固定资产管理账卡物一致性研究

曹芳

摘要：固定资产是企业经营管理的基础，它的精细化管理对企事业单位至关重要，而由于固定资产本身的原因，导致在随机时点账卡物并不能完全相符。影响账卡物不一致的主要因素为系统、管理、人为和外部四大因素，企事业单位应采用技术电子化统一化、管理精细化流程化、人员培养上通用化制度化并加强监督考核来提升固定资产管理效率。

关键词：固定资产；账卡物；一致性；因素；方案

中图分类号：F426.61 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）08-00000-02

固定资产是指为生产商品、提供劳务、对外出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。固定资产应同时满足下列条件的才能予以确认：（1）与该固定资产有关的经济利益有可能流入企业。（2）该固定资产的成本能够可靠地计量.固定资产管理是企事业单位经营基础管理中的重要一环，也是内部控制重点关注的一部分。在实务操作中，由于固定资产种类繁多、型号各异、增加减少方式多、涉及部门多、流程冗长复杂，固定资产账卡物在随机时点并不能完全相。

一、影响账卡物不一致因素分析

影响账卡物一致性主要因素包括系统因素、管理因素、人为因素及外部因素，具体分析如下：

（一）系统因素

1.分散的设备系统对应一个资产管理系统造成设备卡片与资产卡片不一致

目前的大型企事业单位都是用SAP来进行固定资产卡片的管理，但由于SAP自身的局限性，部分单位开发使用其他类型的系统来管理设备（以下简称设备系统），资产和设备系统各有操作手册及建卡规则，造成相互脱节的情况。

（1）设备系统建卡标准建立在运行维护基础上，与财务上的资产管理标准大相径庭。造成系统中多对一或者一对多的现象。

（2）系统的升级改造造成产生大量无法传递和难以对应的卡片。

（3）建卡规则不一致导致双方均有冗余卡片无法对应。

（4）设备系统中卡片未附有增加方式选项，不需输入工程编号，导致卡片无法反向查找。

2.设备系统与资产系统未实现实时联动

导致资产和设备信息反馈均有滞后性。例如资产卡片号变动后，设备系统未及时更新。

3.系统设定因素导致资产易相互串行

某些集团企业在SAP系统设定的资产规则为一家集团公司为一个公司码，所有分公司都在同一帐套下做账，若在固定资产卡片上未设置严格的屏障，会造成分公司之间资产价值误转入的情况。

（二）管理因素

1.资产全寿命周期管理未向前端延伸导致卡片准确性不足

目前大部分企业的固定资产管理仅停留于生产运行和固定资产卡片账面管理上，对于前期的物料采购和工程核算上介入极少，导致物料采购和发票开具不能符合固定资产管理要求，甚至存在资本性项目列支成本的情况。按照账卡物一致的要求，物资在采购时就应该按照建卡规则进行规范化处理，发票及清单开具应按固定资产目录及运行维护要求尽量详细化，安装更换及馈赠赠品应补充更换相应发票以便更新物料信息。没有前段的规范化，转资准确性易受人为因素干扰而导致卡片建立准确性不足。

2.对于投运即时转资无有效监控手段，存在大量未及时转资资产

一般设备安装后需要工程决算、财务决算、审计、审批等多个环节，造成转资手续繁杂，时间滞后。转资往往滞后半年到几年时间，直接导致有卡无价值或者是有物无卡。未及时转资带来的负面影响还包括折旧计提的不准确，是目前影响折旧计提准确性的主要因素。

3.更新改造流程较长和信息脱节导致报废提前或滞后

由于工程更新改造流程冗长，大型工程甚至超过数年以上才能完工，另外工程、生产和财务之间信息相互脱节，有些单位不按照既定的规章制度执行，处置缺乏应有的评估和审批环节，报废随意。

4.技术更新手段导致新设备分类不明确

随着技术进步，新的固定资产类型不断出现，但固定资产目录一般由总部统一制订，存在一定的滞后性，导致新固定资产类型在系统中无法找到相应分类，各单位按照自行理解的方式进行入账，导致手段五花八门不统一。

5.资产盘点不严谨导致资产入账差错

按照会计准则要求，企事业单位在每年至少进行一次固定资产盘点，同时依照盘点结果来更新资产数据。部分单位不按期盘点，盘点的质量及后期问题分析和解决的方式存在随意性，直接影响到卡片数据的准确性，导致诸如重复入账、部分设备未收资、误报废等问题。

6.成本管理方式造成设备列支成本

成本管理中存在修理费、科技费工程，部分资产以旧换新或者直接列支成本，新的设备仅在设备系统中做标注（有的甚至不做）而不实际转资。导致出现有物无卡和卡片数据不准确的情况。

7.拼盘费用导致卡物不符或重复入账

若单项工程预留资金不足购置指定设备，可能会在其他项目中划取部分资金汇总形成资金池来购置指定设备，造成重复建卡和卡物不符。

（三）人为因素

1.资产全寿命周期理念及资产管理要求并非全员贯彻

目前电网企业实施的是部门专职专责管理维护设备资产信息系统，资产管理理念及流程要求仅部分人员熟悉，并非全员贯彻资产全寿命周期管理理念。公司绝大部分的人员对资产管理不熟悉不熟练，对资产管理的要求存在理解误差。因此，在人员更替阶段，新入职人员往往出现管理差错，导致帐卡物不对应。

2.手工建卡受人员素质影响，无有效稽核手段

固定资产卡片主要依靠人工创建，建卡质量受人员素质影响，系统中未设置有效稽核手段来控制建卡质量。

3.设备维护人员与资产卡片维护人相互脱节

设备维护人员不实际负责资产卡片数据的维护，对资产数据管理不熟悉，而资产卡片数据的维护人对设备现场情况也不熟悉，导致设备现场数据在资产管理系统中不能实时更新，而设备系统在维护时也存在有时间差。交接环节、交接信息的不对称给后续工作带来隐患。

4.设备维护人员未及时更新设备变动信息

设备在使用过程中会因为安装地点、管理人员等因素的改变发生多次变动，但由于对于信息维护及时性的不重视导致资产设备数据更新很不及时。

（四）外部因素

1.公用企业特殊性导致存在公益性维护的设备

水电气等公用企业，原从政府部门剥离，但其公用事业的特殊性导致公用企业有对无人管理小区和市政道路承担维护管理的职责，直接导致企业存在大量实际维护无产权的设备。

2.国家会计制度的固定资产概念过于模糊

固定资产是指超过一定金额的能够使用一定年限的实物资产，但是对于超过多少金额和使用多少年限并未无实际规定，导致同一设备，若买的便宜便是低值易耗品可以入成本，而买的贵就可以是固定资产，给企业调节利润大开方便之门。

二、提高账卡物一致性水平的对策建议

针对以上情况的分析，建议采取以下方式进行解决：

（一）技术层面

1.升级设备资产管理系统，将所有设备纳入统一设备管理系统管理，与资产管理系统实现多数据实时联动。

2.制订设备资产管理系统建卡及维护统一标准，在设备系统中设定设备来源分类，冗余卡片有说明，资产卡片上的设备编码与设备系统中设备卡片号保持一致。

3.在分公司间设置做账屏障，不允许未经批准相互串入。

4.设备改造修理信息在设备资产系统中实现联动，拆除设备立刻在资产系统中转入待报废状态以便监控资产报废时间，确保及时性。部分报废设备在系统中卡片设置标注以便与工程对应报废。

5.在设备资产管理中加入日志管理，要求更新资产信息同时也要有维护记录（维护记录里要由更新记录原因描述）

6.在设备资产系统中设置卡片信息准确性稽核，对于错误信息及时提醒。

7.在设备实体外壳上增加设备编码牌，并推广条码数据采集器，设备维修、更换、盘点日志使用扫码录入方式，减少手工录入和核对工作量。

8.利用GIS的空间数据管理与表达功能推行设备资产管理三维可视化，动态展现资产实物及价值情况，并与营销数据能够相互结合。

（二）管理层面

1.从设备采购开始植入资产全寿命管理理念，发票及清单开具严格按照后期固定资产及设备管理标准执行，不允许化整为零，与实际收入设备型号、数量一致。推行自动转资，减少转资过程中的人为因素影响。实现资产从“入”到“出”的全过程管理和监督。

2.加强预算管理，严肃工程预算的审核，项目开工前进行准确的可行性研究，开展事前、事中、事后管理，避免出现拼盘工程和超预算现象，预算结余按照规定上交或审批后转入其他工程使用。

3.及时转资，对各项工程规定转资时间并不得延迟，推行预转资制度，在系统中对工程设置监控，确保转资信息准确及时，避免虚假完工。工程不得预留资金，历史造成的预留资金及时冲回。

4.实现固定资产目录更新实时性，可采用工作流方式逐级审批实现更新。

5.加强资产清理及处置的严谨性，对于盘盈盘亏资产要求分析历史成因，多部门审核，符合条件的才办理入账手续。

6、改变成本管理模式，以旧换新除在系统中更新设备信息外还必须走技改流程不得纳入成本。加强审核，严禁固定资产直接列支成本。

（三）人员层面

1.全员推广固定资产精细化管理理念，将固定资产信息化培训纳入新员工培训中，确保管设备懂资产，重实物也重信息维护。

2.资产管理使用保管人与设备主人有效挂钩，并贯穿到设备成本管理、报废管理等业务流程中，做到设备主人真正管设备、懂设备，做全面的“主人”。

3.对资产变动信息维护设置时点，要求在变动后规定时间内完成信息的录入。

（四）外部层面

1.对于无产权设备，在设备系统中单独设置标识列出，并依靠公司、政府力量逐步解决产权移交问题，新建设备尽力争取在工程合同签订阶段即明确是否移交。对于用户明确不愿意移交的收取一定比例的维护费用，否则不予维护。

2.对于因性质和金额模棱两可的设备明确入账条件。

三、结语

中国正处于经济转型期，技术化、精细化在企业管理中更加重要，企事业单位要紧跟技术革新的步伐，将固定资产管理作为企业的一项重要基础管理，在技术上实现电子化统一化、在管理上实现精细化流程化、在人员培养上制度化通用化，在对外方面标准化，并在过程中加强监督和考核来提高单位资产管理工作绩效，提供真正能为领导决策所用的真实准确的资产信息。

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