新时期的地质档案管理及利用探讨

2016-11-26 02:04河南省有色金属地质矿产局第六地质大队冯晶晶
办公室业务 2016年1期
关键词:档案资料管理人员规范化

文/河南省有色金属地质矿产局第六地质大队 冯晶晶



新时期的地质档案管理及利用探讨

文/河南省有色金属地质矿产局第六地质大队 冯晶晶

【摘要】地质档案作为我国的重要文献资料,对于生态文明和其他重大工程的建设起到非常重要的指导作用。随着科学技术的不断发展,地质档案管理日益走向网络化,加强我国地质档案的管理工作,有利于提高档案资料的有效利用率。本文首先阐述了对地质档案进行规范管理的重要意义,然后分别对地质档案的规范管理和合理利用作详细分析。

【关键词】新时期;地质档案;规范管理;合理利用

一、前言

新时期,我国的信息技术得到迅速发展,地质部门对地质档案资料的管理逐渐走向网络化和智能化。在这样的情况下,加强地质档案的规范管理显得尤为重要,地质部门应该利用先进信息技术建立起一个完善的地质档案管理系统,并制定一套行之有效的管理制度,进而提高我国地质档案资料的利用效率,为我国的地质工作提供更优质的服务。

二、地质档案规范化管理的重要性

(一)有利于提高工程建设的质量。当前,我国的地质市场竞争日益激烈,对建设工程的质量提出了更高的要求。而负责地质勘查的相关单位的工作经历越丰富,意味着地质档案资料的科技含量越高,为了切实提高工程建设的质量,地质勘查单位应该加强地质档案资料的规范化管理,这样才能增加工程任务的承揽机会。由此可见,地质档案的规范化管理既有利于提高地质建设部门的市场竞争力,也有利于提高工程建设的质量。因此,地质档案资料的管理人员应该切实做好档案数据的搜集与整理工作,为地质工作提供准确的数据资料。

(二)有利于确保领导决策的正确性。地质档案规范化管理是确保单位领导决策正确性的重要基础。领导决策是否科学、准确,对地质勘查工作的影响非常大,因此,管理者应加强地质档案管理人员的技术条件、服务能力、综合素质和成果质量等方面的考查,这样才能在最大程度上保证领导决策的正确性和可行性。准确可靠的地质档案关系到地质勘查部门的生存与发展,所以,必须对地质档案进行规范化的管理。

(三)有利于推进我国地质建设的发展进程。地质档案是地质勘查工作的原始记录资料,其将地质勘查工作的具体细节以及地质面貌等内容进行了详细、真实的记录,是连接地质勘查建设过去、现在与未来的重要纽带,也是一种具有特殊意义的重要文献资料。因此,地质档案的规范化管理对我国地质工程建设而言,具有十分重要的历史意义。

三、地质档案规范化管理

(一)将信息技术引入地质档案管理工作中。当今时代,科学技术不断得到发展,信息技术已被大量运用于各行各业当中。为了切实促进地质工作的快速发展,将信息技术运用于地质档案管理,是时代发展的必然要求。档案管理部门应积极引进高新设备,通过改进、利用信息技术来实现对地质档案资料的规范化管理。地质勘查现场收集到的图片、文本、视频等实际资料应该及时输入计算机档案管理系统,并对其进行归类整理,使地质档案资料的管理能够满足工作人员的实际需求,同时对于一些复杂的地质资料可以添加一定的文字说明,这样便于操作人员快速理解资料内容。

(二)加强地质档案管理人员的工作能力。地质档案管理对管理人员的要求较高,为了适应信息化档案管理的操作需求,应该加强管理人员的技能培训,尤其要加强科学运用信息技术的实践能力。由于地质档案中的一些知识较为高深,却具备客观性,因此,对管理人员的理解能力、分析能力都有很高的要求,鉴于这种情况,地质部门应该加大对管理人员的技能知识培训,使其能够灵活掌握地质资料的管理方法。与此同时,可以在管理系统中共享学习资源,使管理人员能够随时查阅到档案管理工作的相关要点和规定,进而有效提高工作人员的管理水平。

四、地质档案合理化利用

(一)通过信息技术对地质信息进行保护与利用。传统的档案管理工作,一般是由人员对资料数据进行手工记录,这种记录方式不利于数据的保存,有可能会造成遗失或破坏,而通过运用计算机技术可以有效弥补这方面的管理缺陷。将地质资料保存于计算机硬盘可以延长保存时间,同时还能增强地质资料的全面性与生动性。工作人员在查阅相关资料时,可以根据分类说明来进行查找,这样可大大节省工作时间。同时,信息技术应用于地质档案管理,可以实现地质资料的网络共享与有效利用,工作人员通过网络共享能够快速找到需要的信息,这样就大大提高了资源的利用率与地质工作的工作效率。

(二)认真做好地质档案资料的查阅登记工作。负责管理地质档案资料的工作人员,应该具备良好的职业素质,做好查阅登记工作。在具体管理的工作中,管理人员与资料借阅人员进行沟通与交流,使借阅人员能够充分认识到地质档案资料对国家的重要性,进而提升借阅者对地质资料的保护意识。同时,管理人员要做好借阅登记工作,将借阅者姓名、资料名称以及借阅时间等记录清楚,这样可以有效防止地质资料的遗失与破损,从而更好地保护地质档案资料。

五、结束语

综合上述,地质档案对我国许多重大工程建设都具有重要的现实意义。为了进一步加强我国地质档案资料的规范化管理,地质部门应该对传统的管理方式进行改革,将信息技术运用到地质管理工作中去,并建立起健全完善的信息管理体系,显著提高地质资料的利用效率。同时,地质部门应加强管理人员的工作能力,使其能够灵活掌握地质资料的管理方法,进而做好相关的档案管理工作,从而合理地开发和利用地质档案资料。

【参考文献】

[1 ]张淑红.探究新时期的地质档案管理及利用[J].办公室业务,2013,12(11):110-111.

[2]李艳.浅析地质档案的科学化管理及合理利用[J].科技资讯,2014,12(32):213.

[3]吴玉凤.关于地质档案管理及利用的实践研究[J].经营管理者,2013,10(8):287.

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