以知识管理视角创建高校图书馆机构知识库概念模型

李情 易建芳 项峻求 毛华兵 钱晓芳

关键词：知识管理；机构知识库；高校图书馆；开放获取；概念模型

摘要：文章研究的主旨是利用文献概念分析方法分析以往与开放获取、机构知识库相关的研究，从知识管理（Knowledge Management，KM）视角，创建我国高校图书馆开放获取机构知识库概念模型。OAIR（Open Access Institutional Repository）概念模型强调三个变量：人员协作、流程和技术功能。整合这些包含很多元素的变量，能帮助大学和高等教育机构捕捉他们自有的学术研究，从而形成一个整体。此外，集成的宗旨是促进知识共享，丰富知识内容和加强全球获取。

中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2016）08-0028-03

机构知识库（Institutional Repository，简称“IR”），又称机构信息库、成果数据库、机构库、机构典藏库等，是收集、存放由某个或多个学术机构（例如大学、研究所、图书馆、博物馆等）创造的，可供机构内外用户共享的学术文献的数据库。自从首个机构知识库在美国建立以来，全世界范围内的机构知识库发展迅猛，为用户提供了大量的资源服务。在机构知识库服务的研究和实践中，国外一些机构已开始意识到知识管理对机构知识库服务的促进作用，并进行了一些较为成功的尝试。然而，大多数的机构知识库还是单一的提供功能服务，知识管理视角的概念还比较肤浅，所以，增强知识管理在机构知识库服务中的作用很有必要，能使之有效地将现有机构知识库的信息服务提升到知识服务层面，从而真正体现出机构知识库为科研和教学等服务的功能[1]。

1知识管理（KM）和开放获取机构知识库（OAIR）

1998年，著名知识管理专家达文波特教授定义知识管理为着眼于促进组织目标的组织机构知识资产的开发利用，管理的知识包括能用文字和数字表达出来、容易以硬数据的形式交流和共享的显示知识和高度个性化而且难于格式化的隱式知识。管理包括所有的流程与识别、共享和创造知识，这就要求具有创建和维护知识存储库的系统，培养和促进知识的共享和组织学习。在知识管理方面成功的组织将知识视为资产，以此开发组织的规范和价值观，支撑知识创造和分享。2002年，Ahmed提出以知识管理作为组织过程部署、信息处理技术、组织策略和文化，增强了对人类知识的管理、利用以及学习，并造福于企业。

基于以上对知识管理的定义，在实现知识管理时有以下重要的方面：①知识管理的管理者必须了解存在两种类型的知识，即显性的和隐性的知识。②只要与组织的目标和利益相关，这两种类型的知识就是资产。③必须有一个系统来促进知识共享以及维护知识存储库。④知识管理实践的中心是利用人类知识和学习。⑤组织需要在作为支持知识共享的工具——技术的帮助下创建过程、策略和文化背景。

Mc Inerney and Koenig建议知识管理发展分为三个阶段。在初期阶段，知识管理主要是由信息技术驱动的，技术被视为一个有价值的工具来完成组织内信息和知识共享。知识管理的这一阶段，很多组织机构为实现组织知识共享的目标，通过实现新技术部署知识管理实践。在知识管理第二阶段，出现了两个关键问题——知识管理的人类和文化维度，不考虑组织的人类和文化方面，知识管理实施将会失败，单靠技术不能完全解决组织内的知识分享问题，第二阶段的标志性短语是“实践社区”。最后一个阶段的标志性短语是“内容管理和分类”，它强调组织中知识管理系统内容安排和结构的重要性，易于访问和方便知识分享，当用户无法检索其中存储的内容时，知识管理系统不工作。当强调为了组织中知识分享和人们之间的交流而没有忽视文化维度实现这个目标的技术时，知识管理就趋于成熟了。为了知识分享目的，技术、人文维度、实践社区、内容管理和分类等概念，在组织中构建知识管理是不容忽视的[2]。

显而易见，作为便于分享知识的工具，知识存储库是知识管理实现的一部分。机构知识库与知识存储库工作机理相同，即获取对组织有价值的可编码或者显式知识。在商业环境中，知识资产以经验教训、最佳实践、专利等形式被捕捉；在高等教育中，知识以期刊论文、学位论文、未发表的报告、会议论文等形式被获取。这些都将管理和存储在数据库中，确保知识保护和易于分享。Mc Cord认为机构知识库是高等教育中知识管理越来越重要的一个明显表征；Branin表明在学术环境机构通过建立机构知识库实施知识管理，以便管理由大学社区成员创造的范围广泛的学术数字作品。开放获取机构知识库旨在获得更多读者查看和分享其学术内容，也被认为是知识管理。高校图书馆中的开放获取机构知识库被看成是在学术环境机构中的一种知识管理主动。

2开放获取机构知识库的优点

专业学者的智力劳动是高等教育机构的核心业务，这种工作大多数被记录在研究论文或材料中用于教和学。大学是一个知识在学习、教导、研究和社区服务等不间断的学术生活活动中被密集创造、产生和分享的地方。很多大学开始意识到知识作为知识资产，需要通过建立开放获取机构知识库被保存和分享到其社区甚至是公众中。开放获取机构知识库的优点如下：①提供一个单一的综合集成系统。在高等教育中发展开放获取机构知识库的原因是对大学或者研究机构来说，很难知晓其拥有的整个学术成果。有研究提及与欧美研究机构相比，台湾地区或其他亚洲国家的问题是其较低的学术影响力。首先，对于学术信息没有一个单一的综合集成系统，并在机构内传播。研究成果通常存在于不同的信息系统中，使潜在用户难以搜索、浏览和访问这些分散的信息。其次，服务支持性不佳，仅仅提供元数据或者摘要而不是全文。最后，没有系统的方法用数字格式存储机构的学术产出，如会议论文和技术报告。因此，开放获取机构知识库提供了一个单一的综合集成系统，便于轻松访问和知识分享[3]。②传播智力劳动的主要目的是使全球范围的读者能够访问学术成果，其他的学者可以利用和引证从而创造新的知识。通过互联网提供免费的全文获取，对于提高引用次数和提升机构声誉是一种很好的策略。不断上涨的期刊价格、预算削减、版权持有者意识的增强、对研究循环速度的日益不满以及通过传统出版方式学术成果排他性访问都促使实施开放获取机构知识库。

李情，易建芳，项峻求，毛华兵，钱晓芳：以知识管理视角创建高校图书馆机构知识库概念模型*3国内高校图书馆开放获取机构知识库现状

我国的机构知识库建设起步较晚，根据著名的开放存取知识库目录网站Open DOAR（Directory of Open Access Repositories）提供的数据显示，如图1所示，截止到2016年3月，Open DOAR收录的机构知识库总数为2，578个，然而我国大陆地区机构知识库总数仅为40个，台湾地区有58个，香港地区有3个。网站统计显示我国排名第一的厦门大学图书馆机构知识库在全球范围排名321位，不管是从机构知识库建设的数量和质量，还是服务的水平来看，发展程度都不及港台地区，与欧美其他国家相比，差距就更大了；同时，国内机构知识库的建设程度有很大的差别，区域发展水平严重失衡，缺乏完善的体系和政策支持，宣传推广和技术保障方面还需向港台地区及国外先进机构知识库学习；提供的服务资源类型有限，不能满足科研工作者研究和创新性学习的需要。大部分的机构知识库收藏的资源类型主要是期刊论文、会议论文和学位论文等，图像、多媒体等复合数字资源则收集得较少；我国机构知识库使用的软件平台种类及功能单一，且本地化程度低，软件平台的类型决定机构知识库存储对象的种类、存储对象的互动性、安全性以及提供服务的多种能力等[4-6]。总之，我国机构知识库处在发展初期，建设水平亟待提升。

图1全球范围内各国机构知识库所占比例及增长趋势

4开放获取机构知识库概念模型

在商业领域，创建组织存储知识主要关注于技术本身，Petrides and Nguyen强调在高等教育中实施知识管理，必须从商业领域的弊端中学习应该强调人员、流程和技术的相互作用从而分享知识。在组织机构努力满足用户的信息需求时，人员、流程和技术三者作为一个持久动态的整体起到相当大的作用。因为拥有知识、管理政策、优先权和流程从而支持知识分享的是人员而不是技术，所以人员被认为是交互的主角。在高等教育中创建开放获取机构知识库时必须考虑以下三个方面。

4.1人员协作

开放获取机构知识库实践中，协作是基本属性。很多研究表明开放获取机构知识库的实施需要图书馆员、技术人员、全体教员和领导者等不同职业之间的协作从而达到目标。众所周知，对知识进行组织便于轻松访问，图书馆员是专业的，但是开放获取机构知识库需要他们更加积极主动地识别和扩充机构知识库的知识内容。技术人员的专业是提供技术维护和确保长期保存，提供界面友好的软件和提高全球访问；教员专攻教学、研究、提供社区服务以及创造学术成果；领导者具有绝对的权威性为开放获取机构知识库的可持续发展提供经济、合法和道德支持。只有不同的职业之间协同合作，同时每个部门都有自己的责任确保工作的顺利进行，机构知识库才能获得成功。

4.2机构知识库流程

4.2.1搜索分散于校园中潜在的知识资产。图书馆员有责任明确识别分散在校园中的数字或者印刷形式的知识资源，他们必须主动地搜索发现存在于校园内部或者外部的潜在知识资产。以下是高校图书馆员为搜索知识资源时展开的几个活动例子：识别和联系已经出版学术著作的教员，要求教员完成出版物列表和全文文件；搜寻校园中的杰出作者或者退休教员获取学术贡献；访问学校附属网站，辨别学术或技术报告；寻找预发布的研究报告，积极浏览互联网、在线数据库和开放的电子资源识别开放获取机构知识库尚未包括的教员论文。

4.2.2发展知识补充策略。知识补充是开放获取机构知识库内容创建过程中的一大挑战，绝大部分开放获取机构知识库的内容有望从教职员工中得到。许多研究显示当教职员工了解了开放获取机构知识库的益处，他们更倾向于分享他们的学术著作到机构知识庫中。机构知识库需要更丰富的知识内容，这不是一项简单的任务。Mark and Shearer明确了在收集教员学术作品方面的策略：①开放获取机构知识库社会化。开放获取机构知识库服务的益处即社会化需要通过不同的资源（出版、在线、个人）正式或者非正式地进行。②存储服务。教职员工可以通过电子邮件发送他们的论文著作，图书馆员将检查其版权问题，输入文档的元数据，并发布在开放获取机构知识库中。③自动知识获取。有些机构知识库能够通过收集材料本身自动获取知识，例如：高校图书馆员发现大多数作者已经在互联网上发表了他们的作品，系统从互联网上收获来自本校或本部门的教职员工的著作。④强制性政策。强制性要求校园社区内成员必须提交他们的学术作品，这一策略有助于丰富机构知识库的知识内容，它赋予高校图书馆员在收集教师学术作品时的合法性和权威性。

4.2.3组织数字文档。开放获取机构知识库必须系统化数字格式以确保以下的数字文档质量控制：①名称规范控制。出版他们的著作时，责任者可能以不同的方式书写他们的名字，对于开放获取机构知识库系统，有必要执行名称规范控制保证一致性。②版本控制。能够区分不同版本的文档——不管是印前还是印后版本，这个过程是非常重要的。③版权控制：版权问题是发展良好的开放获取机构知识库的一大挑战，教职员工和研究者通常无法贡献他们的科研产出到机构知识库系统中，因为他们与传统的期刊系统关系密切，版权归属于出版社。在此，针对教员对版权问题的疑虑，图书馆员应发挥积极主动的作用，机构知识库团队需要寻求版权许可。

4.3开放获取机构知识库技术功能

利用技术适应用户的需求，激励用户参与和向机构知识库提供他们的学术著作，机构知识库社会化的益处是用户必须依靠技术工具。如若开放获取机构知识库促进了自行典藏，那么机构知识库团队需要确保用户友好的页面提交的可用性。另外一个刺激教职员工作者贡献他们的论著的方法是利用统计数据。开放获取机构知识库需要技术的支持保证系统与其他典藏库工作的互操作性。图2为开放获取机构知识库的概念模型。

图2开放获取机构知识库概念模型

5结语

笔者所提出的概念模型还没有正式测试，它需要更多的研究来了解国内环境下基于国内高等教育体系中机构知识库发展的经验和实施，从而建立一个更加精确的模型。开发获取机构知识库是高校图书馆知识管理的主动表现，它的目的不仅仅是保存、组织、传播高校社区内的本地内容，而且致力于提高高等教育学术研究的可见性。我国机构知识库的总数在世界范围内来说处于较低水平，亟待提高，但是也存在知识资源的巨大潜力，需要关注组织，促进访问和知识共享。开放获取机构知识库是学者学术著作和研究的另外一种交流，其概念模型说明了人员、机构进程和技术功能需要协调一致工作，确保捕捉当地知识内容的集成系统的顺利运行，有助于向全球用户分享这些知识。希望学者之间学术知识共享的文化氛围良好发展，为高等教育和学者提供更多的益处。

参考文献：

[1]郎庆华.基于知识管理的机构知识库服务体系构建探析[J].情报理论与实践， 2011（9）：

64-67，114.

[2]夏萍.基于知识管理的高校机构知识库的构建[J].现代情报，2010（5）：41-42，52.

[3]李大玲，柯平.基于知识管理的学术机构知识库激励模式研究[J].图书情报工作，2009（10）：98-101.

[4]陈美华，刘文云，刘昊，等.国内外机构知识库建设研究[J].情报理论与实践，2015（9）：55-59，63.

[5]王亚杰.国内知识库模型研究综述[J].山东图书馆学刊，2015（4）：19-23.

[6]冯磊.高校图书馆机构知识库构建研究[J].图书馆学刊，2015（12）：106-108.

（编校：崔萌）第36卷第8期河南图书馆学刊2016年8月