人事档案信息化管理存在的挑战和策略

文/山东省高密市社会保险事业管理中心 钟明娟



人事档案信息化管理存在的挑战和策略

文/山东省高密市社会保险事业管理中心 钟明娟

【摘要】近年来，信息技术在各个领域均得到广泛应用，对人们的生活方式影响极大。为了顺应时代的发展，事业单位的人事管理不断向信息化管理推进。档案管理采用信息化管理方式，极大提高了档案管理的质量水平。本文主要探究信息化管理在人事档案存在的挑战，并提出相关的解决策略，以期促进人事档案的信息化管理。

【关键词】人事档案；信息化管理；对策

企业在人事管理活动中，会产生人事档案。人事档案内容主要包括个人的学历、工作经历、获得奖项以及工作绩效等，多以个人的姓名为档案名称。人事档案是企业事业单位进行人力资源管理的重要资源，是国家档案完整性的必要基础。档案管理具有重要的作用，在信息时代背景下，信息技术在人事档案管理中的应用，能够提高资源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的应用与发展。

一、人事档案信息化管理的作用

（一）促进档案信息时效性的提高，推动制度的革新。在传统的人事管理工作中，多采用实体管理方式，这种方式在信息的搜集以及整理上比较困难，后期的档案编排管理也需要人工完成。而人事档案管理的信息化，能够显著提高档案管理的质量水平和工作时效性，能够推动企事业单位人事制度的不断改革，首先是从思想层面更新员工的理念，在人才选拔工作中有效应用信息技术，能够明显提高选拔的效率。同时，在考核机制中有效应用信息技术，能够不断提高人力资源的管理水平，提高人才创新积极性。通过实时性的信息更新，能够实现对员工的有效监督，进而有助于改善员工的工作积极性。

（二）不断改善纸质档案的保护水平，提高资源利用率。人事档案是企事业单位中应用比较多的一种档案形式，在员工考核、人事调动等环节中具有重要的应用作用。人事档案的信息化管理为用人单位提供了有效的查询途径，能够不断改善人事档案管理水平，同时可以有效减少纸质档案所面临的损坏。信息化管理提供了一个有效的查询方式，可以从数据库中很快查询到所需要信息，进而能够提高工作的效率，降低资源的管理成本，提高资源的利用率。

二、信息化管理在人事档案存在的挑战

（一）基础设施配备不完善。人事档案的信息化管理，能够显著提高人事档案的管理水平，需要高水平的信息技术作支持，因此，需要完善的基础设施配备。部分单位档案信息化管理的基础设施配备，存在严重不足，功能种类比较匮乏，严重制约着信息化管理水平的发展。

（二）未形成有效的监督制度。在不少企事业单位中，尚未建立起有效的监督制度，未形成有效的认识，在人事档案信息化管理工作实施中，出现不少差错，不利于工作的有效实施。部分档案管理人员并未认识到人事档案信息化管理的重要性，也没有合理运用法律监督等方式，提高档案管理的安全性，使得实际的档案管理监管工作中存在有阻碍作用。

（三）数据库建设不完善。部分企事业单位的人事档案信息数据库建设不完善，由于不了解认识档案信息数据库建设的具体内容，因此在数据库的具体建设中，数据信息的完整性比较低，或者信息数据的后期维护工作存在差错等问题时有发生。同时，信息数据库的建设中还有不少安全风险，例如计算机病毒、网络黑客等多种网络风险，未形成有效的风险防范机制。

（四）档案管理存在重录入轻管理现象。在人事档案的信息化管理中，常常会出现重录入轻管理现象，数据管理普遍流于形式，未能及时发现问题、解决问题，导致信息数据存在更新不及时、不准确等现象。另外档案管理人员的专业素质水平直接影响到档案信息化管理的正确实施与否，不少档案管理人员缺少必要的专业知识，不具备所需的计算机操作技术，不利于人事档案信息化管理的有效实施。

三、人事档案信息化管理的改善对策

（一）完善基础设施的建设。在企事业单位中，管理者应该重视人事档案管理工作，加大对基础设施的建设水平。基础设施的完善程度是信息化管理实施的必要前提，同时也是基本的技术载体，企事业单位应该在加大基础设施建设力度的同时，不断促进基础设施的维护，同时不断促进档案信息化管理的优化。

（二）建设完善的数据管理系统。在利用信息技术的基础上，有效应用信息技术的优势，构建出完善的档案信息数据管理系统，同时利用网络技术实现对数据管理系统的实时监测与维护，不断促进数据管理系统的优化。企事业单位应该针对人事档案进行分类处理，并根据信息内容进行主题分组，以便提高档案信息的及时处理速度。

（三）推进数据库建设水平。在人事档案的数据库建设中，应该保证人事档案内容的完整性基础上，构建内部档案信息管理平台。通过对相关设备稳定程度以及性能的实时监测，促进数据库建设水平的提高，进而不断优化数据库建设，构建出高效的数据库服务系统，提供多种人事档案管理功能。

（四）提高档案管理人员的素质水平。采用多种培训方式，不断促进管理人员素质水平的提高。企事业单位应该积极举行相关的培训活动，同时针对培训效果，制定相应的考核机制，提高企事业档案管理人员的培训积极性。企事业单位的档案管理人员应该树立起正确的档案管理意识，培养专业素质，提高自身的管理水平。

四、结束语

信息技术在各个领域得到了广泛的应用，对人们的生活方式造成了较大的影响。事业单位的人事管理不断向信息化管理推进，提高了档案管理的质量水平，具有重要的应用价值，相关人士应该积极探索有效改进策略，不断促进档案信息化管理水平的提高。

【参考文献】

[1]扈妍珺.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2011,02(05):174-175.

[2]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013,11(07):148-149.