试析教学秘书在高职二级学院教学管理工作中的作用

彭晓红

（江苏海事职业技术学院信息工程学院，江苏南京 211170）

随着信息技术的发展，迫切需要高职院校培养工学结合的高素质人才，以适应经济社会的发展。教学管理工作是高职院校教学质量管理体系的重要组成部分，是学校的中心工作，要提高教学管理工作，离不开高水平、高素质的教学管理队伍，教学秘书是教学管理队伍中的一员，在整个教学管理工作中肩负着重要的任务和职责。

1 教学秘书的工作职责

教学秘书隶属于高职院校教务处和二级学院的双重领导，直接参与教学活动的组织、安排[1]。教学秘书的主要工作职责可细分为：协助院领导做好教学计划的制定和修订工作；教学任务的统计（包括选修）；协助院领导做好教学任务的落实的排课工作；教学资料 （校历、教材、教师教学手册、教研室工作手册、学生点名册、学生毕业设计、顶岗实习手册、听课记录、教师课程设计指导记录本、教师毕业设计指导手册等等）的发放；日常教学检查；教学资料（教师教案、备课笔记、考试资料等等）的收集和归档；协助院领导做好教学检查工作 （开学初教学检查、期中教学检查、期末教学检查）；教学通知下达及归档；信息学院教学工作会议记录；督导员；教学反馈工作（学生反馈）；协助院领导编写、调整信息教学进程；教材的征订、教材（包括校本教材）建设工作；其他教务布置的相关任务；协助相关部门做好数据平台采集工作；完成领导安排的其他工作。

2 教学秘书的角色定位

教学管理是学校教学行政人员为完成教学任务、提高教学质量，运用一定的原理和方法，通过一系列特有的管理行为，组织、协调、指挥和控制教学工作，以求实现教学目标的过程，是高等学校教学管理的核心内容[2]。教学秘书肩负着为师生营造良好工作、学习环境使命，包括教学计划的制定和执行、教师课表的安排与管理、学生考试的安排与管理、教学文件的归档、教学质量的监控管理等等，并随学校管理方式的不同而有所差异和变化，因此，教学秘书充当着多重角色。

2.1 充当管理者的角色

作为学院的一线教学管理人员，教学秘书是完成教学管理任务的具体执行者。教学秘书要根据培养方案要求审核实施各教研室教学计划和教学任务、制定详细的教学课表并对教师实施管理任务，安排学生的期末考试，归档管理教学资料，对教师公开课申请和督导听课情况进行管理等等。

2.2 充当服务者的角色

主要为学校、二级学院教学管理部门、教师和学生服务。一方面为教务处和二级学院院长服务，一方面为二级学院各教师教学等服务，另一方面还要为学生考试成绩服务。

2.3 充当协调者角色

教学秘书的上（教务处、二级学院）、下（学生）、左右（教师）协调工作，从根本上讲是对人（领导者、教师和学生）的协调，保证教学正常秩序，完善教学管理，协调好各部门之间的管理，尤其是协助上级领导的工作。

2.4 充当创新意识的执行者角色

教学秘书在执行各项教学任务的同时不仅要具有先进的教育理念，还要遵循教育教学规律，教育方法、管理制度、管理理念、管理手段、管理环节上要创新，实行高效率管理。

2.5 充当教育工作者角色

教学秘书要对学生进行每天例行教学检查，包括学生的学业成绩考核、毕业设计成绩及毕业资格审查等工作，有的还要承接学生专业/基础课的授课工作，在整个教学过程中广泛接触学生，通过教学一线和管理一线务实的工作，细致入微地对学生进行日常教育。

总之，教学秘书是教师和学生以及教务管理之间传播信息和任务交流的中间桥梁[3]，因此教学秘书要有良好角色的定位，才能保证高效教学管理的有效运行。

3 教学秘书在二级学院教学管理工作中的重要作用

3.1 教学秘书在整个教学管理工作中起桥梁作用

在整个教学管理工作中，教学秘书起着承上启下的桥梁作用。一方面要将学校教务信息和督导工作信息及时传达给二级学院的教学管理部门，并将二级学院院长的管理任务及时下达给二级学院的各位任课教师；另一方面，又要将任课教师和学生对教学管理部门和教学任务提出的任何问题反馈给相关领导和部门，便于采取相应措施和对策，及时解决师生面临的实际问题。

3.2 教学秘书在整个教学管理工作中起参谋作用

二级学院院长在整个教学管理工作中是决策者，教学秘书是执行者，作为领导的耳目，经常献计献策，起着参谋的作用。教学秘书在执行教学任务、日常的教学管理、教学资料档案管理的过程中发现问题及时和负责教学的院长汇报，并提出自己的意见和建议。

3.3 教学秘书在整个教学管理工作中起调控作用

由于工作性质使然，教学秘书和教务处、学生管理部门、各二级学院、各职能部门联系密切。学生管理部门的学生评奖评优要参考学生成绩的上报和学生管理部门的调控工作，教师因病因事请假调代课的场地和班级的调控工作，教师因个人原因对每学期的课表的质疑的调控工作等等。

3.4 教学秘书在整个教学管理工作中起监督作用

学校教学文件的传达、教学管理制度的执行、教师教学工作量的审核、教师学生课堂纪律的巡查、教师学生每个学期的教学检查等等都需要教学秘书的监督，教学秘书在上述工作中既要起参与作用又要起监督作用。

4 提升教学秘书素质，提高教学管理工作效率

4.1 要有较高的思想素质

高校教学秘书必须具有较高的思想政治素养，紧紧围绕学校教学这一中心工作，提供优质教学服务。教学秘书从事的工作比较繁琐，任何疏漏都可能带来一些严重的后果，这就要求教学秘书恪尽职守，从全局出发考虑问题，正确处理好工作的主动性和被动性关系。

4.2 要有较强的专业知识

院部教学秘书必须了解本学院部各学科、各专业的知识结构。除了本专业的专业知识外，教学秘书还应当具有其他学科的专业的基础知识，特别是在专业之间不断相互渗透和相互交叉的情况下，教学秘书要想做好教学管理工作，就必须了解社会科学知识和自然科学知识，这是教务秘书必备的素质。

4.3 要有较高的管理才能

教学秘书应不断强化自身管理意识，提升自身专业素养，认真做好自己的管理工作，提高自身的管理水平。为了提高管理水平，教学秘书必须掌握管理学、心理学、高等教育学、社会学等理论知识，并用以指导实际工作。除此之外，教学秘书还必须掌握先进的管理方法和技能。

5 结语

教学秘书的工作小角色，大作用，在工作中要找好自己的定位，严格要求自己，明白自己的职责要点，努力去做好学校的任务，这是合格的教学秘书应该具备的条件。因此，想要做好这份工作，教学秘书必须具备较高的工作素养和思想素质，努力学习专业知识，提升自己的管理技能，提高服务态度，增强协调意识，规范性的要求自己，养成认真工作规范工作的好习惯，使自己每天都能高效率、认真、理智、严谨的去处理好各项繁琐的工作，为学校教学工作的发展和建设作贡献，为学生学习和教师教学提供更加舒适、和谐的环境。

[1]龚秀萍.教学秘书在高校二级教学管理中的作用[J].素质教育论坛，2008（2）:20.

[2]刘茗著.当代教学管理[M].教育科学出版社，1997.

[3]何坦野.秘书文化论[M].中国广播电视出版社，2002.