试论综合性医院档案管理的现状与对策

熊梅

昭通市第一人民医院党政办，云南昭通 657000

试论综合性医院档案管理的现状与对策

熊梅

昭通市第一人民医院党政办，云南昭通 657000

在市场竞争愈演愈烈的背景下，各地医院只有致力于改进管理才能拥有显著的竞争优势，突显自身在市场中的竞争地位，而医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，其在保障医院利益、为社会提供优质服务等方面发挥着重要作用。该文主要从医院档案管理的作用与价值入手，并针对当前综合性医院档案管理的现状，提出了可行合理的完善思路，以促进医院档案管理的系统化、现代化、规范化、信息化发展。

综合性医院；档案管理；现状；完善思路

昭通市第一人民医院目前已经发展成为昭通市最大而唯一一所集医疗、急救、预防、保健、康复、科研、教学为一体的国家三级甲等综合医院[1]。综合性医院作为主要的医院类型，要想在医疗卫生水平不断提高的现代社会赢得社会民众的信任与认可，需在工作实践中强化医院内部管理工作，进一步提高综合性医院的医疗服务质量。而医院档案管理工作作为医疗服务工作的一部分，医院有必要全面转变现阶段档案管理的流程及管理模式，综合运用信息化、现代化手段和措施来实现档案管理工作，以更好地适应医院内部各项业务的进步与发展，以创造出综合性医院档案管理的新模式[2]。

1 综合性医院档案管理的价值与作用

医院档案应当包含病历档案、人事档案、财会档案、基建档案、设备档案、文书档案、科技档案、专家档案等各种门类档案，各项业务的相关记载，具体可以表现为图表、文件、录像或录音等多样的载体形式，故医院档案最基本的价值在于记载各阶段的医改进程，从而为医院制定各项医疗决策提供必要参考[3]。除了上述的档案类型外，医院档案还应当体现为各项记录，例如医嘱记录、会诊与手术的记录、对患者进行检查得到的记录、病理检查报告等，总体来说，任何类型的图文资料都可以构成医疗档案。

近些年来，在新医改的推动下，医院内部各项管理普遍运用了计算机信息技术，通过完善信息技术的途径来查询各类档案信息，同时，医学领域也出现了诸多类型的影像文件，包括MRI、CT等影像诊断结果。医院档案涉及到众多的医疗信息资源，具体包括病历档案、医院人事档案、财会档案、基建档案、医疗设备的相关档案、科研成果与医疗文书档案等[4]。由此可见，医疗档案体现了较广的覆盖面，这种现状在客观上需要对各项医疗资源进行整合，构建集中式的档案信息处理。结合当前综合性医院档案管理的现状，积极引入新管理理念、管理手段等对其进行完善，有利于构建完善的业务协同模式，以实现最大范围内的信息资源共享与业务协同。

2 综合性医院档案管理的现状

综合性医院是集医疗、教学、科研、预防、保健于一体，并且为人民群众身体健康提供医疗护理保健服务的机构，具有专业性、技术性、科室众多、部门分散等特点。基于上述特点，综合性医院必然会出现档案材料分散等问题，严重影响档案管理工作及医院各项工作活动的正常运行[5]。因此，综合性医院档案管理人员需对医院档案管理工作现状与发展趋势明确，针对管理中存在的问题进行合理改革。

2.1 档案管理内容界定模糊

医院档案管理涉及内容较多，主要有各种会议记录、医疗文件、病理研究报告等，针对这些档案保管，需要明确其使用性质和使用频率，进行层次划分析管理[6]。综合性医院档案资料主要是以文件、视频、图表、录音录像等形式展现出来，随着医疗水平的进步和现代信息科学技术的发展，医院档案文件的记录形式开始由静态向动态转变，由纸质档案向电子信息化档案转变，但相应的管理工作中并未对档案内容及形式进行划分保管，易造成信息资料疏漏。

2.2 档案管理意识薄弱

大部分综合性医院对档案管理工作的认识不够、观念落后，缺乏相应的管理意识，医院管理人员仅将重点放在医疗工作上[7]。综合性医院领导和档案管理人员认为：档案室的主要工作任务就是保存档案信息资源，档案管理人员只需要掌握基本的信息化技能，会简单地收集和处理档案信息就可以了。这种落后的管理观念，必然会导致医院忽视对档案管理人才队伍资源的合理分配和优化，不注重对其进行档案专业培训，进而导致档案管理人才队伍缺乏专业性，其技术能力和理论水平严重不达标，难以胜任现代化、数字化、信息化时代的医院档案管理工作。

2.3 缺乏完善的医院档案管理制度

虽然诸多综合性医院均按照医院档案管理的要求成立了综合档案室，实行统一管理，但由于缺少科学统一的医院档案管理制度，在实际医院档案管理工作中无法实现资源共享，一些部门为了使用方便，不愿及时移交自己保管的医院档案材料，甚至将日常工作中形成的某些医院档案材料据为己有，人为地造成档案材料收集不齐全、不完整，形成一个单位多部门管理档案的局面，严重影响了医院档案管理工作的有效开展。

2.4 档案人员不足，信息资料开发利用深度不够

近年来，综合性医院发展十分迅速，规模持续扩大，业务量也在持续增加，各类档案资料越来越多，工作量越来越大，但是在人员配置方面，医院仅仅是关注对医生、护理等医护人员的增加，却没有相应增加档案人员，甚至由于精编人事制度改革，出现档案管理人员不足，不少档案人员身兼数职，疲于应付，难以达到档案管理的各项指标和要求[8]。在如此高压、高负的情况下，很多档案管理人员仅仅能够完成档案资料的收集归档工作，没有时间和精力开展深层次信息资料开发、利用工作，无法真正体现档案的核心价值。

3 综合性医院档案管理的发展对策

3.1 对医院档案进行依法管理

①坚持档案资料的行业标准规定。作为三级甲等的昭通市第一人民医院，各项管理制度逐渐规范，按照国家对医院等级标准与要求建设，如在医疗护理质量管理、医院感染控制管理、医疗信息化建设、设备采购招标等各个方面，都有其标准规定与要求，而档案管理也是按照《中华人民共和国档案法》和《云南省档案条例》等行业准则实施，以确保档案管理与医院其他管理进行有机对接。

②转变观念，集中管理。各级各类医院无论采用哪种档案管理模式，都需坚持从实际情况出发，符合国家档案法律法规要求，充分满足服务人民群众的需求。为了提高档案查阅和使用的便捷性，应转变观念，提高依法治档意识，将全院各类档案均归入医院档案室统一集中保管，确保医院档案资源体系的安全完整性。

③注重规范，依法分类。三甲医院规模大，档案种类也较多，涉及医院党务、行政、人事、科研、医疗、财务、后勤、基建、设备等各个方面。在实行集中统一保管后，如何将整个医院的各类档案依法进行科学分类，是每个医院档案管理机构的一项重要工作。医院档案的分类是根据《中华人民共和国档案法》《卫生档案管理暂行规定》等法律法规进行。根据医院的实际情况，将医院综合档案分为文书、基建、人事、设备、会计、医疗管理、科研、药剂管理、专业技术人员业绩与考核、声像、图表、实物等类型。在依法科学分类的同时，按照文书档案、干部人事档案和专门档案的具体规范要求，分别进行科学编目、合理排列，各类档案的案卷组成符合规范要求，为医院综合档案室的规范化管理打下良好基础。

3.2 加强医院档案管理人才队伍建设

医院档案管理人才队伍建设可从以下几个方面着手：①引进档案专业人才。伴随社会经济的迅速发展，现代档案管理要求由封闭走向开放，由以前的单纯从业转向综合执业，由纸质转向电子信息化，对档案人员的素质要求更高，不仅要具备扎实的理论基础知识，更要具有较强的现代化管理技能的复合型人才。转变观念，引进有档案专业知识和技能、热爱档案工作的人才，充实档案队伍，为档案工作队伍引进更多的年轻血液，形成合理的、充满生命力的人才梯队，为档案工作提供人力保障。

②注重继续教育。牢固树立“档案管理也能出效益”“档案人员也是专业技术人员”的观念，对医院档案管理人员在法制教育、业务学习、继续教育培训等方面，纳入医院专业技术人员同等对待。鼓励档案专业人员积极参加继续教育学习，医院可每年派出2～3名参加省、市档案行政管理部门、档案学会组织的档案专业岗位培训、继续教育培训，以及学术交流活动，并不定期地组织医院专、兼职档案人员学习，不断提高档案人员工作的能力。

③营造“以人为本”的工作环境。要关心和支持档案管理人员的工作，健全激励机制，为他们提供良好的工作环境，落实相关的福利待遇，以人为本，树立榜样，奖优罚劣，促进所有档案人员进行有效竞争，对优秀的档案管理工作集体和个人进行表彰和物质激励，充分调动档案人员工作积极性和主观能动性，促进医院档案管理工作持续稳定发展。

3.3 建立完善的档案管理制度

根据 《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》和《卫生档案管理暂行规定》等相关档案管理要求，结合医院实际情况，修订和完善医院档案管理各项规章制度，比如 《医院档案管理分类方案》《医院文书档案材料归档范围保管期限表》《病历档案管理制度》《设备档案管理制度》《基建档案管理制度》和《人事档案管理制度》等等，以形成系统、操作实用、较为完善的规章制度体系。同时，医院及时将这些规章制度汇编成册并发放到各科室，定期或不定期进行检查，通过有效监管及时发现和化解违法违规行为，尤其是重点监督和督促医院各项档案的收集、归档、利用等环节中容易出现的各种问题[9]。

3.4 加强医院档案管理的信息化建设

信息化主要是指依据计算机技术手段以及一定的管理方法对档案信息资料进行管理，其可在经济、手段和人文等方面对信息资料进行有效的计划和调控，既实现对档案信息的综合管理，又对资源以及管理办法进行集约化管理。医院信息化的含义是应用计算机的硬件和软件，通过大数据及医院网络平台等信息手段对档案资料进行管理。综合性管理医院档案管理中所涉及的人流量、物流量、财务资金流动等，可通过搜集、处理、输送以及总结医疗行动实施过程中的数据信息，经过后期整理，使之成为多种信息资源，为医院的顺利运行供应比较完整和自动化的管理，还包括所有的信息服务体系；对数据库信息进行整合并加以有效的运用，运用医院的网络信息体系，从而对患者和社会各界提供优质、高效的信息服务[10]。

目前，在医院档案管理的信息化建设中发现，档案信息程度低、保密性与规范性不高是一个共性问题，基于此应由政府部门来统一领导，由档案管理系统开放商参与，由档案、卫生部门共同参与，全面构建医院档案信息化建设的统一规划模式。在档案管理的信息化建设中，加大相关软、硬件的研发力度，加强档案基础设施的配置，增加档案库房、配备档案密集架与电脑等设备建设，建立信息存储、检索系统，重视安全控制，以指纹、声音等身份认证的方式设置访问权限，及时备份，定期进行病毒、漏洞扫描，确保档案安全。

4 结语

综上所述，在综合性医院建设、管理、经营和发展过程中，档案管理工作均发挥着重要作用，尤其是在信息网络时代，对综合性医院档案管理工作进行调整和完善，可充分发挥档案记忆载体、资政、智力引擎、信息教育、传承作用，为医院的管理、经营等提供更多便捷。因此，综合性医院需正视档案管理工作的重要性，并结合自身实际情况，积极采取有效的落实措施，全方位确保医院档案管理工作的质量和效率，以进一步推动综合性医院的长远发展。

[1]李雪.医院档案管理的现状分析与对策探讨[J].中国煤炭工业医学杂志，2012，15（9）：1468-1469.

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[3]胡桂周，吴志华，钱毅，等.转制后医院档案工作存在的问题与对策[J].中华医学科研管理杂志，2013，26（2）:58.

[4]温浩杰，于京杰.计算机管理在医院档案管理模式中的设计研究[J].电子设计工程，2016，24（23）：68-70.

[5]朱丽丽,李娜,宋茂民,等.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].中国病案,2016,17(6):51-53.

[6]代文婷,刘铁强,王玉蓉.浅议医院档案管理与档案升级工作[J].中国医院管理,2012,32(6):50.

[7]张红,李建英.医院设备档案管理方法探讨[J].中华医院管理杂志,2012,28(3):236-238.

[8]李树明,林雅彬,杜伟,等.关于做好医院档案管理工作的几点建议[J].中国煤炭工业医学杂志,2010,13(9):1414-1415.

[9]杨伟红.如何加强医院医学科研档案管理工作[J].中国医药导报,2010,7(18):121.

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1672-5654（2017）08（b）-0136-03

2017-05-11）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.23.136

熊梅（1967-），女，云南昭通人，本科，档案专业副研究馆员，主要从事医院综合档案管理工作。