人事档案信息化管理面临的挑战及对策

【摘要】进入知识经济时代以后，社会的各个行业中，都引进了信息化管理模式，传统的人事档案管理模式已经落后于网络时代的管理需求，管理模式像人事档案高度信息化和网络化的趋势发展。当前在人事档案信息化管理过程中，存在管理模式落后、软硬件设备不足和缺乏专业人才，以及标准化和规范化程度低，和数据库落后等问题，这些问题带来了严峻的安全问题的挑战，因此提高人事档案信息化建设的程度刻不容缓，首先，要建立完善的档案管理法律法规。构建动态的人事档案信息数据库，建设统一姓、规范化的信息网络，提高档案服务质量和水平，确保档案信息管理的安全性。

【关键词】人事档案;信息化管理;网络安全

Abstract：After entering the era of knowledge economy，information management mode has been introduced in all social sectors. The traditional mode of personnel file management has lagged behind the management demand in the network age. The management mode is highly informational and networked development of. In the process of information management，there are many problems，such as the backward management mode，the shortage of software and hardware equipment and the lack of professionals，the low standardization and standardization，and the backwardness of the database. These problems bring serious security problems. Improve the personnel file information construction of the degree of urgency，first of all，to establish a sound file management laws and regulations. Building a dynamic database of personnel files，building a unified surname，standardized information network，improve the quality and level of archival services to ensure the safety of archival information management.

Key words：personnel file;information management;network security

人事档案的信息化就是引进现代化信息基础投入人事档案管理活动之中，实现人事档案信息资源的处理、管理和充分运用。主要目标，是通过合理运用计算机和网络等硬件设备，构建人事档案信息化，实现人事档案资源的共享，进一步推动人事档案管理事业的健康发展和可持续发展。

一、人事档案管理信息化面临的挑战

1、管理模式老化

传统模式管理人事档案存在以下几点不足之处：首先，手工劳动量过于繁琐，造成工作效率不高。其次，传统的服务方式无法满足信息的大量需求，和在快捷性和准确性方面的要求。再次，在形成综合性信息方面存在很多的制约因素。第四，是缺乏有效的管理方式，因此很容易引发人事违纪和违规的现象。最后，传统的管理模式有跟多的限制，不利于开展新的人事工作。

2、软硬件配套滞后和人员配备不足

在完善人事档案信息化的过程中，需要具备两点重要基础条件，一个是软硬件基础设施，另一个是专业人才。如果软硬件设备过于落后，档案信息系统软件老化，无法满足现代化办公的各项需求。无法适应现代化管理工作和人力资源的进一步发展。在人才方面，缺乏专业知识水平比较高和精通计算机管理和法律法规的复合型人才。这样的传统管理模式，会引发很多设备和人才方面的问题，无法满足人事档案信息化管理的各项要求，就会严重制约人事档案现代化管理的实现。

3、标准化、规范化工作有待提高

人事档案的管理工作中，无论是技术标准还是组织工作程序标准，都没有结合计算机信息处理技术的特点和发展的角度出发，因此归档文件的格式主要是磁介质载体，不符合现代化认识档案管理的相关规定，特别是认识档案的著录缺乏细则相容性，系统软移植性不高，对人事档案信息化的发展造成极大的阻碍。

4、信息安全建设未引起重视

从主观角度来分析，档案部门普遍缺乏档案的安全意识和保密意识，在管理网页内容和信息审查的时候也缺乏重视力度。再加上工作人员本身对于计算机知识、网络安全知识了解不多，无法进行规范性的操作，无法及时对数据进行备份，这些都严重威胁了信息系统的安全性。从客观角度来说，当前存在很多的电脑病毒和黑客，也严重威胁了档案信息的安全性和保密性。

二、加快人事档案信息化管理的对策

1、完善档案政策法规，建立统一的标准

首先，档案要想发挥作用，主要是通过信息技术方式和新的管理方法和制度，实现信息的有效服务和控制，达到主动服务和安全管理的目标。在网上进行查询和利用的时候，必须具备一定的权限管理方法和安全管理协议，才能够发挥作用。其次，档案最基本的价值是具有凭证作用。信息技术手段，能够有效保障数字化档案具有真实性特点。因此电子档案也具有法律凭证的作用，根据香瓜的呢法律举证条款，可以对档案进行适当的修改，这样能够确保档案的凭证作用发挥的有效性。再次，要不断建立和健全信息安全法规，制定严格的信息安全标准，完善的档案信息安全法律，才能够确保档案信息的安全性，只有建立和完善档案信息安全法律，才能够确保档案信息的安全性得到更好的维护。

2、开发专门的数字化工具

为了确保人事档案信息的安全性，除了需要国家和高校颁布一系列安全法律法规政策标准之外，还需要构建比较完善的信息资源安全保障体系，运用相应的措施，有效管理数字化档案资源。通过应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限限制、防火墙、安全备份等安全技术，帮张档案信息资源的安全性和网络系统运行的正常。

3、提高人事档案服务水平

构建现代社会化的人事档案信息服务体系，能够提高档案信息资源的利用率。树立争取的意识，提高信息资源的服务领域覆盖范围。实现对档案信息资源的充分利用和共享。构建社会服务化体系的运作模式，构建人事档案中介组织，通过档案信息中介或者是信息中心，在此基础上构建网络服务代理机构和信息产品经营。达成市场化服务的目标，提高档案信息产品的价值。在人事档案信息中的功能和环境不断优化服务，将文字、图像、音频、视频等信息通过分类、加工与合成，形成图、文、声、形并茂的信息，然后通过相应的载体档案，将这些信息进行数字化存储，通过网络连接，实现资源共享，打破时间和空间的限制，实现无障碍的传递和交流，供人们随时随地进行信息查询和传递，满足社会各界对信息的各种需求。

4、建立动态的人事档案信息数据库

需要构建一个完善的数据库管理系统，对于信息分别设置密级，在使用数据库的时候，可以有针对性的开放档案信息的权限。对于档案材料的接收、借用、查阅、复制、删除和统计等活动要做好记录，系统管理员定期管理数据，进行维护和备份。

【参考文献】

[1] 王从丽. 数字档案馆信息安全保障建设探析[J]. 黑龙江档案， 2013（2）.

[2] 于英香. “区域—国家”电子文件管理整合研究构想[J]. 档案学研究， 2012（3）.

【作者简介】

潘美凤（1964—），女，壮族，广西河池市人，1984年参加工作，1984年至1998年在凤山人事局工作，1998年至今在河池市卫生学校工作，先后从事人事档案管理、文书档案管理等工作，2001年获档案馆员技术职称，2009年6月毕业于广西民族大学法学本科专业，现主要从事人事档案管理、文书档案管理工作。