挣值管理在国防领域的应用初探

北京卫星制造厂 袁常华

挣值是将各项项目工作按照实际完成工作量及预算费用的标准综合计算出来的一种“费用”,是一个表示已完成作业量的计划价值的变量。挣值管理实际上是一种分析目标实施与目标期望之间差异的方法,故常被称为偏差分析法,起源于计划评审技术,由美国国防部最先提出与应用。为了改进一些国防项目的成本管理工作,美国国防部制定了费用与进度控制系统准则,开始将挣值法作为能有效开展费用、进度联合管理的工具,并在上千个型号项目中进行了有效验证与应用,规范和加强了科研项目的财务管理,提高了项目经费使用效益。

美国国防部曾是项目挣值管理的唯一使用者,自其向民用领域开放以来,挣值管理对项目成本和工期控制的优越性已得到普遍认可,通过使用项目挣值管理方法可极大改善项目超支和超期的恶性循环,以及节约大量的经费和时间。1998年6月,美国电子工业协会(EIA)出版了挣值管理系统的商业标准,于同年8月作为正式文件被美国国防部采用。2005年3月,美国国防部修改了挣值管理的政策,扩大了挣值管理体系的适用范围。

一、挣值管理实施的基本流程

1．明确项目关键要素

项目管理部门需要确定挣值管理项目,以及特定项目中包含的关键要素,包括项目经理全面负责项目计划进度和预算,项目工作范围清晰、完整,项目工作分解结构(WBS)清晰可监控,项目执行的计划进度和预算可监控,以及项目控制账目明确,项目范围、预算和进度可整合等。

2．编制控制账目计划

项目管理部门通过项目范围说明书分解工作任务,包括项目关键活动所需的资源种类、数量和里程碑点,并制定WBS和控制账目。控制账目是在项目WBS适当层次上设立的管理控制点,通过建立详细的控制账目对挣值项目进行有效整合。基于控制账目制定项目计划和预算,是进行预算控制和挣值管理的基础。

项目管理部门明确项目控制账户,并在账目上按照“远粗近细”的原则建立并维护分阶段的预算基准,项目预算分为差旅费、会议费、合同费和运行辅助费4个维度。挣值项目基准一经核准审批,就必须由项目经理进行控制和维护,任何基准变更只有经过项目经理的批准才能予以实施,且所有经过批准的变更都必须立即纳入原基准中。

3．建立项目挣值基线

在项目账目计划表确定后,将各项任务对应的累计预算点用光滑曲线连接起来,就构成了挣值基线。

4．项目执行和跟踪

项目人员按照项目计划表开展工作,由项目主管部门负责评估供应商计划执行情况,并将任务交付完成情况提交项目负责人和项目管理部门审核。项目管理部门根据评估的任务交付完成情况填写项目计划执行表。

5．挣值监控和计算

财务部门根据项目管理部门提供的项目计划表和执行表,以及项目实际成本的发生情况,计算成本绩效、进度绩效、成本偏差等挣值指标并描绘挣值曲线,同时提供项目管理部门挣值管理分析表和分析图,作为项目检查的重要内容,以综合分析项目进展、成本、预计资源的使用状况。

6．挣值数据分析

项目管理部门结合项目进度、预算和挣值分析,对项目执行情况进行偏差分析,并按照偏差幅度进行分类管理。对于5%以内的偏差,给予少量关注;对于5%～10%的偏差,当月给予适度关注,要求分析原因,并重点关注下月指标是否好转,若下月仍无好转,转为10% 以上偏差进行关注;对于10%以上的偏差,给予重点关注,要求找出产生偏差的原因并采取相应的纠正措施和整改计划,再形成项目执行情况分析报告。

二、美国航天项目挣值管理应用

目前,美国国家航空航天局(NASA)首席工程师办公室已经建立起了满足NASA及管理预算办公室要求、符合相关标准规范的全面挣值管理系统。所有NASA工程均被要求有效应用挣值管理系统,并达到相应挣值管理要求。挣值管理已经成为NASA实施工程项目管理的重要方法之一,对掌握工程的进度及成本情况、控制风险具有重要作用。

1．主要应用方法

NASA在工程早期的方案论证与设计阶段即开始实施挣值管理。在制造、组装、发射阶段对工程寿命周期费用进行估算,对于超过2000万美元的工程,需在任务董事会副行政长官的监督下开展挣值管理工作,若在运行与维护阶段发生了修改、升级等,也需要实施挣值管理。

在开展挣值管理时需进行集成基线评审,工程计划必须识别出需要进行集成基线评审的活动。NASA要求在项目系统设计定型之前进行集成基线评审,以确保工程活动的成本、进度、风险管控满足要求,可以实施工程的挣值管理,该项评审可以与初样设计评审一起进行。所有的工程预算基线、合同预算基线、范围、成本、预算必须按照项目管理控制及审查的要求记录在案,以保证记录的可追溯性。这些数据在变更时,其它的数据也随之改变,所以基线变更的原则是,在确保测量成本、进度、技术过程稳定性的前提下,基线尽可能贴近实际情况。

此外,NASA还制定了综合进度计划,以实现精确的进度规划,其完整地反映了各个计划工作的进度数据及其对应资源。NASA的进度管理手册为进度计划的制定等提供了指南。综合进度计划一旦建立,每完成一项计划工作,其“实际成本”可以通过财务报告系统获得。

2．经验总结

一是在项目早期的方案论证阶段开展挣值管理工作。虽然NASA不要求在工程设计定型与制造阶段形成挣值管理报告,但要求在工程计划中对挣值管理进行考虑,所以应在方案阶段初期就开展相关的挣值管理分析工作。

二是重视WBS标准化工作。建立WBS的目的是为了定义工程活动并为工程成本预估提供基础。NASA在建立综合进度安排并启动挣值管理、选择挣值管理工具时,首先建立了WBS编码系统,这就需要工程管理团队理解并遵守编码系统。

三是重视基线的规划。基线表征了工程进度安排及供应商的表现,其综合了所有受控活动的预算及间接费用。NASA依据工程完成成本预估对资金需求进行审查和更新,其指标描述了现状与未来期望的对比,可以用于了解完成工程的资金需求。

三、挣值管理在我国国防重大项目中的发展路径

目前,我国国防重大项目在成本和工期管理中仍使用传统的管理方法,推广挣值管理在我国国防重大项目中的应用具有重要的现实意义。但我国的经济发展总体水平还比较落后,用于武器系统、指挥系统、信息系统等重大国防项目的经费、资源都十分有限,因此要通过借鉴国外国防项目挣值管理的应用做法,探索出适应我国国情的挣值管理发展路径,以使有限的资源发挥出更大的效用。

1．转变观念

挣值管理在我国还是一个需要不断研究和加深认识的领域。国外在重大项目中采取挣值管理的根本目的是,通过引入挣值实现对项目成本和工期进度的监控。因此,无论是项目的管理者还是执行者,都要认识到挣值管理不只是在整个项目体系中增加几个变量和指标,而是要在项目实施过程中运用挣值分析方法不断发现问题,以监控项目的实施状态。

2．建立国家标准

美国挣值管理使用的最初标准——项目成本/工期控制系统规范在1996年得到了美国国防部的认可,经过不断的发展和完善,现已成为一个完整的挣值管理系统。因此,有必要通过广泛的调研制定出适合我国国情的项目挣值管理使用规范,但注意不要付出较高的挣值管理成本,避免影响其它新管理方法的运用。

3．把握应用范围

挣值管理适用于经费规模较大的项目,否则不符合成本效益的原则。英国国防部规定,1000万英镑以上的项目必须使用挣值管理;澳大利亚国防部规定,生产成本在1亿澳元以上、研发成本在4000万澳元以上的项目必须使用挣值管理;美国国防部规定,生产成本在3.15亿美元以上、研发成本在7300万美元以上的项目必须使用挣值管理。项目初次运用的有效挣值管理成本约为全项目预算的2.5%～4%,后续运用成本约为全项目预算的0.5%～1.5%。

4．重视管理软件研发

经费规模较大的项目挣值管理数据量非常庞大,而由于软件的不稳定带来的损失也是巨大的,因此需要在引进国外高性能管理软件的同时,重视独立自主知识产权软件的开发。▲ （张岩 编辑）