老年教育学籍档案数字化的问题与对策分析

黄雯

摘要：老年人教育学籍档案数字化作为一种符合信息化时代趋势的档案管理方式，对于促进老年教育教学管理水平的提高、优化老年教育质量具有重要意义。因此将其作为本文的研究对象，并就其中存在的问题进行分析，继而提出相应的解决对策，以期为实现我国老年教育学籍档案数字化管理的完善起到一定的参考作用。

关键词：老年教育；学籍档案；数字化；问题与对策

一、老年教育学籍档案现状

在老年教育事业的起始阶段，我国针对老年教育学籍档案一直采取的是传统的管理方式，且这种方式至今依然得到大范围的使用。但是随着老年教育事业的不断发展及信息技术水平的不断提高，传统的人工档案管理方式逐渐体现出了诸多的弊端，难以保障老年教育体系对老年受教育者的信息进行有效地保存与使用。例如，纸质档案的不断增多导致档案查阅的便捷性显著降低，由此影响了老年教育工作的开展效率、纸质档案的安全性极易受到外界环境或突发事件的影响，不利于档案的长久有效保存等。而老年教育学籍的数字化管理，能够充分利用计算机运算快、储量大的特点对老年教育学籍档案进行科学保存，且有利于快速查询使用，无论是在安全性还是使用的便捷性方面都是传统档案管理方式所无法比拟的。因此对老年教育学籍档案予以数字化管理，是信息化时代下老年教育档案管理方式的必然发展趋势。

二、老年教育学籍档案数字化管理方式应用中存在的问题

（一）相关制度不健全

由于老年教育及终身教育事业在我国发展时间较短，因此至今为止我国并未针对老年教育学籍档案数字化管理形成一套完善的管理制度。对老年教育档案的数字化管理仅仅以各老年教育学校自身的规定为依据。但实际上，档案的数字化管理具有一定的专业技术性及复杂性，各学校之间各不相同的管理规章不可避免地存在着各种各样的漏洞，由此也就必将导致老年教育学籍档案数字化管理工作的开展难以取得预期的效果。

（二）数字化管理模式滞后

虽然信息数字化时代的到来使得部分老年教育学校意识到了对老年教育学籍进行数字化管理的必要性，但由于受到传统档案管理模式长时间的影响，当前大部分的老年教育学校缺乏对学籍档案数字化管理模式的完整建设。由此也就导致在老年教育学校内部存在学籍档案数字化管理与传统管理方式并存的管理模式，不仅无法实现档案管理工作劳动消耗量的降低，也难以保障档案数字化管理过程中信息的完整度。

（三）档案管理人员素质偏低

由于老年教育学校以往聘请的档案管理人员都是以传统档案管理方式为主要技能的，再加之部分老年教育学校依然没有意识到专业化学籍档案数字化管理的重要性，导致老年教育学校配备的档案管理人员素质呈现出参差不齐的现象。大部分的档案管理人员都未经历过档案数字化管理的系统培训，且缺乏将档案纳入数字化系统的相关意识，由此便难以保障学籍档案数字化管理的科学性与高效性。

（四）管理审查监督机制欠缺

除了上文所述的在管理模式及相关技术方面存在的缺陷与不足之外，老年教育学籍档案收集之后审查监督机制的欠缺也是导致其真实性及完整性受到影响的重要原因。在档案的收录过程中，档案收录者往往只是简单地将的档案予以下放、回收及数字化处理，而未对其可信度予以考核，导致档案失真现象的发生。

三、老年教育学籍档案数字化管理问题的对策

（一）提高档案管理数字化重视程度

针对上文提到的老年教育学习档案数字化管理的相關制度不健全的问题，本文认为老年教育学校应当充分提高对学籍档案管理数字化的重视程度并对相关的制度予以建立和完善。具体地来说，应当在老年教育学校内部塑造人们自觉数字化地收集、保管、运用档案的观念，并就档案的收集、保管、运用等步骤建立相关的管理条例，如档案收集过程应当高效快速完成等，以促进老年教育学籍档案管理工作效率的提升。

（二）建立健全一套切实的管理模式

老年教育学籍管理过程中数字化管理模式与传统管理模式的掺杂糅合是导致数字化管理效率较低的另一重要原因。因此本文认为在老年教育学校内部应当建立一种完善的数字化学籍档案管理模式，将数字化技术完全地应用到学籍档案的管理过程中。学校的相关领导人员应当以《档案法》为基本参照依据和标准，结合学校本身对档案管理工作的实际需求，对档案的收集、保存及运用等过程的详细操作模式予以尽可能科学化地规划，达到建立一套完整且切实可行的管理模式的目的。

（三）努力提升数字化管理队伍素质

虽然老年教育学籍档案的数字化管理工作主要是依靠计算机技术予以完成的，但其中存在的一些必不可少的人工操作步骤及对新知识和新技术的要求导致其对档案管理人员的数字要求较传统学籍档案管理模式下呈现出只升不降的趋势。因此老年教育学校在挑选档案管理人员的过程中应当充分重视其计算机技术、档案管理水平等技术水平，并在人职之后对其应变能力、实际操作能力等予以定期培训，充分保障档案数字化管理队伍素质的提高。

（四）加大教育档案可信度审查力度

为了最终保证老年教育学校学生学籍档案的收集质量，在对制度模式及工作人员技术水平予以优化的同时，加大对档案信息可信度的审查力度也是一个重要的环节之一。档案的可信度能够对档案的有用性程度产生决定性的影响。因此老年教育学校在档案收集和保管过程中应当充分以《档案法》为依据，对档案中所包含信息的真实性及时效性予以考察审核，针对档案管理工作中出现的信息失真问题，应当建立一套完备的责任追究制度并将其纳入管理人员考核体制，以保障档案管理工作质量的提高。

总结

总的来说，老年教育学籍档案管理数字化的实现对于提升档案管理效率具有重要意义。但由于这一工作在我国起步较晚因此依然存在着一些有待解决的问题，因此在老年教育的发展过程中，相关学校及学者应当对这些问题予以充分地观察与研究，尽可能地为提高我国老年教育档案管理工作的质量出谋划策。