档案资料管理存在的问题及对策探析

文/山东省邹平县长山镇人民政府 张义

档案资料管理存在的问题及对策探析

文/山东省邹平县长山镇人民政府 张义

档案资料管理工作是我国政府行政单位管理工作中的一项重要组成部分，科学、良好的档案资料管理对妥善保存档案资料，增强事业单位内部管理，促进各部门发挥管理职能等均具有重要作用。但现阶段，已有多项管理调研报告指出，目前我国政府行政单位中的档案资料管理工作中尚存在许多问题，从整体上来看管理效果不佳；故当前环境下，我国政府行政单位与档案管理部门需与时俱进，积极寻找和探索其相应解决对策，以加强事业单位档案资料管理力度，强化档案文件的服务职能，促进社会管理工作的快速发展。本文主要从现阶段我国政府行政单位档案资料管理工作中所存在的问题入手进行深入分析，研究并探讨了其相应解决对策。

档案资料管理；存在问题；对策

一、前言

近几年来，随着市场经济的快速发展与社会文明建设的不断进步和完善，我国各级事业单位中的管理工作逐渐受到越来越多人的重视，其中尤以行政单位档案资料管理尤为明显。现阶段，我国政府行政单位的档案资料管理工作中普遍存在管理观念落后、管理人员素质有待提升以及存在技术缺陷等多种问题，档案资料管理效果不佳，急需改进和创新。本文笔者收集并整理了多项相关的文献报道，主要探讨了政府行政单位档案资料管理工作中存在的问题及其相应解决对策，现简要论述如下。

二、档案资料管理中存在问题的相应解决对策

（一）及时转变和革新管理理念，增强管理人员的档案意识。现阶段，部分行政机关的档案资料管理理念比较落后，在实际管理工作中仍存在着“为保管资料而实施文件管理”“重保管轻利用”等传统思想，但在知识经济快速发展的现代社会，此种陈旧的管理理念已经无法满足该管理工作的新要求，需及时改进和革新。故当前环境下，我国政府行政单位的档案资料管理需及时转变或革新管理理念，以增强管理人员自身的档案意识。

首先，我国政府行政机关中的各级领导与管理部门需严格遵循国家规定的“依法治档”要求，从内心重视档案资料管理工作，将其作为一项重要的日常管理工作来做，并积极落实在管理实践中。其次，档案管理部门在日常管理工作中需加强对档案资料管理人员的思想教育，通过教育和讲授现代化管理理念与办公思想，以增强管理人员的档案意识及其个人工作责任心，强化其对档案管理工作的重视，提高工作效率。再次，档案资料管理人员在实际管理工作中需遵循制度化、标准化与规范化的档案管理原则，强化“统一集中管理思想”，以减少工作失误，促进档案管理工作的顺利开展和进行。

（二）重视并加强管理人员培训，提高其综合素质。目前，有研究资料指出，在以往的行政单位档案资料管理工作中，大多数管理人员均缺乏责任心，对管理工作的重要性认识不足，在实际工作中不上进、不积极且处理问题不及时，导致管理效果不佳。故现阶段，行政机关需重视并加强档案资料管理人员的培训工作，以提高其综合素质，培育专业人才。

首先，政府行政单位的负责人可组织档案资料管理人员对其进行思想教育，告知其在实际工作中需要遵循的法律法规及相关制度规范等，并及时纠正其错误理念，教授正确的档案资料管理方法，增强管理人员的思想认知，提高其工作效率与实践执行力。其次，相关管理部门需建立健全档案资料管理制度，以便对管理人员进行制度约束，要求其在管理档案资料时严格遵守相应规定，不得自行更改或销毁档案，一经发现严重处罚；同时，管理部门需认真审查、核实档案是否真实有效，确定符合规定后需将其再次准确归类，并对管理工作表现良好的人员进行表扬或奖励，增强其工作主动性与积极性。再次，由于档案资料管理工作比较繁杂、枯燥，且工作步骤较多，管理人员工作压力较大；所以行政机关在选择档案管理人员时需保证其具备细心、耐心的个人品质，并有目的性地组织其开展培训活动，其中培训内容主要包括档案管理知识、管理技术、档案收集、归类、存储、利用以及判定其是否存在价值等，并指导管理人员将所学到的理论知识与工作实践相结合，鼓励其积极发现问题和解决问题，培育出专业、有责任心、工作积极的档案资料管理人员。

总之，目前我国政府行政单位的档案资料管理工作中仍存在诸多问题，从整体上讲管理效果不理想。针对这种情况，本文笔者建议各行政单位在档案资料管理工作中需从及时转变和革新管理理念、重视并加强管理人员培训等多个方面进行改进和创新，以增强管理人员的档案意识，提高其综合素质；另外，行政单位还需加强档案资料管理的信息化建设，将现代化信息技术合理运用于档案管理工作中，通过电子文件归档、建立网络信息库以及实施安全保密档案管理技术等，实现科学化、规范化与动态化的档案资料管理，增强管理人员工作效率，提高其档案管理工作的安全性、便捷性以及整体管理质量。

[1]汪芳.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].东方企业文化.2015(15)∶228.

[2]金洁,关钰千.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].中国科技纵横,2015(22)∶228.

[3]孙西寒.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].才智.2015(18)∶228.