高校院系资料室工作流程中存在的问题及对策

■ 易庆玲 徐 厅

高校院系资料室工作流程中存在的问题及对策

■ 易庆玲 徐 厅

本文以昆明理工大学机电工程学院资料室为例，阐述了在院资料室工作流程中存在的各种问题，包括管理信息系统、标准工作流程、软硬件设施、人员配备等问题，并提出了一些相关的改善建议。

高校院系资料室 工作流程 改善

一、院系资料室及教学资料简介

高校院(系)资料室是以图书馆为中枢的全校文献信息系统的“末梢”，是专为各院(系)教学、科研服务的文献信息资源供应机构。它收集保管的文献信息资源与各院校学科紧密结合，内容专深，在为各院(系)的教学科研服务中发挥了很好的作用。但是，随着普通高校的扩招、规模的扩大和现代网络技术的日渐普及，院系资料室的管理与建设逐渐不能与之相适应，弊端日益凸现[1]。教学资料是指在学校教学过程中累积的一系列与教学工作有关联的最原始的教学资料，比如，考试试卷、考试成绩、试卷分析报告、课程设计、毕业设计（论文）、学科的建设、教学评估等资料。教学资料不但记载了高校管理工作的内容概况，还对高校教学管理层次进行了真实的反映。院校每个学期都有大量的教学资料需要在教学部门与教学管理部门之间形成、流转并保存。教学资料管理的准确性和可靠性直接展示了院校基层教育的情况，其无论在总结教育工作方面还是在掌握教育经验方面都起着重要作用[5]。因此，探讨高校院系资料室存在的主要问题，找出工作流程中存在的问题并加以改善达到优化工作流程，提高工作效率的目的具有重要意义。

二、高校院系工作流程存在的主要问题

（一）资料手工管理，工作环节不对接

随着普通高校的扩招，学院学生的人数以及相应老师人数的增多，导致资料室存放资料的量越来越大，包括试卷、课程设计、毕业设计、实习报告、学位论文等等资料。以笔者所在的院系资料室为例，手工管理只能处理一些简单的事务，例如资料新增，信息修改等，而不具备资料管理流程中的一些事务，例如借阅，新进资料的记录等方面的问题；手工管理不具备系统备份的功能，重要资料是需要经常备份的，遗失是一笔很严重的损失；手工管理对于不同学位资料的管理是混乱的，需要资料管理人员亲自建立数据库，这样一来，若是管理人员的调动，便会导致新来的人员无法接手工作；手工管理缺乏综合处理技术和必要的数据库，导致检索困难，利用率低下等问题。手工管理资料归档的状态只有一种，即收进来后即存在，这便会导致资料的状态不确定，容易造成混乱，导致很多工作要重复性的做，浪费了成本，工作效率也提不上去。另外就是工作各环节端口的不对接，造成的重复劳动工作量巨大。

（二）管理体制不顺，运作模式封闭

目前，大多数高校图书馆由学校管理，而院系资料室沿用两级管理体制，业务上属图书馆管理，而行政事务属院系管理。目前这种管理体制，导致资料室名义上属图书馆及院系两家管理，但实际上又属两不管的真空状态。院系资料室基本独立于校图书馆之外，校图书馆对其无约束力。资料室与图书馆的业务也缺乏协调，文献购置及组织利用全由院系决定，资料人员也由院系安排和管理，这种情况实际上是一校多馆，图书馆与院系资料室各自为政[2]。因而，院资料室的很多事务难以统筹安排。再有，每年学生离校，清退院级资料处于真空区域。

（三）缺乏标准的工作流程

学院资料室的工作既复杂又繁多，虽然工作仔细是每一名资料工作人员应当具备的品质，但是由于种类繁多，事务繁杂导致再细致的人员也忙得晕头转向。例如，学院要进行资料的归档整理需要先到学院教务处得到学院老师的任课信息，而这个认可信息虽然是与学校的教务的信息是一致的，但是由于多了学院教务处中转的这一环节，导致某些信息失真，使得某些工作做了但是毫无意义。每一名进入资料室工作的基础人员都需要资料管理员亲自对其进行指导，当基础人员过多时导致资料管理人员忙得不可开交。学院资料室的纸质资料管理主要是分为两个方面，一是教学资料方面，二是图书、期刊等资料方面。都缺乏标准的工作流程，很多都是资料管理人员描述给工作人员如何进行工作，需要达到一个什么样的标准，而缺乏纸质的文档供工作人员研究学习。当教师来提交教学资料时，工作人员又要向教师叙述一次该如何进行提交，同时，对于教师来说，每次提交资料需要找到自己所担任的课程确认并签字。有些老师需要翻阅很久才能找到自己的课程，工作效率提不上去，造成了很多人员和时间上的浪费。

（四）配置简单，服务手段滞后

目前有相当一部分院系资料室尚未配备计算机及一般的基础设施，仍处于经验管理和手工操作阶段，没有清晰的服务作业流程，没有统一的借阅制度，资料室的管理仍停留在盖章、登记等原始手工操作阶段，文献检索采用卡片式、书本式、目录式等陈旧的手工检索方式。有些院系的资料管理实现了微机化，但也只是将计算机管理系统功能实现的目标和运行的机制确定在对院系资料目录编制、统计等基础性管理上，缺乏综合处理技术和必要的数据库，导致检索困难，利用率低下以及图书流失严重。院系资料室这种落后的技术手段不仅不利于文献的利用，更难以适应网络时代的服务要求，有碍院系资料室服务水平的提高和服务工作向高水平、深层次的方向发展[1]。笔者所在学院资料室便是后一种情况，虽然配备有计算机等基础硬件设施，但只是用于运行一个资料管理软件和打印些纸质资料等基础工作，对于资料的入库还是停留在盖章、填写资料信息（包括年级、专业编号、年度、盒号、起止件号等）、录入资料管理信息系统等基础的操作，缺乏必要的硬件设施。这样一来增加了很多不必要的操作，降低了工作效率。

（五）工作人员队伍建设不足

由于很多学院是属于学校中的大院，资料量庞大也是大院的一个标志，当面临一些大型的检查或者参观等事件时，需要做一些准备工作，这就需要大量的人手，而笔者所在处是招募一些勤工俭学的同学，属于兼职人员，这些同学有的是刚来的新生，有的是已经入学几年的学生，还有一些是学院的研究生。学生是需要上课的，部分学生的随意性很强，这就导致很多紧急的情况发生时找不到人员来帮忙，紧急情况很难处理的问题便产生了。专职人员人数不够，当遇到开会、监考、培训等情况则无法估计资料室工作，导致工作停滞；学院、图书馆对人员的培训力度不足，致使很多工作进展缓慢、服务形式落后。

三、改善高校院系资料室工作流程建议

（一）引进先进的资料管理系统

随着计算机技术的发展，我们深刻感受到网络信息技术的发展与应用，为教学科研人员查询获取文献资料提供了极大的便利，为资料室开发信息资源，提供新的服务项目创造了良好的条件。新开发的系统应当具备对不同学位的学生的资料的分类管理功能，使得管理规范化；具备将整个学院的教师的信息整合到一起，根据不同的身份分配不同的权限，以便不同身份的教师进行自身资料进行查阅和维护；具备数据备份功能，对系统中重要的资料信息随时进行备份；具备与学校教务处进行信息交互的功能，对任课信息进行批量导入和导出功能，可防止任课信息失真的情况发生；具备档案借阅利用功能并对用户信息进行维护，进行相关数据的查询和统计以便对借阅情况进行查看；具备文档实时状态浏览，以便于查看教师的资料的状态，是提交准备中，还是已提交状态；具备相应的归档模块，理论教学、毕业设计、课程设计、实习报告、实验报告；资料管理系统采用C/S架构，运用当前流行的Java作为其开发语言，同时采用开源的Eclipse作为其开发平台进行开发。系统功能分为数据管理、系统查询和系统设置三大模块。主界面布局上采用横、纵交叉模式，各种常用功能一目了然[6]。

1.数据管理模块

根据资料室管理对象的特点，我们将基础数据划分为图书、期刊、物品和读者四大类。这四类对象既有共同的属性，也有特有的属性。例如，编号、名称、价格、库存数量等为共同属性，图书作者、期刊版次、读者卡号等为各自的特有属性。系统把这四类对象的增、删、改、查纵向整合，统一在同一界面进行管理，有效简化了系统管理人员的操作。作为核心的借阅管理，我们则将图书、期刊、物品横向整合，使得管理员可以在同一界面一次性完成相关的借阅操作。同时，为了适应用户的使用习惯，提供菜单栏和导航栏两种选择方式[6]。

2.查询模块

支持图书管理、期刊管理、物品管理、读者管理以及丰富的统计分析功能。系统以编号为主索引将读者与图书、期刊、物品相联系，在同一界面显示读者与借阅信息，实现快捷的处理操作。管理人员可以根据管理制度将借阅规则输入系统，系统则可以执行相应的数据处理。系统实现了馆藏信息查询、超期信息查询、丢失信息查询和当日借阅查询，主要数据包含馆藏总数、借阅次数、在借总数、现存总数、超期总数、丢失总数等信息，这些是我们在研究院系资料室之后专门针对小型资料室设计的，具有信息量大、统计全面、操作便捷的特点[6]。

3.系统设计模块

主要包括读卡器设置、条码设置、密码设置和显示设置。系统预留有读卡器接口，可以方便地接驳射频识别仪，实现自动化管理。条码管理窗口主要完成条码的设置、打印功能，为建立电子数据库打下基础。密码设置中可以创建不同的用户，分配相应的密码及权限，有效地提高了系统的安全性。显示设置指可以根据用户喜好对系统显示如背景图片、名称以及联系方式等信息进行调整，实现系统的个性化定制[6]。

（二）适应发展需要，理顺管理体制

理顺院系资料室与校图书馆的体制关系。实行院系资料室在行政上由院系领导，而业务上则由校图书馆统一管理，资料室人员的变动，院系应该征求校图书馆的意见[3]。图书馆应该定期对资料室专职和兼职管理人员进行业务培训，尤其应注意信息管理系统等电子信息技术方面的指导，提供使用者的工作效率。

（三）制定标准的工作流程

标准工作流程，又称标准作业指导书（SOP）。有了一个标准的作业流程，就避免了工作上很多简单而又重复的流程，一方面是教师提交资料的工作流程，另一方面是培养新进资料室的工作人员；前者的流程可以在新版的管理信息系统中得以实现，后者可以有图书管理人员制作，在不断的实践中总结出一套标准的规范，用于指导新工作人员作业。由需要使用的人员亲自浏览，一来提高了管理人员的工作效率，二来规范了工作中的相关流程。当遇到学科评估、学位点认证等重大事项，完善的工作流程可提高工作效率，避免因紧张混乱出现的错误，影响评审评估结果。例如学科评估前的自查工作由任课教师完成，教师可依据标准的工作流程上缴教学材料，这样就减少了自查的工作量，教师可将大部分精力放在学科评估上。

（四）加强横向联合

实现资源共享就目前高校图书资料室的现状看来，图书资料室建立横向联合是非常必要的，不仅图书资料人员可以进行广泛的业务交流，相互学习先进的工作经验，而且，各院(系)图书资料室在书刊资料的收集方面，也能起到互补的作用，减轻经费不足的困难。此外，通过联合，开展室际互查、互借活动，及时为教师提供文献信息和情报资料。在具体进行横向联合时应从实际出发，发挥各院(系)的优势和特长，使横向联合取得最佳效果[4]。

（五）引进先进仓储设备，提高工作效率

随着物理仓储技术的发展，高校院系资料室应当运用信息技术变革管理模式，提高工作效率，根据学科特点建设具有特色的资源数据库。应加强现代化建设，尽快普及计算机操作技术，配备与之相适应的打印机、传真机、复印机、扫描仪等，使资料室信息管理都能实现现代化。引进先进的档案试实体库和扫描仪，入库出库采用扫描条形码的形式进行，可大大简化工作流程，缩短工作流程中所消耗的时间，提高工作效率。

（六）加强工作人员队伍建设

一方面资料室在人员设置上可适当增加管理人员，很多院级资料室都是配备一名管理员，从图书、期刊到报纸的上架、下架、整理以及借阅等一系列工作均由这一个人完成，由于院资料室坐落于本院的教学楼内这种独特的地理位置上，导致读者借阅量非常之大，鉴于资料员的时间与精力有限，除能做些收发、提供计算机管理的借还图书等简单的服务性工作外，很难再抽出时间开展深层次的情报资料服务和研究工作；另一方面，可适当增加兼职人员，一个兼职人员时间虽然少，但是多个兼职人员的时间就多了，进行统一的管理，统筹的方法分配工作时间，便能提高工作效率。除此之外，兼职人员还可参与各个教研室、课程活动，充分了解课程、教师的教学安排，例如，有多位老师参与教学的某全校性课程，资料室无法掌握每位老师所负责班级的实际挂科、重修情况。这时应有兼职人员参与该课程的教学、实践环节等，了解实际情况，成为资料室与课程教师之间沟通的桥梁，本兼职人员可由教师或管理人员担任。

四、结语

高校院系资料室收集保管的文献信息资源与各院校学科紧密结合，内容专深，在为各院(系)的教学科研服务中发挥了很好的作用，但院资料室工作流程繁杂，要做好这一项工作，做好工作流程的改善，需要对资料室的硬件设施（包括仓储设备、运输设备等）、软件设施（包括信息系统建设等）进行合理的购置；需要有一套标准的作业流程，避免工作上很多简单而又重复的工作或者工作流程，一来规范了工作中的相关流程，二来提高了工作效率，节约了大量的时间成本和人力成本，进而提升了院系资料室的服务质量；需要加强横向联合，图书资料管理员的工作很多方面都是相通的，进行横向沟通可以起到互相学习的作用，也可以提高工作效率；需要强大的人员队伍，院系资料室的工作量大是大家有目共睹的，对于人员的配备也是必须的，统筹的方法分配工作，可以节约人力成本，提高工作效率；还要有至关重要的沟通和与时俱进的意识，适应发展需要，理顺管理体制才能将院资料室的这一类工作做得尽善尽美。

[1]刘芬.高校院系资料室管理存在的问题及对策[J].宁波教育学院学报，2010（8）：31-33.

[2]傅广荣，徐军英，等.高校系资料室现状、论争及选择[J].津图学刊，2002（1）:47-50.

[3]郑淑婵.普通高校院系资料室的管理与建设探讨[J].雁北师范学院学报，2006(3）：19-23.

[4]刘敏.试论高校院(系)图书资料室的建设[J].内蒙古科技与经济，2008(10):189.

[5]孙军艳，寇静，朱新党，等.高校教学资料管理的改革与思考[J].西部素质教育，2016(2):1.

[6]万超，宋向荣，张春楼.高校院系资料室管理改革与实践[J].教育与职业，3:190.

作者单位：昆明理工大学机电工程学院