档案数字化的实践与思考

叶忠惠

档案数字化的实践与思考

叶忠惠

（石狮市人大代表活动服务中心，福建泉州362700）

档案数字化是档案管理工作发展的必然趋势，基层单位在推进档案数字化实践中遇到各种各样的问题，这些问题主要集中在档案管理制度、档案经费、人员素质等方面，笔者就自己参与档案数字化实践中遇到的问题进行阐析，探索解决的办法和思路。

现状；制度；经费；规范管理；人员素质

档案数字化可以最大限度地提高档案的管理和使用效率，节约档案存储空间和管理成本。当前，各地正如火如荼地推进档案数字化这个庞大的系统工程，许多单位在档案数字化实践中遇到了不少困难和问题。在此，将从档案数字化这个角度分析和探讨这些问题,探索解决的办法和思路。

一、基层单位档案数字化的现状

以石狮人大机关档案数字化实践为例：石狮建市于1988年，石狮人大及其常委会成立于1991年，受客观条件限制，石狮人大极其常委会成立之初并未及时建立人大机关档案室，大量珍贵史料因管理不善遗失，造成不可挽回的严重后果。2008年下半年，石狮市人大常委会办公室筹备编撰《石狮市人大志》，借助修志的契机，人大办安排工作人员对石狮人大及其常委会自成立以来的档案史料进行分类整理，及时收集和抢救遗失、损毁的档案资料。截止到2015年12月，共收集整理人大系统的文书档案827卷，其中永久性案卷157卷，长期性案卷168卷，短期案卷472卷，制作全引目录5本，全引机检目录2251条，案卷机检目录325条。另收集整理《石狮市人大常委会会刊》75卷，《石狮市人大会汇编》35卷，换届选举汇编6卷，收集整理历届党和国家领导人视察石狮（人大），以及石狮人大及其常委会依法履职的各种图片2000余张。在大量前期工作的基础上，编撰人员对文书档案和图片资料通过电子扫描等技术手段进行数字化。前后共扫描永久和长期两个类别的案卷19850页，基本完成从文书档案到电子文档的转化，通俗地说就是基本完成把柜子里的纸质档案变成计算机里的电子档案，在档案数字化这个庞大的系统工程中迈出了重要的一步。

受制度建设、信息化水平、档案经费、人员配置等客观条件限制，石狮人大机关档案数字化工作没能继续往前。造成各单位档案室之间档案资源无法实现横向共享，单位档案室与本系统间的档案资源亦无法实现纵向共享，用户无法实现远程查档，管理员无法对档案进行远程管理，给档案的管理和使用工作带来诸多不便。这种现象在基层单位普遍存在。

二、档案数字化实践中存在的问题

（一）制度不完善

收集、管理、利用档案，需要一套行之有效的管理制度和统一的操作规程，以确保档案管理中各项工作有序展开［1］。当前，基层档案室缺乏具有普遍约束力的管理制度和确保制度顺利运行的监督机制，直接影响档案数字化、档案室标准化建设、档案室软硬件设施配备、档案室防潮、防火、防盗设施建设，以及档案经费划拨、人员配置等工作，导致档案管理实践中诸如归档、整档、借阅、移交等常规工作难以按规范落实到位，直接影响档案数字化工作进程和档案信息资源共享平台的建设、运行。另一方面，在档案数字化实践中，省、市、县和基层单位档案室之间由于缺乏统一标准和规范，各地各单位信息化建设和档案数字化水平参差不齐，导致档案信息标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用、检索等工作因标准不同造成不便。

（二）责任不明确

档案管理是一项默默无闻的工作，若不修编史志年鉴，短期内不易看出档案管理工作成效。档案管理又是一项凭良心的工作，主观性很强，如果缺乏有效的监督机制督促管理员一步一个脚印把原始资料采集、整档、归档、扫描、上传、移交、数据更新、网站维护等工作做实做好，他人很难及时发现档案管理工作上的纰漏。又因档案工作时间跨度大，人员更替频繁，即使发现档案管理过程中某个环节出现了问题，如：资料采集不全、整档和扫描有遗漏、上传和移交不及时等，这些问题往往因为各种客观原因难以补救。档案工作需要各部门通力合作才能做好，如果没有一位责任感强的领导统一协调，调动集体力量和公共资源，靠管理员单枪匹马是很难做好做实档案管理工作的。

（三）领导不重视

长期以来，人们对档案工作的认识一直存在偏见。在某些人看来，档案工作可有可无、可急可缓，这种观念必然影响档案经费划拨、设备添置和人员安排等事宜。有人甚至认为给档案室买新设备是浪费，搬几台旧电脑，整几个旧厨柜搁在档案室或某个杂物间应付应付检查就可以了，这种观念在基层单位较普遍。一些单位没有专门设立档案室、没有专业管理员、没有按要求给档案室配置空调、除湿机、铁皮柜、专用电脑、扫描仪等硬件设施，这些自然不是档案管理员的责任。综上，如果领导不重视，如果没有足够的资金保质保量地把档案室软硬件设施按规范建立起来，档案数字化，档案资源共享就是一句美丽的空话。

（四）素质待提高

管理员素质决定着档案管理水平的高低。档案管理实践中，“人”这个起决定作用的因素并没有真正得到重视。特别是基层单位档案室，很少安排“年富力强”的人专职管理档案，被指派管理档案的往往都是那些退居二线或即将退休之类的“老弱病残”。档案管理员综合素质参差不齐，相当一部分管理员没有受过档案专业系统教育和业务培训，有的管理员连上岗证都没有，相当一部分管理员（上文提到的“老弱病残”之类的管理员）不能熟练使用电脑、扫描仪、照相机、摄影机、电子音像设备和现代网络技术，难以娴熟地运用现代科技手段生成和转化电子文档。因为“老弱病残”，他们的学习力往往受体力、精力、知识结构和已有经验的束缚，很难有年轻人那样热切的学习欲望。这些因素将直接影响到档案管理员的工作能力和工作效率，影响档案数字化进程及档案资源共享的深度和广度。当然，也有优秀的年轻人担任档案管理员的，这样的人在单位里往往身兼数职，他们没有足够的时间和精力管理档案。

三、推行档案数字化的思路与对策

（一）加强制度建设，严抓制度落实

档案主管部门要制定一套具有普遍约束力的部门规章和与之相匹配的规范体系（执行标准），对各单位的档案管理、档案室维护等操作规程进行明确和规范，定期开展档案工作情况督查，确保各单位按相同标准和同一流程进行档案管理和档案数字化工作。譬如，使用相同的图文处理软件、图文存储格式等，为档案的管理、使用和档案资源共享创造条件［2］。另一方面，要制定一套针对基层单位的法律法规，对基层单位档案工作、档案经费、档案管理员配置、档案室软硬件设施配备等方面进行明确，用制度为档案数字化工作和档案信息资源共享保驾护航。

（二）强化责任意识，用制度促工作

一是按照档案工作规程，定期开展涉及资料收集、档案编制、档案移交、档案数字化等常规工作检查，及时发现并补救档案管理工作中出现的问题，纠正档案管理工作中的不良现象，有条不紊地推进档案工作；二是实行档案工作“一把手”负责制，明确“一把手”的责任，利用“一把手”调动集体力量和公共资源，协调不同部门、不同科室共同参与到档案收集、整理、扫描、上传、移交等工作中来，使档案工作成效成为“一把手”政绩考核的一项指标，让“一把手”真正担负起该负的责任；三是建立针对基层单位领导和档案管理员的离退休、调离工作岗位的审查机制，特别是档案移交方面的审查和对接，根据《档案管理违法违纪行为处分规定》，对相关失职人员依法依规进行追究和问责。

（三）加大资金投入，转变思想观念

一是切实转变思想观念，强化对档案工作的认识，在资金划拨、人员安排、设备购置等方面给予档案工作切实支持。二是要根据当地物价和社会发展实际明确档案经费，使档案经费随着当地GDP的增长而增长。相关部门要将档案经费纳入政府财政预算，确保档案室建设、档案管理员教育培训、档案数字化（网络化）等相关工作落到实处。三是建立由档案主管部门、本单位领导、市账务部门、审计部门共同参与的跨部门监督机制，依靠制度支持和约束，确保档案经费足额划拨，专款专用。

（四）提高人员素质，提升管理水平

一是提升档案管理员的业务素质，要求每位档案管理员都必需持证上岗，硬性规定管理员每年必需接受档案主管部门组织的规定课时的档案继续教育和档案业务技能、相关法律法规的培训。其次，要求档案管理员必需学习涉及档案工作的相关法律法规，特别是要学习那些涉密法律条文和部门规章，做一个业务合格、思想过硬的档案管理员；二是提升档案管理员的专业技术水平，档案管理工作要与社会政治经济发展现状接轨，就需要有与之相匹配的管理员。档案主管部门可以通过业务培训、资质考试以及从高校档案专业的毕业生中选拔等方式提升档案管理队伍的整体素质，改进管理模式，帮助每位管理员熟练地掌握计算机网络、多媒体、摄影摄像等现代电子和传媒技术，并灵活运用这些技术和设备收集、整理、制作和管理档案［3］；三是提升档案管理员的文化素养。

［1］夏燕玲．档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］．云南档案，2010（3）．

［2］韩东．档案信息化建设若干问题研究［D］．长春：吉林大学，2011．

［3］李爱妹．加快档案信息化建设，不断创新档案工作［J］．上海造船，2012（1）．

G27

A

1673-9884（2017）04-0122-03

2017-02-15

叶忠惠，男，石狮市人大代表活动服务中心主任。