大数据时代如何做好事业单位档案信息保密工作

文/新疆塔里木河流域管理局办公室 张慧



大数据时代如何做好事业单位档案信息保密工作

文/新疆塔里木河流域管理局办公室 张慧

【摘要】如今已经进入大数据时代，信息量暴增作为其时代特征，向社会展示了其复杂性，档案部门研究大数据的热潮持久不下，而档案学术界的研究几乎是围绕着三个词汇开展，分别是大数据、档案信息、大数据档案。那么，大数据时代我们应该做好事业单位档案信息保密工作。

【关键词】大数据时代；档案信息；保密工作

随着大数据时代来临，社会经济发展对事业单位档案管理工作也提出了更高的要求，而事业单位档案信息保密工作又是档案管理工作中重要的组成部分，其对于单位的发展、社会的稳定都有着非常重要的作用。不可否认的是，当前事业单位档案信息保密工作都有着或多或少的问题，制约着事业单位档案工作的进一步发展，接下来笔者结合在新疆塔里木河流域管理局的相关工作经历对大数据时代给事业单位档案信息保密工作带来的几点挑战以及解决措施进行分析，希望以此促进事业单位档案管理工作的更好发展。

一、大数据时代给事业单位档案信息工作带来的挑战

结合大数据时代档案工作的行业特征和笔者的从业经历，笔者认为，大数据时代给事业单位档案信息保密工作主要带来以下几个方面的挑战。

（一）事业单位内部人员的意识观念面临挑战。大数据时代下的档案工作在逐步从政府机关走向民众、民生，其政治性在逐渐减弱，而社会性在逐渐凸显。在事业单位，内部人员只停留在昨日的“尽职尽责地管好、用好，满足需要”的观念将成为新形势下档案工作发展的绊脚石，就每个人的意识观念来说，不论是单位领导，还是单位普通员工，在大数据时代每个人的意识观念都面临着挑战。由于事业单位本身的特点，人们的保密意识普遍不强，如果不加强对档案信息保密的重视、不转变传统意识观念，档案信息就有可能被窃取，这将给事业单位带来严重后果。

（二）档案工作者知识结构和工作技能面临挑战。古人云：“工欲善其事，必先利其器。”要做好一项工作,必须有相应的手段，充分的准备。档案工作者如果没有必要的学识储备和知识积累,想要胜任档案工作，恐怕是要打问号的。大数据时代国家机构、社会团体和个人组织及参与社会活动方式的转变，使得档案的产生、收集和价值鉴定也发生了改变。在事业单位，档案工作者的知识结构如果还停留在以前的层面，将会使档案信息保密工作出现很大的纰漏；同样的，如果工作技能不能与时俱进地提高，同样会成为自己的掣肘。

（三）事业单位档案信息相关保密工作制度面临挑战。 不论是何档案都需要进行保密，这样做既是对个人负责又是对集体负责。因此，事业单位也应该对档案管理实行严格的保密工作制度。但目前许多单位在档案的保密方面都缺乏一种比较完备的保密制度，这是由事业单位本身性质所决定的，由于事业单位大多处于垄断状态，许多事业单位虽然有相应的保密工作制度，但都是不是十分完备的，属于可有可无且不严格执行的那类。而且有些领导也没有重视这些保密制度的落实和执行，这就使得现有的制度成了空谈，给档案信息保密工作带来了极大的挑战。

（四）事业单位档案信息保密工作技术水平面临挑战。随着大数据时代的到来，计算机和网络不可避免地进入了事业单位，使工作效率提高的同时，也给单位档案信息的保密工作带来了极大的困难。例如存储于事业单位内部的档案如果对某些不法分子有着某些方面的吸引力，那么这些不法分子就会进行各种各样的电子档案信息的窃密活动，而且随着科技的发展，有的网络窃密活动借能够借助一些特殊的软件进行，过程隐蔽还可能做到不留痕迹，严重威胁着我国事业单位的信息安全和相关行业的发展。这类活动的进行给我国事业单位档案信息保密工作带来了严峻的挑战。因此，如果事业单位档案信息保密工作技术水平不能跟上大数据时代的步伐，一旦事业单位档案信息发生泄露，就会产生十分严重的后果。

二、事业单位档案信息保密工作如何应对大数据时代

针对以上笔者所分析的大数据时代给事业单位档案信息保密工作带来的几方面的挑战，笔者认为，大数据时代事业单位要做好档案信息保密工作应该从以下对应的几方面着手，进而使档案管理工作平稳快速发展：

（一）加强事业单位档案信息保密意识，转变传统工作观念。大数据时代，事业单位要加强本单位档案信息保密意识，主要包括两点：

1.强化事业单位领导的保密意识， 因为只有领导层和管理层真正重视， 档案信息的保密工作才能够得到落实。

2.对事业单位内部人员进行定期培训，通过思想教育来强化他们的信息保密意识。只有这样，事业单位中的全体人员才都会有强烈的档案信息保密意识，才能充分认识到事业单位档案信息保密工作的重要性和泄密之后可能会导致的严重后果，才能转变传统的工作观念，从而积极地参与档案信息的保密工作，提高事业单位档案信息保密工作的效率。

（二）及时更新档案工作者的知识结构，提高人员工作技能。大数据时代给档案工作者的信息保密工作提出了新要求：首先除了要有扎实的档案基础知识和专业技能外，还要进行系统学习，掌握信息化的档案管理技术，学习大数据时代对应的档案信息保密工作应对方法，其次要不断完善自己的学识积累和知识储备，对档案信息工作中遇到的新生事物选择性的进行学习。这也要求档案工作者及时更新自己的知识结构，使自己的知识结构足够应对工作的要求。所以,档案工作者应该从开始进行档案工作的时候，就要下功夫学习档案信息保密工作的新方法、汲取各种知识的营养，为自己建造合理的知识结构，还要在工作过程中不断锻炼自己的工作水平，强化自己的工作技能，使自己的工作能够顺应大数据时代潮流，也以此促进本单位档案管理工作的开展。

（三）完善并落实相关的保密工作制度，加强档案审查管理。保密不是通过说教就能引起人们的重视，事业单位必须要对本单位现存的信息保密制度进行深入分析研究，然后找出现存制度中存在的漏洞和缺陷，制定出更加科学全面的档案信息保密工作制度，并将新制定的制度制定成册，由领导签订发放到单位每个人的手中，贯穿于员工的培训当中。严格的制度和相应的惩戒是提高档案保密度的“两把并行快刀”，所以还要安排专人负责后期制度的执行和落实，一经发现存在与制度不符或者危害制度进行的行为，立刻惩处。只有这样做，才能够夯实事业单位档案信息保密工作的制度基础。当事业单位相关保密工作制度得到完善与落实之后，还需要加强对档案的审查与管理，档案有绝密和非绝密之分，对绝密档案就要制定更加严格的保密制度和保密时间，当保密时间过了以后，就没有必要浪费过多的人力、财力进行管理。档案信息保密工作，制度尤为重要。

（四）提高档案信息保密工作技术水平，健全档案管理体系。大数据时代也是互联网时代，提高档案信息保密工作技术水平主要是提高网络方面档案信息保密工作技术水平。而提高网络方面档案信息保密工作主要包括以下几个方面：

1.使用较高等级防火墙技术。防火墙是一种位于内部网络与外部网络之间的网络安全系统，一种网络隔离技术，一项信息安全的防护系统，依照特定的规则，允许或是限制传输的数据通过。这就保障了档案信息的安全。

2.使用身份认证技术。事业单位使用档案信息时，要进行身份认证，这样做能够最大限度地拒绝不法分子窃取信息，保障信息安全。

3.使用信息检测和审计技术。虽然这种技术在某些方面还不太成熟，但是这种技术能够对档案信息使用进行事后的监督，并通过分析信息的使用者和相关信息，及时发现窃密行为的特征，使得这种技术受到许多私人企业和事业单位的青睐，所以使用这种技术能够保障档案信息安全。而档案信息保密工作技术水平的提高能够使得档案管理体系更加健全，通过健全档案管理体系，能够使得档案管理使工作稳步快速发展。

三、结束语

综上所述，大数据时代来临给事业单位档案信息保密工作带来了几方面的挑战，主要是事业单位内部人员意识观念、档案工作者知识结构和工作技能、相关保密工作制度以及保密工作技术水平这四方面的挑战。在事业单位，这些方面或多或少都存在着一定的问题，给本单位档案信息保密工作带来了隐患。基于此，笔者针对事业单位这四方面面临的挑战提出了四点解决措施，从四个方面对应解决问题更有针对性，希望能够给事业单位在大数据时代档案信息保密工作的发展和进步提供一些思路。

【参考文献】

[1]刘玉兰.大数据时代档案工作面临的挑战与机遇[J].兰台世界,2014(09):15-16.

[2]李兰兰.大数据时代档案信息化管理工作的几点思考[J].科技展望,2016(02):214.