高校教学资料规范化管理的思考

袁双云

摘要：高校教学资料是反映学校办学水平和办学能力的重要支撑材料，是各种教学评估和检查的依据。加强高校教学资料的规范化管理有助于提高高校管理水平，也有助于高校各项检查和考核工作的开展，使档案资料能够更好地为高校的教学、管理等工作服务。文章通过分析当前高校教学资料管理存在的问题，提出了规范高校教学资料管理的工作思路及两级一体化的管理模式，并就如何开展教学资料规范化管理工作指出了几点践行的策略。

关键词：高校；教学资料；规范化

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）12-0019-02

高校教学资料是指高校的各教学院、系、部在教育、教学、学生管理工作中形成的具体某一项工作的微观资料，如学生考试试卷、成绩登记表、普通本专科学生毕业论文、学生实验报告、实习报告、教师听课记录以及各教学院系层面的统计、报表、活动材料等。这些微观资料往往数量较多且杂，没有纳入档案的管理范围，但却是学校迎接各种教学评估和检查的依据，也是反映学校办学水平和办学能力的重要支撑材料，在一定时期内具有一定的参考和利用价值。

一、高校教学资料管理存在的问题

目前各高校教学资料基本都由各二级单位自行保管。由于教学资料没有纳入归档范围，绝大多数档案管理部门都不负责教学资料的管理，以致很多教学资料都闲散置于各二级单位甚至是各工作人员手中，资料管理不规范，乱堆乱放的现象严重。目前，高校教学资料管理存在的问题主要体现在以下三个方面：

1.资料管理人员意识不高。资料管理人员一般是各部门的工作人员，这些人员从事的事项多且杂，资料的管理工作基本都没有纳入他们的岗位职责范围，因此很多兼职人员对档案资料都不重视，无心管理，这就导致了很多资料存放散乱，缺失严重。

2.教学资料管理不规范。资料的管理不规范主要体现在：一是没有专人统一管理和存放。各个科室甚至每个职工都有各自的资料柜，都存放有一定量的资料，这种散乱的管理方式必然导致很多资料的遗失，尤其在人员变动时，很多人在离岗时也同时带走了在相应岗位上形成的资料。二是没有统一的管理制度和标准。各单位自行整理和保管，以致各单位的管理都是五花八门，随意堆放，随意销毁，甚至当废纸卖掉，难以提供利用。三是没有专业的人员提供指导和培训。各二级单位的资料管理人员通常是些兼职人员，这些兼职人员缺乏专门的档案资料管理知识、经验与技能，需要有专业的人员对他们进行指导和培训。

3.疲于制作各种迎检支撑资料。通常，学校和各二级单位每年都要应对各种不同的工作检查和考核。各项工作的考核指标都不一样，为迎接这些考核，通常每来一项考核就要单独做对应的支撑资料，以致很多高校的二级单位到年终考核时就是在不断地做支撑资料，费时费力，工作效率极其低下。并且，很多资料由于平时没管理好，需要时找不到，待到评估或检查时再应急，为检查而做资料，这种为检查而做的资料，很多已不是原始材料，失去了应有的价值，也使得各种评估和检查失去了意义。

二、教学资料规范化管理的思路

教学资料规范化管理是指借用教学档案管理中的科学分类、编号、统一收集、整理、科学排架以及编制检索目录等的管理方法来科学管理教学资料，使教学资料能够便于检索、便于利用、便于管理。其中，教学资料的分类可参考教学档案的分类法，首先按资料的领域范畴将形成于同一活动领域的资料作為一个整体归入相同的类别，再按形成资料的特征以便于排架和管理分别不同的二级类目。例如可先根据教学工作和学生工作分成教学（JX）和学生（XS）两大类，其中教学类又可细分为三大类，包括教学综合类（教学管理工作中形成的资料）、试卷和实践材料（具体的教学过程中的资料）以及普通毕业论文（学位工作中形成的资料）。同样，教学资料的编号也可采用案卷级档案的编号方法，可由“全宗号+年度+分类号+盒（袋）号”组成，每个二级单位分配一个全宗号。资料的排架可采用“一级类目—年度纵向排列法”，依次按类目和年度，从左至右、从上至下的顺利依次排列。

三、高校教学资料两级一体化管理模式

教学资料的规范管理可实行两级一体化的管理模式，实现教学资料与档案一体化管理。由学校档案管理部门负责学校档案的一级管理；各二级单位负责本单位教学资料的二级管理。学校设立档案馆，二级单位成立档案资料室。档案管理部门作为专业机构负责规范和指导二级单位教学资料的管理，制定统一的教学资料管理标准，对各二级单位进行指导、培训和检查。各二级单位则要按照档案管理部门的要求对形成的档案资料进行收集和整理，将其中具有重要价值的档案资料移交给档案管理部门集中保管，其余微观教学资料由各单位按要求集中规范整理、保管、提供利用和到期销毁。

四、教学资料规范化管理的策略

1.增强档案资料意识。教学资料是工作中的原始记录，反映着学校的教学管理水平，具有一定的查考价值。增强档案资料意识就是要努力让所有的师生都学会自觉为自己的工作和学习存档、存资料，尤其要加强对档案资料管理人员和相关领导的档案意识宣传，只有真正认识到档案资料的重要性，才会真正地重视这项工作，做好这项工作。

2.加强教学资料管理人员的指导和培训，实现教学资料与教学档案一体化管理。教学资料的管理主要由各二级单位的兼职档案资料管理人员进行管理，这些人员通常不是专业的档案资料管理人员，往往对档案资料认识不够，管理经验缺乏，同时人员变动也较频繁，这就需要专业的档案管理部门加强对这些兼职人员的指导和培训，增强他们的档案资料意识。通过组织集中培训，再派专人进行一对一指导，既可以指导教学资料的整理存档，又可以同时完成重要教学档案的归档指导，既加强了档案的规范化管理，也使教学资料的管理规范化，在指导的同时即完成了教学资料及教学档案的一体化管理及归档。

3.强化与创新教学资料工作考核机制。将教学资料工作纳入教学工作的目标考核，定期检查教学资料工作情况并打分，对成绩显著者给予表彰，对不合格的单位，取消该单位的评优资格，扣减相应的目标管理考核项分值，同时责令限期整改。只有这样才能让各二级单位重视档案资料工作，按时保质地完成工作任务，确保档案资料工作获得健康、持续发展。

4.实行教学资料的科室收集整理制度。高校的二级单位一般都设有内部科室，如教学科、学生科、办公室等，每个科室都形成有大量的不同类的档案资料，参照高校档案管理的部门立卷制度，同样，高校的教学资料也可以实行由材料的形成科室来负责教学资料的收集整理，如二级单位的综合办公室可负责教学综合资料的收集整理，教学科可负责形成的试卷等材料的收集整理，学生科负责学生类资料的收集整理等。科室收集整理制度是各二级单位的资料管理制度，将资料的收集整理职责具体落实到各科室的人员，既减轻了二级单位的档案资料管理员的工作负担，也使资料在形成后就可以直接进入收集整理阶段，减少了由于变换整理人员造成的材料交接不全、整理进程被拖延等问题的产生。

5.以迎检工作为契机，简化迎检支撑资料制作。学校的大型迎检工作通常是学校的重点和中心工作，而迎检支撑资料的准备是迎检工作中非常重要的一项，档案资料管理部门要以学校的大型迎检工作为契机，提高档案资料工作地位，规范档案资料的管理。迎检支撑资料就是平时各种工作资料的积累，只要做好了平时资料的收集整理，迎检时的支撑资料准备工作就变得简单得多。由于平时形成的各种教学资料都进行了收集整理，每份资料都有相应的资料编号，因此，在迎接各种工作考核时，不再需要为迎检而制作资料，只需要提供支撑材料目录，标注上档号或资料号，查阅每年收集的资料或档案即可。

总之，高校教学资料的管理水平体现着高校的管理水平，高校教学资料的规范化管理有助于提高高校的教育教学和管理工作水平，有助于各种考核、检查工作的开展。

参考文献：

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[3]申振锋.基于管理系统的档案资料管理模式研究[J].兰台世界，2014，（S3）.