角色设置

身份认证：每个使用者必须拥有唯一的身份认证标识；

角色分类：处室报销申请人、处室领导、财务处工作人员、财务处领导、单位领导。

访问控制：对不同用户和信息设定不同权限，系统根据用户身份确定访问权限，只允许授权用户访问授权信息。各处室报销申请人和处室领导只能访问本处室的预算数据，财务处工作人员、财务处领导和单位领导可以访问所有处室的预算数据。

（二）处室名称设置

设置内部处室名称、简称、代码，并可以根据需要维护。

（三）定额标准设置

设置差旅费、培训费、会议费等定额标准，并可以根据需要维护。

（四）公式与数据逻辑关系

1、项目可执行指标数（来源于财政预算管理系统）

项目可执行指标数=可用计划数+未提计划数=项目任务1预算+项目任务2预算+…项目任务N预算=项目任务1预算可用计划数+项目任务1预算未提计划数+…项目任务N预算可用计划数+项目任务N预算未提计划数=项目任务1预算可用计划数余额+项目任务1预可用计划冻结数+项目任务1预算可用计划实际支出数+项目任务1预算未提计划数+…项目任务N预算可用计划数余额+项目任务N预可用计划冻结数+项目任务N预算可用计划实际支出数+项目任务N预算未提计划数。

2、完成率指标（可选：包括冻结额/不包括冻结额）

指标完成率=指标支出数/指标初始预算数；

项目完成率=项目支出数/项目处室预算数；

项目任务预算完成率=项目任务实际支出数/项目任务预算数。

二、预算指标生成

手工录入或者从财政管理系统中导入预算可执行指标，数据要素包括项目编号、预算项目、指标编号、指标说明、文号、资金来源、支出功能分类、资金分类、预算年度、当年预算数等。可对预算指标进行修改和维护，指标编号、预算指标名称、初始预算金额等数据应与财政预算管理系统的可执行指标一致。每条指标下可添加项目任务，并明确归属处室、预算控制数等。预算控制数确定后自动形成限制，在报账申请录入与审核过程中对报账金额进行控制。

三、报账功能模块

（一）报账申请

各处室报账申请人登录系统后，填写报销申请表，内容包括项目任务、金额、支出明细等，填列完毕后自动生成预览，预览后可选择保存或提交。成功提交后，申请的金额被冻结。申请表可以输出并打印，以便与原始凭证一并交给处室主要负责人审批。

系统保存时自动进行两项检查，一是申请金额是否超过预算数余额，如超过，系统提示修改；二是有定额标准的支出明细（如差旅费等）是否超标，如超过，系统提示修改。

（二）報账审批

审批过程中，提交申请的金额被冻结，如果申请单回退至申请人，申请人取消申请后，金额解冻。审批流程为：

（1）处室领导审核：处室领导对本处室报账申请进行审核，确认金额、报销事项及经费支出渠道后，审核通过提交至财务处工作人员审核，审核不通过退回报账申请人。

（2）财务处工作人员审核：工作人员对各处室提交的报账申请以及财务处领导退回的报账申请进行审核，审核通过则提交给财务处领导，审核不通过可以直接退回报账申请人，或者在系统中向报账申请人发出信息，通知其补充材料。

（3）财务处领导审核：财务处领导对财务处工作人员审核通过后的报账申请以及单位领导退回的报账申请进行审核，审核通过提交给单位领导审核，审核不通过退回给财务处工作人员，由其再做审核、补充资料或者退回报账申请人。

（4）单位领导审核：单位领导对财务处领导审核通过后的报账申请进行审核，审核通过的报账申请转至财务处工作人员办理支付，审核不通过退回给财务处领导处理。

（三）支付结账

财务处工作人员对经单位领导审核通过的报账申请按照财政预算管理系统流程进行维护，报账流程处于“办理支付”环节，对通过财政审核的报账申请转为“已支付”环节，冻结金额转变为实际已支付金额，该项报账流程结束。对被财政部门退单，则将报账申请退回至申请人或进行手续补全后再做处理。

定期或不定期对报账申请进行结账，生成报表与财政预算管理系统中的数据进行核对，对数据不一致的情况进行核查，查明原因后对报账系统中的相关数据进行修改，并根据权限将结账结果提交相关人员。

四、数据查询

根据权限设置提供实时数据查询，可对数据进行分类或汇总查询，查询结果可以根据需要形成不同形式的报表，以便存档备查或提供给不同需求机构、人员使用。

通过实施财务报账系统，将使行政事业单位完善内部控制流程，降低人工操作风险，提升财务工作效率；实现财务数据共享，便于财务评价监督，提高财务管理水平。