以内部领域监查促管理体系持续改进

汪章云

摘要本文通过IS09000中审核与核质保监查的简单比较，结合核电厂同行评估、内部领域监查初步实践经验等，探讨性地提出在核电厂内部开展以领域监查与部门监查相结合的质保监查方式，以深入推进这一质保体系验证最为重要的手段——质保监查，全面有效评估与持续改进组织的管理体系。

关键词领域；监查；持续；改进

质保监查作为质量管理体系验证最为重要的手段，己在核电厂和核设施的组织中实施了30多年，为质保体系的建立与有效运转做出了应有贡献。而审核作为IS09000标准中质量管理体系运转状况的验证方法，也在民用企业中开展，拥有广泛的基础，在某些方面对核质保监查有较强的借鉴意义。

1关于IS09000的内部审核

1.1实际做法

内部审核一般由管理者代表组织制订内部审核计划，组成几个审核小组，对所有部门进行审核，形成审核报告。审核报告对企业质量体系运转状况作分析，并对审核发现进行分类归纳，评价各部门、各要素的管理状况。

同时生产核品与民品的制造厂，由于执行两个体系，部分组织按照核质保监查的部门监查、滚动实施的方式开展内部监查，而没有按IS09001运动式的内部审核进行。

1.2优势

1）内部审核计划经公司级的领导批准，有较强的约束性、权威性；2）覆盖性较好，如对公司级领导层、质保部门进行内部审核是IS09001标准的一大特色；3）内审员分布在各个职能部门，能发挥相关领域接口部门人员的作用；4）内审员的培训、考核和发证，比较规范、全面，审核员则要求更高。

1.3不足

1）总体时间较短，深入不够，对审核人员要求相对较高；2）审核人员是兼职的，审核效果依赖于审核人员的责任心与技术水平；3）由于审核报告中的问题是不同的小组、人员总结提出的，容易出现跟踪难、验证难等局面；4）内审人员往往直接套用IS09001标准，而较少引用组织自身的程序文件。

2关于核质保监查

2.1实际做法

核质保监查虽然是代表一个组织的最高管理者进行，但一般由组织内部设立的独立的质保部门组织，包括制订监查计划、确定监查组组成等，具体监查工作也由该部门的质保监查人员来完成。

核质保监查以部门为基本单元开展，通过对逐个部门实施监查，来保证监查的覆盖性。

2.2优势

1）单个监查涉及面相对较少，可以对被监查部门重要和主要职能开展监查，对这些重要工作有全面的把握；2）质保监查由质保部门负责，监查人员是相对固定的，具有较高的独立性；3）监查责任由质保部门的监查人员承担，能够促进监查人员做好每次监查，提高监查的有效性；4）能够积极跟踪、验证和关闭监查所提出的发现问题。

2.3不足

1）监查计划一般由质保部门制订并组织实施，领导的参与度不多；2）没有对领导层及质保部门进行监查的要求；3）没有领域/要素覆盖性的要求。

3运行评估与同行评估等方面的做法

目前，核电厂开展的评估，例如，国内的运行评估和国际上的WAN0同行评估等，为开展内部领域质保监查提供了很好的借鉴意义：

1）按领域开展评估活动，分成组织和管理、运行、维修、技术支持等领域，由评估专家按领域开展评估活动；2）评估由该领域的专家负责，具有领域内丰富的技术与管理经验；3）评估时间较充分，均长达两周左右，使得评估专家有充分的机会接触工作现场，观察现场的活动，而不限于办公室的文件记录检查活动；4）评估以过程观察为主，提问与记录检查为辅。注重对现场工作过程的观察，而不是仅听被评估对象的陈述，或者查阅程序的规定以及记录；5）评估标准不局限于与组织内部程序文件规定的符合性，而是基于同行业先进的做法与业绩目标；6）评估结论中除指出待改进项、观察报告外，还指出组织相关领域的强项。

4开展领域监查的必要性

为弥补部门监查的不足，结合IS09000要素审核、运行评估及同行评估的经验，笔者建议，在核电厂的内部，应有选择、有针对性地开展领域监查，并以部门监查为主、领域监查为补充的方式开展内部质保监查。通过领域监查，建立起部门工作质量与整个质量体系评价之间的桥梁。这是因为：

1）领域管理状况评价的需要。内部质保监查主要是部门监查的方式，然而评估整个组织质量管理体系的有效性、充分性和适宜性，一般以领域为基础，如运行领域、维修领域、采购领域等。此外，作为一个组织，某个领域少则涉及2个部门，多则涉及众多部门，且相关部门的职能、作用均较重要，单单监查一个部门，无法全面评估该领域的管理状况和水平。这就需要在部门管理与领域管理之间建立某种桥梁，领域监查可以作为这一桥梁的有效手段之一。有重点地开展领域监查，将为全面评估该领域的有效性打下基础，同时也有利于管理部门审查的输入。2）过程方法、系统方法的应用需要。无论是IS09000，还是IAEA新版法规GS-R-3，均强调过程方法和系统方法。内部领域监查可以有效评估组织内部主要过程与要素的管理状况，以过程为着眼点，运用过程和系统的方法，将涉及的部门串联起来进行分析，评价过程管理的有效性，并对整个管理系统的运转状况做出结论。3）持续改进的需要。部门监查虽然能够发现属于更高管理层存在的问题，但缺乏及时、有效提出的手段，并进行跟踪验证。在对部门的监查报告中一般只提出属于该部门内部存在的并且能够解决的问题。此外，当前管理程序的利益部门化现象较多，单单监查一个部门，难以充分评价这些程序所规定的职责分工、接口关系及流程的适宜性。而随着管理的深入，改进的机会更多体现在深层次的问题上。

5具体实施及应该注意的几个问题

根据上述分析和考虑，笔者也在有关核电厂内部领域监查方面进行了初步尝试，并取得了一定的效果。实施领域监查时，通常应考虑：1）做好领域监查的规划。领域监查由于涉及部门多、时间相对较长等，一个监查年份内不可能多次组织。应建立一个如3～5年的规划，每年安排1～2个领域监查。2）注重过程识别及积累。领域监查应对领域内的过程进行识别，并对过程进行分类，理清这些过程中起主要作用的环节和部门。过程识别，可以参考有关流程再造等方法进行，并且需要一个较长时间的积累过程。3）注重监查组组成。应将有关管理和技术专家吸收入监查组中，充分发挥相关专业技术和管理人员熟悉现场、对领域管理和实施过程中存在问题有较好掌握的优势，加强组织和协调，保证领域监查取得成功。4）注重监查准备与监查方法。从总体上看，领域监查准备的工作量，要比部门监查的准备大很多。在监查实施时，应注意监查路线和时间安排，同时鼓励监查人员多做现场和过程观察。5）对发现问题进行分类。领域监查除对领域管理状况进行评估外，还应对发现问题进行分类。我们在尝试性的实践中，将发现问题分为两个类别，即管理层和实施层。属于管理层负责协调和解决的问题，专门列出一个章节进行描述，以期引起管理层的关注，并可作为管理部门审查的输入。而对实施层的问题，仅属于该部门负责组织即可纠正，通常按正常的纠正行动要求流程进行，但要进行跟踪验证和关闭。

此外，为持续做好内部领域监查，还应注意以下一些事项：1）充分发挥领导作用，针对涉及公司层面的问题，需要领导的重视与推动，才能不断发挥领域监查的作用，同时也提高被监查部门暴露问题的信心，促进管理体系的持续改进；2）注意监查的依据，领域监查不同于外部评估，监查依据仍然是组织内部的质保大纲和程序文件，只不过是从输入到输出，将所有相关的程序串联起来进行分析；3）避免陷入部门利益纷争和责任推诿之中，领域监查往往涉及职责分工、接口关系、管理流程等敏感性的问题，在监查过程中，应避免陷入利益纷争和责任推诿之中，而应站在客观公正的角度，从优化流程和管理出发，提出自己的意见。