大数据背景下高校档案管理研究

邹凡

辽宁教育研究院，辽宁沈阳 110034

大数据背景下高校档案管理研究

邹凡

辽宁教育研究院，辽宁沈阳 110034

高校档案管理是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，对于学校的改革与发展具有相当重要的意义。随着大数据时代的到来，数据存储空间不再受限，档案调用更加方便快捷，给高校档案管理工作带来新的发展机遇。同时，对高校档案管理理念、管理方式和管理人员的能力也提出了挑战。当前，高校档案管理工作存在管理意识淡薄、人才素质有待提高、管理制度有待完善等问题。高校应从管理理念、人员职业能力、档案管理模式、信息资源共享，以及统筹实体、数字化档案的整理等几方面进行改革，从而提高档案管理工作的效能。

高等院校；档案管理；大数据

高校档案是高校教育工作者在长期教育工作中对教学工作和学生成长变化逐步积累形成的有价值的资料。这些资料记载着教师的教学和学生成长的过程及成果，也如实地记载着学校发展的历程，是一所高校办学历史和办学特色的真实记录。它的完整性、真实性、系统性可以完美地展示学校真实面貌，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，对于学校的改革与发展具有相当重要的意义。但是，由于这项工作的复杂性、无序性等特点，在现实的工作运转过程中出现了一系列问题，使高校档案管理工作并不能有效地进行。

近年来，随着计算机和信息技术的迅猛发展和普及应用，应用系统的规模迅速扩大，所产生的数据呈爆炸性增长。动辄达到数百TB，甚至数十至数百PB规模的大数据已远远超出了现有传统的计算技术和信息系统的处理能力，不断寻求有效的大数据处理技术、方法和手段已经成为现实世界的迫切需求，并且已经潜移默化地渗透到高校工作的各个层面上，这就要求我们以信息科学的思维重新审视档案管理问题，使档案管理工作在大数据时代实现更加高效和准确的转变。

一、大数据背景下高校档案管理工作的机遇

大数据不仅改变了人们的日常行为方式，也给高校档案管理工作带来了机遇挑战。

（一）高校档案管理工作面临的新机遇

1.存贮技术的发展使存储空间不再受限。在现代社会中，随着高等教育规模的不断扩大，档案数据快速增长，各个高校档案部门面临着巨大的档案管理压力，部分高校为此建立了档案数据库。但随着时间的推移，档案数据越来越多，越来越大，对数据库存贮容量提出新的要求。由于数据库容量有限，新的档案信息有可能要覆盖或替换原有的档案信息，使“老”档案难以保全，这对于档案数据来说无疑是巨大的损失。而在大数据时代，数据存储和传播技术发生系统性变革，数据存储与调用主要是在云端，其容量不可计数，无疑可以破解当前高校档案管理存储空间有限的难题，实现档案数据的完整性留存。

2.数字技术的应用使档案调用更加方便快捷。当前档案管理主要以纸质和电子档案两种形式为主。相对来说，纸质档案主要存在存储空间大、检索和使用便捷性不强等问题，而电子档案虽然不存在上述问题，但是也基本处于“待利用”状态，数据的调用和分析十分有限。大数据给档案数据的应用带来了福音，云存储和计算技术相得益彰，使用户随时可以通过客户端便捷地检索和搜索所需信息，实现信息的高效利用，从而使档案的使用价值倍增。

（二）高校档案管理工作面临的新挑战

当然，大数据时代给高校档案管理带来机遇的同时，也引发了一系列新的问题，给档案管理带来新的挑战。

1.管理理念迭代。传统的档案管理工作理念主要在于对各类档案进行分类、整理和管理，其核心价值可归结为先“理”后“管”重“存”，具有明显的管理导向而非用户导向。而大数据背景下，由于档案信息错综复杂地交织在一起，使信息量呈几何式递增，简单地“理”和“存”已意义不大，其更大的价值追求在于面向用户如何地调用和分析，即在于“用”。因此，只有便捷和有效地以“用”为依据来“理”和“存”才有意义，这就需要管理理念的更新迭代，以用户为导向重新设计档案管理工作的逻辑、流程和方式。

2.管理方式巨变。高校档案管理先后历经了“纸质档案为主”“纸质与电子并存”“电子为主、纸质为辅”的发展历程，档案信息容量正处于“核爆式”增长，而现有的数字化管理是基于有限的档案数据库为逻辑的管理方式，存在信息使用不开放、客户端单一等问题，导致档案信息使用效率不高。而在大数据时代，档案管理工作的价值追求开始从庞大的档案信息的存储向信息的深度发掘转移，进而引发了兼顾档案管理的科学性和效率性问题。档案管理不仅要存好和管好，更要高效地使用好，这就对现有的管理方式提出了挑战。

3.管理能力跃升。大数据时代的档案管理具有专业化、开放化和多元化等特征，与云存储和云计算等数据处理技术紧密相关。传统的收集、管理和利用等工作流程发生了巨大变化，这就对档案管理人员的信息编码、数据分析与处理等职业能力提出了更高要求，多数高校档案管理人员将面临职业岗位的新挑战。

二、高校档案管理存在的主要困境

（一）档案管理意识淡薄

近年来高校在软硬件等方面取得了长足的进步，在教学和科研领域投入了大量精力，但很多高校领导对档案管理工作的重视程度不够，档案管理的意识也相对淡薄。由于人们对档案管理工作的理解千差万别，甚至带有一定的偏差，简单地认为高等院校的主要任务就是教书育人，认为只要提高学生学习质量就达到了学校的教育目的和任务。而对于高校档案管理在整个高校运行中的作用和地位，则缺乏科学、系统的认识，认为档案管理工作无非是对档案的收集、编排、整理以及保管而已，无需太多的技术含量，这一负面思想进一步制约了高校档案管理的科学发展。同时，作为专业技术人员的高校档案管理者也表现出“不专业”，或者是工作分工不清晰，或者是对于出现的各类档案问题存在着解决能力不够、不及时等问题。种种原因导致高校档案管理工作在政策上、经费上受到的支持和保障极其不够，使从事档案管理工作的人员缺乏工作的积极性和主动性，工作的创造性更是难得一见。

（二）档案管理手段落后

传统的档案管理包括资料的收集与整理两大部分，单纯依靠手工操作很难满足对档案资料的及时分类与整理。虽然部分高校档案实现了计算机录入和数字化管理，但也仅仅局限于简单地搜索与查询，尚未实现对信息的深度分析与解读，这将阻碍高校档案管理的信息化建设步伐。随着现代科学技术的迅猛发展，数字化、信息化已俨然成为档案管理的必然发展趋势，与此同时也出现了对实体档案和数字化档案的有机结合的问题。

（三）档案管理专业人才不足，人才素质有待提高

实现高校档案管理现代化的基本前提之一是培养和吸收专业型人才，建设一支专业型的档案管理队伍。随着数字化、信息化设备和手段在日常生活和工作领域的不断拓展，势必要求档案管理人员熟练掌握现代化设备，应用新技术。然而，当前高校档案管理人员职业能力表现参差不齐，部分人员专业知识面较窄，专业技能严重不足，缺乏专业化训练，部分管理人员甚至不会使用现代化工具。一些高校并未按照要求配备专职的档案管理人员，往往安排各院系的教务人员兼任，这大大影响了档案工作人员队伍的整体实力。

（四）档案管理规范缺乏标准

在教学档案的收集与整理工作中，最容易出现档案的不规范、不完整现象。由于在收集整理教学档案的过程中缺少专业化和规范化的指导，一些高校档案管理部门往往只是看中纸质档案的收集整理，对于大量的非文字档案的归档重视的程度不够。一些高校档案管理工作由于受到传统工作思维的影响，采用行政化大管理方式，在档案收集过程中只收集各类批文、报告等制度性的文件，而对于高校日常教学活动中形成的丰富多彩的非文件性材料却“视而不见”，导致档案缺损和不完整，尤其是学生学习活动的材料收集与整理。档案内容的不规范性会引起学生成绩管理不严格，表格填写不规范，以及最后验证资料不严谨等诸多连锁反应。这些琐碎、细小的问题积少成多，最后会衍生成相当棘手的问题而无法从根本上解决。因此我们在开展档案管理工作的过程中要十分注重档案的规范性和完整性。

（五）档案管理制度不完善

国家要求各高校严格依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》建立基本完善的规章制度，来规范高校的档案管理工作。但是，部分高校的规章制度和工作职责表面上看来条条框框规章很多，貌似很周详，但事实是还没有建立起切实可行的档案管理制度，缺少现实操作性。规章的混乱会产生职责不清、分工不明的现象，很多规章要求难以落到实处。另外，有的高校教学档案管理工作的配套设施相当落后，如在管理手段上没有使用数字化工具对编目索引进行编制，这将对后续的信息调用工作产生不便。因此，在完善档案制度和优化管理手段以及更新先进的设施方面都有待各个高校予以加强。

三、大数据背景下高校档案管理工作的应对策略

（一）转变高校档案管理理念

阻碍高校档案管理工作发展的一个关键原因是欠缺科学、系统的档案管理理念。并由于其他各种原因，档案管理工作一直都没有得到充分地重视。因此，转变高校档案管理理念成为关键的第一步，我们只有具备正确的管理理念才能够使理论和实际相结合，才能从宏观把握主旨，把握发展方向。现代化的高校档案管理理念不仅是高校档案管理创新的需要，更是学校发展和社会发展的需要。因此，高校档案管理理念应与时代变革同步，甚至发挥引领作用。高校管理者应不断提升自己对于档案管理的理解与认识，更新迭代管理理念，以用户为导向重新设计档案管理工作的逻辑，只有从上位给予档案管理工作足够的重视，并树立服务意识，档案管理创新工作才能顺利开展与实施。总之，高校档案管理过程中应逐步提高档案管理工作在整个高校工作中的地位，让档案管理的价值进行最大化，从而更好地服务高校和社会发展。

（二）提升工作人员职业能力

高素质的人才队伍是科学开展高校档案管理工作的基石，工作人员的职业能力高低决定着档案管理工作能否有效地开展。档案管理工作人员的职业能力主要涉及三个方面：基本的业务操作技能，先进的信息技术和数据分析能力，以及开拓创新的理念。当然，人才的成长需要氛围和环境，职业能力的生成离不开创新、尊重和鼓励的环境。因此，应根据档案管理工作人员的特点，制定出一套终身教育的方案，理论知识和实践操作并重进行培训，突出培养解决实际问题的能力，在学习中打造出一支高素质的工作队伍，在实践中培育专业人才。

（三）优化管理模式，落实配套设施

大数据时代，档案管理工作的价值追求开始从庞大的档案信息的存储向信息的深度发掘转移，其涵盖高校管理工作的各个方面，必须以用户为导向重新设计档案管理工作的逻辑、流程和方式。因此，要及时落实配套设施。只有具备健全的硬件设施才能确保档案管理的科学化，它是所有工作的基础保证，否则一切措施都不能得到落实。如按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准，配备好库房和安全保障系统；建立高标准的网络关联和数据支持系统；装备计算机、打印复印机等必需的硬件。高校档案管理经费要落实到年度预算中，专款专项，重点支持。

（四）统筹整理实体和数字化档案

高校档案管理工作的数据庞杂性凸显了数字化档案的必要性，同时，实体档案的留存也必不可少。因此，高效而科学的档案管理必须实现实体档案与数字档案的有机结合。在对实体档案与数字化档案进行整理的时候，都面临着旧档案归档、合并与整理的问题，数字化档案整理过程中电子文档的分类较为便捷，可以较好地解决档案归类的问题，针对不同的档案应采取不同的整理方式。在整理实体档案时，应注意档案材料的保存与整合；在整理电子档案时，应明确档案类型与范围，以实现档案的高效化管理。

（五）推进档案信息化建设和资源共享

网络信息技术和数据分析技术的迭代发展，推动着高校档案管理理念和模式的转变，信息化已成为高校档案管理发展的必然趋势。档案信息化作为综合性的、跨部门的改革工程，档案管理部门应结合高校实际需要，与各相关职能部门建立起纵横交错的网络化的档案管理体系。

高校教学档案信息化建设具体包括两个方面：一是加强档案部门的硬件基础设施建设，二是运用校园网，把档案管理系统同校园办公自动化（OA）管理系统有机整合，实现高校教学档案信息资源的共享。现代化的教学档案管理系统能够让高校自身，以及学生、家长和社会各界使用者都能更好地了解高校提供的各种教学档案信息，让档案管理工作真正惠及于民。

作为高校建设与发展的重要组成部分，档案工作的建设关乎高校的质量建设与综合管理，加强档案管理工作是提升高校档案管理水平的关键举措。大数据时代，高校档案工作面临着新的形势和挑战，要适应社会发展需求，充分利用好新技术、新媒介，实现档案管理工作的数字化与创新发展。通过档案管理工作服务水平、专业化水平的不断提升，在新形势下实现档案管理工作的专业化发展。

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[2]霍倩倩.对高校教学档案管理工作存在问题及解决对策的思考[J].杨凌职业技术学院学报，2015（4）.

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[6]张敬蓉.论档案工作的法治建设[J].凯里学院学报，2012（4）.

（责任编辑：刘北芦）

2017-02-15

G647.24

A

邹凡（1971-），女，辽宁沈阳人，辽宁教育研究院馆员，研究方向：档案管理。

本文系辽宁省教育评价协会第一届教学改革与教育质量评价研究项目立项课题“高校科研档案管理绩效评价”（课题编号：PJHYYB15237）的阶段性成果。