高校教学秘书工作的问题与对策*

□ 苗雨昕

（闽江师范高等专科学校，福建 福州 350001）

高校教学秘书工作的问题与对策*

□ 苗雨昕

（闽江师范高等专科学校，福建 福州 350001）

结合高校教学秘书工作的主要内容，从当前高校教学秘书工作存在问题入手，从观念转变、考核管理、完善制度、业务学习、岗位培训五个方面探讨有效开展教学秘书工作的基本对策。

高校教学秘书；教学管理

在构建和谐校园的过程中，教学属于核心工作，只有真正做好了教育教学管理，才能够确保人才培养的顺利开展。从现阶段诸多高校对教学秘书的职责设置来说，教学秘书属于高校基层教学单位中最重要的教学管理人员，切实开展好教学秘书工作能够在很大程度上确保高校各项教学活动的有序实施，其在教学管理过程中发挥着至关重要的作用。做好教学秘书工作也是强化高校教学管理，促进教学质量提升的有效保障。

一、教学秘书工作的基本内容

高校教学秘书工作属于高校教学管理过程中一个十分关键的环节，教学秘书的主要职能在于服务、协调以及监督管理，其工作相对来说较为琐碎，需要第一时间进行上传下达，担负日常的教学组织和教学活动管理。因此教学秘书应当拥有较高的政治素质与专业素质，具备扎实的管理能力与创造性精神，能够深入了解教学秘书工作的基本职责与重要性。高校教学秘书主要工作关系到教学管理活动的各个方面，既繁杂又涉及到非常多的具体的人与事。即便是实际工作中并不存在较大的科研项目需要负责，但教学工作无小事，任何一件小事没有做好就有可能对高校教学工作带来影响，教学秘书在普通的岗位中凭借自己的辛劳支撑着教学活动的有序进行。

1．下达通知。教学秘书应当第一时间将教务处发出的相关通知下达到相关院系，同时配合分管领导做好各项教学管理工作，组织广大师生尽快地达成各项工作目标。比如说考试监考通知、课程调整通知、会议通知、教学安排通知、各项比赛活动通知以及相关文件的传阅等。可以说此项工作内容相对繁杂，但却不能够存在一点失误［1］。

2．教学运行。高校教学秘书应当结合具体的教学计划对日常教学活动进行协调管理，确保高校教学活动的有序开展。教学运动通常来说囊括了教学计划调整、课程安排、教室申请、教学检查活动、教学质量评价考核以及毕业论文的管理等。

3．材料上报。高校教学秘书应当按照学校相关教学工作的具体安排，配合分管领导开展好工作检查同时做好汇报材料的书写。材料上报通常来说有非常严格的时间限制，教学秘书必须要准确及时地做好。上报材料主要包括教学计划总结、实习计划总结以及其他相关数据的汇总表单等。

4．全面管理。高校教学秘书工作不仅要配合分管领导将日常教学管理工作开展好，同时还需要给教师的实际教学带来更好的服务，更需要为校内学生从入学到毕业这一阶段的学习与生活进行组织管理。比如说学生成绩录入、考试试卷的印刷、学校教材的征订、毕业审核以及证书发放等，这些管理工作都需要教学秘书配合完成。

二、高校教学秘书工作存在的问题

（一）教学秘书工作重视不够

一直以来，我们常常对高校教学秘书工作缺少一个科学的认识与客观的评价，忽略了其在高校教学管理中所具备的价值，没有充分意识到高效的管理工作能够在很大程度上推进教学质量的提升。部分人甚至觉得教学秘书的工作仅仅是单纯的事务性作业，教学秘书属于学校中的“勤杂工”，认为他们的工作属于简单的机械化的劳动。所以部分高校在对教学秘书的配备、业务学习以及教育培训等方面没有给予重视；很多高校教学秘书在干部聘任、职称评定以及评奖评优等方面很容易受到不公平的待遇。另外因为教学秘书日常工作量较大且任务责任较大，付出的努力没有得到理解与尊重，所获得的成绩都没有受到高校领导的认可。因为这些问题的存在，导致目前很多教学秘书的工作积极性大大降低，他们承受着很大的精神压力，心理上也产生了不平衡的思想，造成教学秘书离岗、转岗的现象越来越多，高校教学秘书队伍出现了不稳定的情况［2］。

（二）教学秘书综合素质较低

第一，高校教学秘书的学历层次并不是非常高，其自身专业与教学秘书工作相吻合的情况不多。现阶段，教学秘书的实践工作经验还不够丰富，其学习的专业也并非是教育管理学或秘书专业，大部分属于本校本院系毕业，教学秘书自身的知识结构不能够满足教学管理工作的实际需求。第二，教学秘书专业水平与业务能力还有待进一步的提升。过去一直以来，大部分高校都存在重使用、轻培养的问题，教学秘书能够参与培训进修的机会非常少，且参与的培训大多都不是非常正规，也没有体现出系统性，造成其知识结构无法得以及时更新。在当前这样一个知识经济时代下，高校教学秘书必须要积极参与各项教育培训活动，主动及时更新自身思想观念，吸取现代化的教育管理知识，然而目前的情况却在很大程度上阻碍了教学秘书自身综合素质能力的提升。

（三）教学秘书工作缺乏活力

教学秘书属于高校教学工作的直接组织者和管理者，其工作琐碎繁杂，看上去都是些普通而简单的事务，但实际上要求很高，在高校教学管理活动中占据着十分重要的位置。高校教学秘书上听从于教务处以及学校领导，下需要对广大师生进行服务，因此往往处在各类事务之间，长时间工作容易导致其积极性降低，缺乏活力。我们能够看到很多高校教学秘书在工作几年之后往往都表现出较差的主动性，习惯于按照上级指示和文件来机械化地解决问题，工作创新能力不足，不具备探索精神和开拓意识，最终导致高校教务管理工作的实效性无法得以进一步的提升［3］。

三、做好高校教学秘书工作的对策

（一）转变思想观念

一是要积极转变思想认识，必须要充分意识到高校教学秘书工作的重要意义。大部分高校教师都不希望担任此项工作，即便是上岗后也仅仅是抱着临时性的态度，消极被动地开展工作。然而只有思想认识得以转变才能够有效的解决这些问题；二是要聘用热心于教育事业，乐于为广大师生服务，也希望为教学管理工作出力的专职教学秘书，聘用之后高校需要组织开展统一的培训活动，进而确保其能够有序地开展之后的各项工作任务，这样才能够确保高校教学目标得以最终实现，确保教学管理活动的有序实施；三是教学秘书自己必须要尽快树立服务意识，积极为广大师生服务。

（二）加强考核管理

现阶段大部分高校都没有制定针对教学秘书的考核机制，工作干好干坏没有任何影响，所以造成部分教学秘书失去了进取心，甚至无法做好本职工作，在很大程度上降低了工作效率。因此高校需要加快构建合理全面的教学秘书考核管理机制，确保教学秘书队伍中能够形成竞争氛围，促进其竞争意识的培养和提升，让高校教学秘书能够主动地促进个人综合能力、业务素质以及创新能力、工作积极性的提升，确保公平、竞争、择优录取的基本原则贯彻落实，建立教学秘书人员科学进出机制。另外要按照实际工作中的具体表现，对教学秘书提供更多的升职评定机会，让更多的优秀人才可以脱颖而出，更充分地发挥出其才能，促进高校教学管理工作效率的提升［4］。

（三）完善相关制度

高校教学秘书职能是否能得以实现，往往关系到高校教学管理的政策制度。高校方面必须要尽快建立健全相关管理制度，比如说应当将教学秘书真正归入教务处进行统一管理，从其岗位编制以及具体职责的规定到薪酬标准的确定，必须要贯彻落实权责利相统一的基本原则。或者在一些院系设置教学管理处，委托主管教学的领导进行负责。如此一来不但有助于厘清教学主管部门、院系以及教学秘书之间的关系，营造出一个更加和谐的工作环境，同时还能够促进教学秘书在高校中地位的提升，帮助他们树立信心。另外，必须明确教学秘书的基本职责，给予其一定程度的管理权，将管事和管人结合起来，做到职、责、权相统一，实现事事有人负责、人人各司其职的局面，让教学秘书真正能够一心一意的开展教学管理工作。

（四）注重业务学习

作为高校教学管理各项事务的直接参与者，教学秘书应当拥有较强的实践工作能力以及较高的专业理论水平。详细来说，高校教学秘书应当拥有丰富的教育管理学以及教育学知识基础，了解高校相关教学管理制度，了解自身具体的工作职责，熟悉教务管理工作规律。只有这样才能够确保更加高效有序地开展工作。因此高校教学秘书应当积极参与各种培训教育活动，不断为自己充电，努力提升自己的综合素质能力，注重应用系统论、控制论等理论知识对教育管理各项工作与事务予以科学安排和组织，在有限的条件下努力增强自身教学管理能力，按质按量地做好相关工作。另外教学秘书还应当对教务管理系统的具体使用方法有深入的了解，积极学习现代信息技术，能够借助计算机来帮助自己更好地完成管理工作。

（五）组织岗位培训

高校方面应当通过开展培训班或者进行对外交流的方式，对学校内在职的教学秘书展开培训，要求其积极参与，组织其到兄弟院校进行观摩学习，帮助他们拓展视野，促进其工作效率的提升。同时还应当要求教学秘书积极参与业务交流活动，进一步深入学习了解高校教学管理工作的相关制度，同时结合工作过程中存在的具体问题展开探讨研究，对教育管理工作中的典型案例予以分析总结，不断增强自身的管理工作能力。高校方面在组织教学秘书参与培训活动的基础上，还应当支持其参与到教学管理研究中来，积极参加各种教育类、管理类研究项目，让其能够把教育管理理论知识与实践工作真正地联系起来，从而更好地开展工作［5］。

［1］姜雪．地方高校研究生教学秘书工作困境及其对策［J］．继续教育研究，2016（10）：107－108．

［2］张莹，许艳红．浅析高校教学秘书提升工作效率的必要性及方法［J］．科技创新导报，2016（14）：151－152．

［3］辛欣．教学秘书工作质量分析［J］．电子测试，2016（5）：1－2．

［4］金宝慧．探究高校教学秘书工作存在的问题与对策［J］．亚太教育，2016（19）：196．

［5］蒋盛岩．高校院系教学秘书的管理素质与工作创新浅论［J］．黑龙江教育（理论与实践），2016（Z2）：11－12．

G642．42

A

1008－4614－（2017）02－0058－03

2017－2－20

苗雨昕（1990—），女，福建南平人，闽江师范高等专科学校研究实习员，研究方向：教学管理。