企业物资采购合同履约管理——以电网企业为例

广西电网有限责任公司 来宾供电局 潘苇春 王佳 罗锋萍

企业物资采购合同履约管理——以电网企业为例

广西电网有限责任公司 来宾供电局 潘苇春 王佳 罗锋萍

电网企业物资合同履约事关电网工程建设和电力输送安全，意义非同寻常。而在实际的电网合同履约过程中各类问题和事件依然不容乐观。本文通过对电网物资合同履约过程中出现的各类问题及成因进行归纳分析，探讨电网物资合同履约管理改进的方法，并提出相应的对策建议。

电网企业 建设工程 合同履约

电网企业物资采购主要服务于电网建设工程，我国电网建设工程规模庞大，年物资采购合同金额近2000亿，其物资供应具有符合特定设计、同步工程计划、品控严格规范、送货直接到现场等特点。其物资采购合同履约情况直接关系到工程项目的达标投产和电力输送，对整个社会供用电甚至国民经济发展都有至关重要的影响。近年来，电网企业物资合同履约及整体物资管理水平虽有很大提升但问题依然不少，其中合同履约问题和事件依然不容乐观。如何加强履约管理，保障电力物资及时供应，是电网企业人需要认真面对并思考的问题。

1　电网物资采购合同履约的特点和意义

电网企业的物资采购需求主要来自电网输配电工程建设，包括在整个电网建设中所需要用到的设备、备件、建材、工器具等。目前电网企业物资主要按照集中采购、分散履约、统一评价的模式进行。合同履约始于合同签约，终于合同约定最后期限。具有显著的特点：（1）采购物资需求大、种类多、金额高，极小比例的履约事件也可造成较大的损失；（2）涉及项目多，分签的合同数量多，各合同物资都有特定的设计、供货时间和质量要求，对履约过程管控的要求很高；（3）物资履约的生命周期长，跨越设计、制造、安装调试、运行等过程环节，涉及多个不同的专业部门和多行业供应商，沟通协调难度大。

近年来，电网企业大力开展物资管理集约化建设，精简了组织，降低了物资库存量，提升了效益。但其对物资履约管控、保障及时供应提出了更高的要求。因为低（零）库存降低了系统的柔性，一旦出现物资履约违约、供应不及时的情况，则会对工程建设和电网安全稳定运行构成更大的威胁。

电网物资供应涉及到很多工程和行业，面广人多［1］。因此，做好电网企业物资合同履约管理工作，保证电网建设过程中所需物资质量和良好供应，是确保整个电网安全、稳定运行和有序发展的重要环节，对整个社会供用电甚至国民经济发展都有着至关重要的影响。

2　电网物资采购合同履约管理过程及控制

2.1合同履约过程管理

目前电网企业物资合同履约总体按照“三级管理、分级实施”的模式进行管理。其中三级管理是在网、省物资部设置履约处/科室，在地市物流服务中心设置相应管理岗位，负责合同履约制度、规范和管理方面的工作。实施由省、地物流服务中心和县公司履约管理专责负责辖内各物资供应合同的履约过程把控、沟通协调、结果确认和问题报告。总体来说，目前履约管理职责明确，流程清晰，相应的管理办法和作业指导书健全，具有信息系统的良好支撑。比如某电网企业通过物资管理系统、电子商务平台（供内外交互）、物资采购综合服务平台（以下简称综服平台，主要服务于履约跟踪和内部沟通），将物资合同履约进行了有效的内外部衔接和过程管控。基本环节如下。

（1）合同签订生效后，签约人员在物资管理系统中移交合同、履约管理专责签收合同，合同信息自动同步到综服平台和电子商务平台形成待执行合同。

（2）履约管理专责在综服平台完成合同关联设置，落实合同的项目管理负责人、履约负责人。

（3）履约负责人在综服平台按合同信息完善合同履约要素表、合同履约跟踪情况表，建立合同履约情况档案。对于重大设备，关注跟踪监造、生产进度、运输等情况。

（4）履约负责人在综服平台接收或变更交安日期（由项目管理部门提供）。

（5）履约负责人、供应商在电子商务平台/物资管理系统中核对交安日期、落实排产计划；触发监造、品控人员回馈监造计划。

（6）履约负责人、供应商、监造人员（如有）在电子商务平台/综服平台中确认生产开始日期和进度。

（7）履约负责人、供应商、监造人员（如有）在电子商务平台/综服平台进行入供应商成品入库确认。

（8）仓储配送专责/履约管理专责在物资管理系统中确认到货信息。

2.2合同履约事件的处理

履约事件是指供应商及其所提供物资在设计、制造、安装调试、运行（质保期内）等期间出现的不符合合同约定的相关事件。按照类别分为质量类事件和服务类事件。

合同履约事件的处理分为履约事件处理和履约事件后期处理。履约处理是指对履约事件按照合同约定进行处理，如图1所示。属于本级负责解决的履约问题，在本级履约管理人员接收、核实事件信息。如果是质量类问题，则进入缺陷处理流程；如果需要上级协调处理，则报上级并按照上级提出的处理意见与合同约定处理；否则在本级按照合同约定和履约后期处理流程处理。

图1　履约事件处理流程示意图

履约事件的后期处理（见图2）是针对供应商出现的履约事件进行评价，对供应商进行约束和威慑。其中一级物资由总部物资部负责，二级物资由分子公司物资管理部门负责。

图2　履约事件后期处理流程示意图

3　电网物资采购合同履约管理存在的主要问题及对策

3.1存在的主要问题

电网企业在物资及履约管理上一直不遗余力，如严格供应商评价、标准合同管理、建立电力物资合同执行保证体系等。但供应商各种违约问题依然屡见不鲜，如不能按时交货、交货质量不达标、破损、数量欠缺、现场安装调试不能按时到位等。为查找问题的根源，对某省电网公司2015年上报到省公司协调处理的282宗典型履约问题案例进行深入分析，主要问题如下。

3.1.1产能不足，高峰难给

通过对282宗案例从履约阶段和项目类别两个维度进行分析（见图3、图4）发现，在时段上，履约问题发生在发货运输阶段的占72%；从项目看，配网项目物资发生履约问题占比高达66%。

通过分析数据背后的原因不难发现，发货运输阶段只是“多问题冒出”而已，这些问题大多都是不能按时按量交货，原因大多以产能不足、原材料供应不足、设计图纸未确认、未纳入排产计划等为主，本质是供应商产能不足的问题。但这些在商务阶段、设计阶段、制造阶段就可发现和提前介入的问题，在发货运输阶段才被发现，也说明存在履约过程沟通和监督不足或监督流于形式的问题。而配网物资之所以违约更多，固然与配网物资占比较高（当年配网投资占比约56%）有关，但66%的比例还是相对过高。究其原因，一方面与配网物资合同数量多、配网单项目投资不大、工期短，配网投资大多是按批次打包下达，所需要的物资供应相对集中，供应商供应不足有密切关系［2］；另一方面，也反映出基层履约力量较薄、履约问题处理能力和经验不足、手段有限的问题。总之，这两项数据背后的罪魁祸首，是供应商产能不足、高峰难给的问题。

图3　履约问题按阶段统计分析

图4　履约问题按项目类统计分析

3.1.2管理与执行不力

对全部282宗违约案例进行归因分析，发现几类典型的过程执行不力和管理不到位的问题，如表1所示。

3.1.3制度弊端

通过跨省、地区的对比发现，在集中采购和标准合同模式下，同一供应商同期和不同省份签订的同类供货合同，存在明显的履约差别，供货商更青睐那些占有交通之便的项目供货。原因很简单，那些偏远地带的项目不管是货物送达还是技术人员到场安调都更耗时、耗费，而一刀切的供货要求和付款方式无形中降低了供应商的履约积极性。

3.2解决对策及建议

3.2.1针对供应不足、高峰难给的对策

电力物资是典型的以按单生产（make to order）为主的模式，“抢单为王”是供应商的自然之举，但可以进一步施以手段让供应商主动量力而行。建议从以下几方面入手：一是进一步评估摸清供应商的产能，并在电网系统内部做好采购与供应信息的共享，避免供应商这边吃饱了那边继续抢；二是在合同中明确并加大违约的处罚力度，严格执行履约保证金制度，确保能对违约及时惩处；三是执行更加严肃的履约进度报告（供应商通过电子商务平台进行）和事后评价制度，增加供应商评价在再投标评标中的比重，增加供应商的违约成本和代价，避免供应商违约有恃无恐。针对配网物资或投资高峰违约率高的问题，一方面需进一步通过投资计划和采购策略从源头上分散供货需求并做好供应商平衡，同时在需求提报的及时性、采购的计划性上严加考核，避免明知供货周期不现实的合同签订，从源头上避免甲方导致的履约不能行为。

表1　履约管理与执行不力问题实例

3.2.2针对管理与执行不力、基层履约力量薄弱的建议

目前电网企业履约管理制度、规范和信息系统支持都相对比较完善，但还未形成良好的执行机制，很多规范操作还需进一步强化落实，对供应商的宣贯和教育也还比较欠缺，全体履约人员的业务素质还有待提高，业内诚信履约的文化还未形成。所以要不遗余力地加强对供应商的思想宣贯和行为引导，要狠抓履约规范操作和工作质量的考核，需重视履约人员的经验交流和信息共享。建议可通过建设履约案例库及智能化查询和信息推送的方式为基层履约人员提供在线的经验支持和帮助，有效提升基层履约人员处理违约苗头或事实的能力和手段，同时也可不断丰富案例库成为全体履约人员的经验智囊库，为培育健康履约文化积蓄力量。

3.2.3针对制度弊端的办法

任何制度都有其适用面和局限性，标准合同文本本身利大于弊，但可考虑将特殊性问题通过规范化或指导性的条款进行有效解决。针对本案例问题，可在原合同格式上增加规范化附加条款，如对于跨省供应可增加从省会到项目所在地路程的运输补贴，更好地维护合同的公平、公正性。

4　结语

电力物资供应性质特殊、影响面广，过程中暴露的问题不一而足，提升电力物资供应保障需要全体物资管理人员的持续努力，需要需方的合理计划、供方的诚信自律，当然也离不开文化的培育与形成。

［1］ 张宁.电力物资合同的履约管理［J］.工程管理，2012（12）.

［2］ 梁松庆.如何保障电力物资合同履约的及时性［J］.现代经济信息，2015（08）.

F724

A

2096-0298（2016）09（b）-017-03