新时期改进企业办公室工作要增强“三种意识” 谋好“四件事”

文/乌鲁木齐石化公司（党委）办公室 刘洁



新时期改进企业办公室工作要增强“三种意识” 谋好“四件事”

文/乌鲁木齐石化公司（党委）办公室 刘洁

【摘要】企业改革发展给办公室工作提出了新要求、新任务，本文结合企业办公室工作实践，论述了办公室要适应新形势，紧跟企业改革发展步伐，立足实际、转变观念，增强学习意识、精品意识、流程意识，打造学习型办公室队伍；着眼向外善谋“大”事、着眼向上善谋“实”事、着眼向内善谋“细”事、着眼向下善谋“好”事，推进企业办公室各项工作持续改进。

【关键词】办公室；学习；队伍建设；职能转变

随着企业改革的深入推进，现代企业管理制度不断健全，企业活力、效率进一步提升的同时，也给企业办公室工作提出了新要求、新任务。作为企业的参谋、协调、信息和服务中心，办公室要立足企业实际，紧跟当前企业改革发展步伐，改变管理方法、理念、模式，实现办公室各项工作的承前启后、改革创新，为企业的发展保驾护航。

一、增强“三种意识”，打造学习型办公室队伍

企业办公室工作具有文字与事务并重、计划性与随机性同存、综合性强、复杂多变等特点，党的十八大以后，作风转变深入推进，办公室的职能也发生了很大转变，企业的快速发展也带来了人才更替等新形势、新问题，如何改进办公室工作，有针对性地加强办公室队伍建设，强化基础工作，让办公室新员工快速成长适应岗位要求，让老员工发挥作用保持高绩效，是新时期提升办公室科学化服务水平必须研究的课题。

企业发展不止步、管理提升无止境，要提升办公室综合服务水平，还需要进一步发扬办公室持续改进、力争精品的优良传统，切实增强学习意识、精品意识、流程意识，持续提高办公室员工素质和业务能力，做到办文精益求精、办会严谨有序、办事滴水不漏，推进办公室工作再上新台阶。

（一）增强学习意识，打造素质过硬的队伍。学习乃固本之基，企业追求高质量、高效率、高效益，就要有能够与时俱进的人才保障，办公室更是如此。办公室员工在岗位上就像一块“蓄电池”，不间断地释放着“能量”。随着企业的发展和机关作风的转变，办公室工作的服务领域并没有缩小，反而在不断拓展，各级领导对办公室工作的要求越来越高，办公室岗位上的“蓄电池”必然会“缺电”。要适应新形势、完成新任务，就必须利用好学习这个“充电器”，树立终身学习的理念，充好岗位上的“蓄电池”，确保办公室服务水平的持续提升。

在实践中，办公室积极为员工学习提升打造平台、创造条件，在办公室系统开展读书和书评、岗位员工专业讲课、业务交流等活动，营造全员学习的良好氛围，向书本学习、向先进学习、向基层学习、岗位员工相互学习。通过学习，做到学以“益智”，更好地融入企业生产经营中心，更准确地领会管理层的工作意图，把领导的思路、想法凝练成企业的行动指南。通过学习，做到学以“增才”，丰富办公室员工的知识体系，提升政治理论素质和文化素养，打下过硬的文字功底。通过学习，做到学以“修身”，提升调查研究和客观分析问题的能力，尤其是组织沟通协调能力和应变能力，确保办公室员工遇事冷静、虑事周全、处事有力。通过学习，做到学以“立德”，全面提升办公室员工的综合素质，打造素质过硬的队伍，以崭新的精神面貌展示“窗口”形象。

（二）增强精品意识，打造质量过硬的业务。办公室业务不能满足于一般化、过得去，在服务理念上，要增强精品意识、坚持精益求精，将写精品文稿、办精品会议、出精品调研、盯精品督办、做精品事务作为各项工作开展的出发点和落脚点，以优质的精品服务推动企业管理体系更加高效地运转。在办公室日常工作中，要树立“办公室无小事”的理念，从细微之处着手，把小事当“大事”办，将精品意识落实到工作的每个环节，真正做到“事无巨细”、环环相扣，努力实现“办文零差错、办会零失误、办事零缺陷”的目标。对办公室岗位员工来说，工作要追求高标准、高起点，注重细节、一丝不苟，每项工作都要向精品看齐，争当本单位的排头兵、争做本专业的发言人。

在实践中，办公室通过创新开展创精品业务活动、争一流劳动竞赛等，评选和表彰精品案例，树立公文写作、会务组织、书评讲课、调查研究、接待服务等业务领域的精品样板，通过塑品牌、刻样板，使管理提升成果具体化、实物化，切实让精品意识成为办公室员工的行为自觉，增强办公室队伍的战斗力、执行力。

（三）增强流程意识，提供规范高效的服务。办公室工作多是“牵一发而动全身”，是最应该守规范、讲流程的地方，实行精细化流程管理，是做好当前办公室工作的必然要求。工作中要摒弃“凭经验办事、用习惯管理”的做法，养成处事按制度、干事讲流程的良好习惯，以规范化的流程管理减少日常工作中的失误，促进工作效率和服务质量的提升。实现办公室业务流程化管理，首先要建立完善有效的制度体系，结合当前企业的实际情况，对公文管理、会议组织、调查研究、信息报送、机要保密等等工作制度进行修订完善，在此基础上，办公室各岗位员工要按照责任分工细化分解工作台历、量化分解工作目标，在工作中逐步建立完善相应的业务流程，确保办公室各项工作的持续改进。

在实践中，办公室持续推行日常工作案例分析工作法，按照岗位责任分工，全面梳理部门工作，由各岗位员工搜集整理工作案例，不论是成功案例还是失误案例，都进行深挖掘、找根本、作分析、求改进，总结提炼日常工作中的经验，并整理编写工作案例集，变失误为财富，转经验为制度，规范固化工作流程，在办公室系统形成自我剖析、总结、提升的良好氛围，促进办公室工作实现流程化、规范化、精细化管理。

二、谋好“四件事”，推进办公室职能转变

要适应新形势，就要推进办公室职能由事务服务型向参谋助手型转变、由外部协调型向内部协作型转变，充分发挥以文辅政、督查督办、综合协调和服务保障等职能，为企业整体工作顺利推进发挥积极作用。

（一）着眼向外善谋“大”事。办公室承担着企业对外沟通协调、调查研究、接待服务等重要任务，在当前的新形势下，面临着从传统向现代、从被动向主动的重大转变，特别中央八项规定出台后，对做好对外协调和公务接待工作提出了更高的要求，因此办公室必须把握大局、认清形势，进一步转变工作理念，着眼向外找准服务大局的切入点、结合点、着力点，规范、高效地做好国家和上级领导的调研服务，以及与业务相关方的沟通协调工作，树立良好的企业形象，为企业发展营造积极的外部环境，谋好促进企业发展的大事。

（二）着眼向上善谋“实”事。办公室的服务是全面性的，不仅要当好本单位领导科学决策和推进工作的“左膀右臂”，还要着眼向上，为上级机关部门提供优质的服务，一方面要按程序办事、按职责办事，对上级交办的急事、要事，做到速办速结。另一方面要增强服务的主动性、超前性，积极加强调查研究、信息报送等，努力为上级领导和机关部门提供有情况、有分析、有建议、有价值的参考信息，服务领导决策，谋好服务上级的实事。

（三）着眼向内善谋“细”事。面对新问题、新情况，在内部日常工作中，要进一步解放思想、转变观念、敢于创新、勇于探索，深刻领会企业管理层的工作思路，紧密围绕企业生产经营、改革发展、管理提升等主题，深入基层，仔细开展重点难点工作调研，充分了解企业基层动态、内外部市场环境、基层亟待解决的实际问题等，充分发挥以文辅政的作用，为管理层提供决策前的理论支持，谋好提升企业内部管理的细事。

（四）着眼向下善谋“好”事。要注重结合企业实际，调整办公室自身工作思路，充分发挥企业管理层与基层的“中枢、纽带”作用，着眼向下谋好为基层服务的好事，在摸实情、说实话、求实效上下功夫，安排工作讲实际、落实工作求效率，把琐碎繁重的办公室工作做到极致；面向基层加强业务指导和培训，做到多指导、多沟通、多交流，焕发企业办公室系统促进企业发展的生机与活力。

高起点、高标准、高水平地做好办公室服务工作，为企业生产经营和发展建设提供有力保障，是每一个办公室员工的不懈追求，办公室应切实增强“三种意识”，持之以恒加强自身素质建设，打造办公室系统学习型业务尖兵，以高度负责的态度积极谋划工作、主动承担工作、努力干好工作，谋好促进企业发展的大事、服务上级的实事、提升企业内部管理的细事和服务基层的好事，为企业的改革发展再作新贡献。

【参考文献】

[1 ]张光慧.新形势下企业办公室工作水平提升方法[J].办公室业务,2013(12).

[2]王志刚.树立三种意识提升辅政能力——浅谈施工企业办公室工作[J].卷宗,2013(11).

[3]方渊.做好办公室工作的几点体会[J].中小企业管理与科技,2014(5).