论高职院校教学秘书的职能、能力及素质要求

夏利平

（湖南工业职业技术学院，湖南 长沙，410208）

论高职院校教学秘书的职能、能力及素质要求

夏利平

（湖南工业职业技术学院，湖南 长沙，410208）

教学秘书是高职院校的教学管理队伍中重要的成员之一，除协助领导完成日常的教学工作外，还负责与学院相关的教学部门进行沟通，在整个教学管理系统中起着重要的作用。本文就教学秘书需具有的职能、能力进行了探讨，并从思想素质、知识理论水平、信息化能力素质、管理创新意识四个方面论述了教学秘书应具备的素质要求。

教学秘书；职能；素质

高职院校的首要工作和任务就是教学，为了教学工作能保质保量的完成，就决定了教学管理工作成为教学工作中的一个重要环节。教学秘书就是教学管理的基层执行者，是联系师生、联系兄弟院系、联系与教学相关部门的桥梁和纽带。做好桥梁和纽带的作用，从点滴开始，提高教学管理质量。

一、教学秘书的基本职能

教学秘书的服务对象主要是老师和学生，为老师们提供的服务相对简单一些，就是排课的时候尽量的相对客观公正一些；有些数据需要收集的时候除了在系部的QQ群里发通知外，考虑到一些老师不常在线的情况下再单独发手机短信或微信通知；有些需要进行网上填报的数据如果老师计算机操作不熟练的话就帮忙填写等等。涉及到学生方面的服务工作就相对的要更细致，学生补考和重修的时候要把相关的人员的班级姓名学号和考场这些信息用表格统计填写好后除了下发到各相关的系部后还要在学生经常出入的场所，如食堂、教学楼等显眼的地方贴出来，同时把电子版下发，让学生方便查找自己的相关补考信息；学生成绩单的汇总和存底，把学生成绩单按班级序号排序存放；学生的考试试卷、补考试卷和重修试卷也要妥善保存，以备学生查找。面对学生的相关工作时，所以有事看似小事，但是所有的数据都要一一对应妥善保管。

二、教学秘书应具备的能力

（一）协调沟通能力

教学秘书的工作主要是传达上面的文件，把系部的资料上交学院，把与学生相关的通知下发给各相关系部，是整个教学管理过程中的一个桥梁和纽带。在充当桥梁和纽带的过程中首先要与系部的直接领导进行近期工作的汇报和相关信息的转达；只有全部领会了职能部门的通知精神才能准确的转达给老师或学生，如遇到困难了需要与相关的部门进行沟通，得到理解和支持，教学管理工作才能得以正常的动作。良好的沟通协调能力是团结同事的首要条件，待人真诚友善，处理各种人际关系的时候，要有强烈的团队意识和团结合作精神。维持和谐友爱的关系，为教学工作创造良好的人文环境。

（二）统筹兼顾能力

教学秘书的工作是一项涉及的范围广、内容多的一项工作。同时会有几个职能部门需要上交相应的数据或资料，有些是常规性的已经有存底的；有些是突发性的，需要联老师本人进行统计的，并且统计的数据要求零误差。当这些问题重复在一起的时候就要学会分清事情的主次和缓急，并且把几项事情按繁重程度和时间时点排序，有了顺序才能得心应手的去分件或分批的去处理，保证工作有序的进行。每天还会接到大量的来电，这些来电中有一部分是杂志社或出版社问相关老师的信息的，这时就要咨询对方是否需要留言，如不留言就下次再打来，不透露老师的信息给对方。教学管理工作既要有原则性，又要尽自己所能为师生提供一切帮助和解决困难。在工作中要不断的完善和创新自己的工作方法，要对工作有预见性和科学的分析判断能力。

三、教学秘书的素质要求

（一）思想素质

高校人才的培养是指大学生在校所受的方方面面教育。教学秘书作为高校的教学管理中重要的一员，经常会与大学生有所接触，其言行举止会对学生产生很重要的影响。所以教学秘书作为高职院校基层的教学管理人员，必须要有正确的人生观、价值观，并且把这些观念渗透到日常的工作中，教学管理工作要有原则性和政策性。教学秘书的工作是复杂的，但是一定要认真细致，有关教学的事没有小事，这就要求教学秘书要有高度的责任感和敬业精神，同时要具有无私的奉献精神，不计较个人的得失，全身心的投入到教学管理工作中，只有这样才能做好这份工作。由于教学秘书的工作压力大、任务重、范围广，有些时候会遇到老师们不理解或是不支持工作的情况下，要学会适当的调整自己的心情，提高自身的修养，克服不良情绪。良好的心态是修养是做好教学秘书这份工作的前提条件。

（二）知识理论水平

对于从事教学秘书一职没有具体的专业要求，所以有些教学秘书的所学专业与从事的工作相关度不高。所以要求教学秘书不但需要了解和掌握一些教学管理方面的基本知识，同时要了解本系共开设了哪些专业、各专业的办学方针、教学计划的特点和内容、课程体系设置的原则和各专业主要开设哪些重点课程、、就业方向和相应的专业可以考取哪些证书等等。除此之外，教学秘书还需要掌握管理学、公共关系学、心理学等学科的相关内容和知识，将以上所学的知识用于日常教学管理中，作为一名高校的教学秘书，应加强专业理论学习的同时，也要提高自身的业务理论水平，使自身的综合素质不断提高，更好的为教学工作服务。

（三）信息化能力素质

现代信息化技术迅猛发展，掌握计算机网络技术成为办公人员的必备条件之一，同时各高校也在提倡无纸化办公，要求用现代化办公手段，所以作为教学秘书人员必须熟练的使用计算机办公软件。教师教学计划的落实录入、教师课表网上排课、学生期末考试成绩录入、补考成绩录入等在基于网络的教学管理系统中进行操作；利用基于网络的教务管理系统进行排课操作时，如出现老师冲突或教室冲突时，系统会提示导致的冲突原因，提高了工作效率的同时减少了错误率。如系部有新闻事件时，除了会编辑图片外，还要学会基于网络平台的新闻上传工作，上传的新闻中要有图片和文字，都要求进行排版。同时教学秘书学必须熟练的进行了办公图文处理软件，比如打个报告时能快速的录入文字并且要求排版整洁美观。在统计数据时会用到excel，尤其是涉及到学生的数据时会有很多数据，这些就要求教学秘书对数据进行一个排序或使用公式计算，对数据进行准备无失误的统计。教学秘书熟练使用现代化办公手段，是提高工作效率的有效途径。

（四）教学管理的创新意识

一个优秀的员工不会固守以往的成功经验，而是不断的探索新的方法。优秀的教学秘书也是经常不断的采用逆向思维、换位思考来解决问题。随着高职教育的发展，传统的教学管理方法已经不适应新形势下的教学管理，教学管理工作应该更科学化、现代化、规范化。为了教学秘书的视野更开阔，应加强业务培训，让他们定期参加同行交流、培训等，也随专任老师们去企业进行座谈交流等。在同行交流时她们在一起进行讨论和分析如何更好的做好教学管理工作，经过头脑风暴后得出针对不同问题的最先进的、科学的、高效的教学管理办法，对现行的教学方法进行创新和改革。以创新的方法、创新的思维来提高工作效率和服务水平。教学秘书的创新方法会给师生们带来积极的影响，通知这些影响来修正以往的不合理的教学计划、教学方案等，不断优化教学结构，实现教学管理工作的创新。

总之，教学秘书在高校的教学管理中处于重要位置，此位置要求教学秘书具有较高的综合素质和职能，高校发展的更快更好，更要抓好教学秘书队伍的建设，教学秘书队伍的建设对教学管理工作的正常、良好运行有着重要意义。

[1]逯忠华.浅析优化高校教学秘书职业修养的策略[J].教育与职业，2011(24).

[2]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报(高等教育版)，2005(03).

[3]张晓梅,赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业，2007(18).

On the Job Function Competencies and Quality Requirement of Teaching Secretary in Higher Vocational Colleges

XIA Li-ping
(Hunan Industry Polytechnic,Changsha 410208,Hunan)

The teaching secretary is an important staff in the teaching administration team of higher vocational colleges.Besides assisting leaders in the daily teaching work,the teaching secretary communicates with the related teaching departments and offices, which play an essential role in the whole teaching administration system.This paper discusses the function,the capability and the quality requirement the teaching secretary needs to have.The quality requirement of the teaching secretary is expounded from the following four aspects:the ideological quality,the level of knowledge theory,the informative capability quality,and the consciousness of management innovation.

teaching secretary;function;quality

G717

A

1671-5004（2017）01-0108-02

2016-12-3

夏利平（1982-），女，内蒙古乌兰察布市人，湖南工业职业技术学院讲师、硕士，研究方向：旅游管理，教学管理。