信息时代档案管理工作面临的问题及对策

张在奎　王丰霞

摘要：随着人们对档案管理工作的要求越来越严格，提升档案管理工作效率的意义日渐凸显。毋容置疑，只有档案管理水平适应现代化社会需要，档案管理工作才能与时俱进，从而取得预期的效果。随着信息技术不断发展与进步，给档案管理工作带来新的机遇同时，也面临着新的困境。因此要想做好档案管理工作，实现现代化档案管理，必须加快资源发展的网络化与数字化，积极应对电子文件的挑战，才能为经济建设提供优质服务。文章主要从信息时代档案管理工作的重要性出发，对信息时代档案管理工作面临的问题及应对对策进行了分析，希望能为档案管理工作提供借鉴。

关键词：信息时代；档案管理工作；面临的问题；应对对策

国家社会经济快速发展推动了信息技术的进步，当前我国已经进入互联网时代，信息管理与信息公开的应用已经成为社会经济水平与科技水平提升的重要体现。档案信息化管理工作作为一项复杂且系统性工程项目，对现代化档案管理有效应用，能够提升档案管理工作效率与质量。然而在实际管理工作中，受各种因素影响，使得档案管理工作面临诸多问题，只有找出存在问题，并采取有效应对对策，才能促进信息时代档案管理工作有序进行。

一、信息时代档案管理工作的重要性

在传统档案管理工作过程中，档案管理大部分以纸质形式为主，档案管理方式滞后，管理工作量较大。并且在档案日常管理和保存过程中，为了避免纸质档案受到火灾、受潮和虫害的影响，确保档案资料的安全使用，需要投入相应的人力和财力，采取相应应对措施予以处理，以免纸质档案损毁。此外，传统档案资料的查阅难度大，不能进行备份，随着信息时代到来，计算机技术的发展与普及，传统档案管理内容与管理模式逐渐向电子化方向转变。信息化档案管理的出现，不仅能够有效解决档案资料的存放问题，提升档案使用的安全性，还可提高档案资料的检索效率，充分发挥档案资料作用。可见在信息时代下，做好档案管理工作对适应社会发展，满足现代化档案管理具有重要意义。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）管理软件缺少通用性

传统档案管理工作实现档案管理工作的信息化，各式各样的档案管理软件得到进一步推广与使用。但从档案管理工作角度而言，虽然新型的档案管理软件实现了档案内容的信息化与数据化，但是仍存在诸多不足之处，降低了档案管理工作效率与质量。例如在实际使用过程中，档案管理软件缺少通用性，各个企业单位使用的计算机规格与型号不同，软件之间不能兼容，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作有序开展带来不利影响。

（二）档案管理信息化标准不规范

档案信息化管理本身具有信息化属性与实际效用，只有实现档案统一规范的管理，才能提升档案资料使用的安全性与真实性。然而从当前档案管理工作来看，档案管理工作缺乏规范化与标准化，在信息系统与网络建设上仍存在显著性差距，给档案信息化管理在开发、共享、服务及规范上的发挥与发展带来影响。此外，受各种因素限制，档案管理部门没有统一规范档案编制，档案编制细则的兼容性较低，导致部分系统软件的可移植性下降。并且我国当前没有形成建立统一的档案信息化管理标准体系，给信息时代档案管理工作开展造成严重了阻碍。

（三）档案管理的保密性与安全性有待提升

电子档案管理系统通常是利用验证登录名和密码双重保护记性安全防范，虽然方便员工工作，但是一旦密码泄露，不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，直接威胁到档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。并且电子档案信息管理本身具有结构复杂、储存信息各式各样的特点，如果计算机遇到系统瘫痪和病毒入侵问题，电子档案极易受到不法分子的恶意破坏与损毁，给企业带来巨大经济损失。

（四）相關法规体制不完善

虽然我国颁布了与档案管理工作有关的法律法规，但是已有的法律法规大部分针对传统的档案管理模式，档案信息化管理要求法律法规应顺应时代发展的脚步，定期颁布与档案信息化管理有关的法律法规，为档案信息化管理工作提供法律依据。然而，在实际管理工作中，档案信息化管理还未形成一整套完善的法律法规体制，有待进一步完善。

三、信息时代档案管理工作问题的应对对策

（一）加强信息化建设，实现软件兼容

加强信息化建设作为解决信息时代档案管理工作不可缺少一部分，实现档案信息化管理的目的是共享档案资源，充分发挥档案资源在企业中的价值。因此为了实现档案资源共享，档案管理部门必须引进先进信息技术，对档案管理模式进行创新，实现自动化处理，从而提升档案信息的检索效率。例如在进行档案资料分类存储时，档案管理部门可利用信息管理系统、CAD/CAM系统、资源管理系统以及ERP系统等对管理软件进行编程，通过计算机与多媒体技术将对文字类档案和图像类档案进行自动识别，并储存到相应档案信息库中，实现软件之间的兼容。然后在利用网络平台传输档案资料，实现信息资源远距离、无障碍的共享，这样不仅能够存储海量档案资源，还可避免出现传统档案资料管理的老化和损毁等问题。

（二）统一规范档案信息化管理标准

统一规范档案信息化管理标准、建立与档案有关的管理规章制度，对档案管理具有重要意义。随着科学技术发展与进步，档案管理手段日渐更新与管理水平的提升，必须建立完善与档案管理有关的工作体系，统一编制档案管理细则，并落实到位，从而提升系统软件的可移植性，实现档案信息化管理标准的规范化。此外，还需明确各个工作岗位的责任内容，将各个门类和载体的档案集中起来进行统一管理，让档案管理和企业工作实现同步考核、同步发展。

（三）提高档案管理使用的保密性与安全性

我国信息资源丰富多样，档案资源作为信息资源中重要构成部分，无论是在我国政治建设中，还是在我国社会经济建设与发展中都起到重要作用。因此在信息时代档案管理工作中，要想提升档案管理使用的保密性与安全性，必须建立完善档案信息安全保障体制，做好相应管理工作。具体可从以下几方面进行分析：信息技术的发展，对于信息而言具有两面性，虽然客观上带动了信息竞争，但是对于档案资料使用的安全性而言，仍存在安全隐患。因此要想提升档案信管理使用的安全性与保密性，必须更新传统管理观念，提升网络安全意识，采取有效措施方法不法分子的侵入，以免不法分子篡改、窃取档案信息。同时管理部门还需通过用户身份验证方式，加强档案信息管理，适时监控计算机网络系统，确保档案信息的保密性与安全性。例如在档案管理工作中，会面临计算病毒入侵的风险，导致档案信息丢失和泄漏，不能查看档案内容。为此为了确保档案信息化管理的安全，档案管理部门需要加强档案管理，防范不法分子侵入系统，加强对用户登录名与密钥的验证，借助密钥管理方式，提升系统使用的安全性。同时加强计算机网络系统的监控力度，在计算机系统中安装最新版本的杀毒软件，尽量隔离计算机的内网和外网。并定期做好数据库的备份工作，以保证档案信息使用的安全性与保密性。

（四）建立完善有关的法律法规

建立完善有关的法律法规是档案信息化管理的安全与合理利用的保障，因此在信息时代下，相关部门应顺应时代发展潮流，建立完善有关的法律法规，为档案信息化管理提供法律依据，真正做到有法可依，有章可循，以满足档案管理未来发展的需要。同时加强资源数据库建设，安排人员定期对数据库运行进行维护管理，为数据库档案信息的使用提供安全性与完整性保障。

四、结束语

综上所述，档案管理是档案管理部门日常管理的主要内容，对企业稳定发展具有重要作用。因此在信息时代下，档案管理部门必须从解放思想，创新管理理念着手，加强信息化建设，统一规范档案信息化管理标准，建立并完善相关法律法规。只有这样才能满足未来发展需要，最终做到节省开发资源，提高档案管理使用的保密性与安全性，实现档案管理的现代化、科学化与规范化，从而充分发挥档案管理的实际作用。

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（作者单位：张在奎，潍坊护理职业学院；王丰霞，潍坊市中心血站）